ВОПРОС 11. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Управление возникает из информации, осуществляется посредством информации совершенствуется на ее основе. Все виды управленческой деятельности (принятие решений, планирование, работа с кадрами) связаны с оформлением документов или делопроизводством. Процесс управления во многом зависит от информации об управляемых объектах и является основой принятия любого решения. Если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Отсюда важность задачи организации в любом управленческом аппарате поступления, движения и обработки информации, носителем которой выступает документ. В ГОСТЕ "«делопроизводство"»-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синонимом этого слова – ДОУ. Можно сказать, что делопроизводство – это совокупность действий над документами, которые помогают эффективно управлять организацией. Ларин два эти понятия несколько разграничивает. ДОУ охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на ОРД. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами. Также он отмечает, что делопроизводство следует определять как техническую функцию управления, а ДОУ – обеспечивающую. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса за счет более эффективных технологий ее обработки. Делопроизводство в большей степени формальной понятие (регламент, правило), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Суть ДОУ - обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. ДОУ – термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Возникает делопроизводство только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, т.е. определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление – это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат. Делопроизводство призвано решать 3 основные задачи:

1.Выполнение процедур, связанных с созданием документа (составление, оформление, согласование, изготовление)

2.работа с документами в процессе управления (движение, контроль исполнения, хранение и использование документов)

3.систематизация архива документов.

По существу делопроизводство – это технология управления, «кухня» управления.

Это отчетливо прослеживается впервые в Генеральном регламенте Петра 1. Создавая по сути новый государ.аппарат (Сенат, коллегии), Петр 1 пытается по-новому организовать его работу. Две трети Генерального регламента посвящены делопроизводству (создание, регистрация, ознакомление с документами). Еще более подробно делопроизводство прописано в «Общем учреждении министерств» 1811 г. Через делопроизводство устанавливается порядок в самой системе управления.

В последние годы идет массовое внедрение автоматизированных технологий в процесс управления. Здесь сразу же препятствием становится неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Чтобы делопроизводство было эффективным надо сначала решить чисто управленческие вопросы: распределение обязанностей, делегирование полномочий для решения задач, установление порядка согласования документа, его подписания. Проводя автоматизацию, мы отчетливо видим, что делопроизводство, особенно та его часть которая касается составления документов, их оформления и движения, - это технология управления, которую следует тщательно прописать. В настоящее врем разработка автоматизированных систем делопроизводства часто происходит на коммерческой основе, что в ряде случаев не способствует повышению качества этих систем, а ориентируется на возможность продажи.

В современных условиях делопроизводство – это значительно более глубокое понятие, поэтому прописывать технологию делопроизводства надо не в инструкции по делопроизводству, а в документах более высокого уровня (регламенте учреждения).

Также можно отметить, что создание организационной системы ДОУ управления в современных условиях серьезно затрудняется отсутствием стабильной системы законодательства.

Таким образом, делопроизводство является технологией управления; статус служб делопроизводства, занимающихся управлением информационно-документационными потоками орг-ции должен быть поднят; организация делопроизводства требует своего закрепления в документах другого уровня (в регламентах).

Управление документацией нуждается в усилении правового обеспечения. Ввиду того, что произошло резкое возрастание правовой составляющей делопроизводства и документа в целом, необходима разработка Федерального закона «О документации», который должен нормативно закрепить границы прав и ответственности государства по отношению к управлению документацией в социальной и народно-хозяйственной сферах, очертить контуры государственной политики по отношению к документации, решить правовые вопросы организации документооборота между органами управления по вертикали исполнительной власти и по горизонтальным связям, ввести нормы, позволяющие унифицировать требования к программным, технологическим и техническим средствам, используемым в государственном управлении, урегулировать документирование отношений граждан и государства, определить ответственность организаций за документирование своей деятельности в установленном государством порядке.

Государственная политика в области управления документацией должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления, правилам документирования. Закон о документации должен быть подкреплен комплексом подзаконных нормативных актов инструктивно-методического характера.

Вопросы управления документацией в стране целесообразно возложить на федеральный орган управления архивным делом. Архивные органы, как показывает мировой и отечественный опыт, в наибольшей степени подготовлены к выполнению подобной функциональной задачи и заинтересованы в ней. Современные задачи, функции и полномочия Росархива должны быть существенно расширены.

Поскольку управление документацией является межведомственной проблемой, необходимо, по мнению специалистов, создать при Росархиве Межведомственную комиссию как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем управления документацией, координации научно-методической деятельности, выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию управления документацией в Российской Федерации.

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Речь идет о так называемом «электронном документообороте», неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает у специалистов-практиков, в том числе у архивистов, большую озабоченность и неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Не решены, в частности, вопросы юридического атрибутирования электронных документов.

Начальный этап автоматизации делопроизводства тесно связан с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем, по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса, стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Развитие автоматизированных систем явилось для отечественного документоведения фактором, стимулирующим расширение документоведческих исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к развитию новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники.

За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное документоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.

В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованная разработка типовых решений в этой области, то в 90-е годы наблюдается создание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий.

Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией. Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.

Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. В главе дано обоснование деления АСУД на три класса в зависимости от их функциональных возможностей и сформулированы общие требования к ним.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора типа автоматизированной системы управления документацией необходима разработка соответствующей методики. Применение этой методики должно быть дополнено системой государственной сертификации автоматизированных систем управления документацией.

Появление информационного менеджмента как научной дисциплины является закономерностью, вызванной, по крайней мере, двумя важнейшими глобальными причинами:

· становление информационного общества привело к необходимости практического управления учитывать его влияние на деятельность и развитие любой организации;

· признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуатации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

· экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

· аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

· организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

· системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

С появлением информационного менеджмента в переходный период от индустриального к информационному обществу возникают новые возможности кардинальной перестройки управления в организации на макроуровне.

Изменения на макроуровне влекут за собой изменения на микроуровне, которые прослеживаются в процессе перехода от классического типа организации к информационно-ориентированной организации.

Связь информационного менеджмента и управления документацией заключается в следующем. Одним из основных информационных источников в организации являются дела и документы, связанные с деятельностью организации. Система документационного обеспечения управления организацией подвергается огромному давлению со стороны новых информационных технологий. Давление выражается в необходимости пересмотра синтаксической, семантической и прагматической сущности документа и проведении структурно-функциональных преобразований самой системы документационного обеспечения управления организаций. Сложность усугубляется необходимостью эволюционного преобразования традиционной методики работы с документами в систему, ориентированную на новые информационные технологии.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Главная задача информационного менеджмента - информационная поддержка основной деятельности организации, т.е. в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Для информационного менеджмента проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.

Информационный менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям. Информационный менеджмент имеет, следовательно, задачу и целевую установку - поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации.

Следующей задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Примером реализации такого подхода является автоматизированная информационно-коммуникационная система (ИКС) Совета Федерации Федерального собрания РФ. Внедрение ИКС позволяет обеспечить эффективную деятельность депутатов, автоматизацию документооборота и связь с внешним миром через модемы и электронную почту. Принципиальное отличие информационного менеджмента от управления документацией, документационного обеспечения управления и от автоматизированной системы делопроизводства в широком смысле этого слова заключается в том, что специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы управления документацией и иные автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

Применение новых технологий в документировании. Сегодня работу любого учреждения невозможно представить без электронно-вычислительной техники. В результате возникает совершенно новое качество управленческого труда, с иной культурой, технологией. Информация, введенная в компьютер, создает как бы новый продукт: базу данных, нечто такое, что сейчас называют «электронными документами».

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ».

Специалисты по корпоративным информационным системам отмечают, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.»

В понятии электронного документа можно выделить три составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.

Главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа требуют пересмотра.

В соответствии с ФЗ «Об информации…» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.

При решении проблемы электронного документа следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответствующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксированной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, включая все необходимые реквизиты документа.

Появление электронного документа ставит перед документоведами и архивистами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде. Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Основным реквизитом подавляющей части документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая к тому же иногда должна быть заверена печатью организации. Только при их наличии документ может считаться подлинником. Технологии электронных аналогов собственноручной подписи развиваются с 70-х годов прошлого века, однако, проверка подлинности электронной подписи всегда была сложной и дорогостоящей процедурой. Закон «Об электронной цифровой подписи» не намного ее упростил. ЭЦП – еще долгое время будет «дорогим удовольствием» для многих организаций. Но главное не в этом, а в том, что с правовой, процедурной и технологической точек зрения, верификация подлинности ЭЦП может стать проблематичной уже через год–полтора после подписания электронного документа, а через 5-10 лет – стать вообще нереальной. Подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению. Что касается электронных документов с незначительными сроками хранения, то процедура их аутентификации с помощью ЭЦП уже достаточно отлажена и не требует дополнительного дублирования на бумаге.

С 1990 года в России на коммерческий рынок стали продвигаться так называемые технологии цифровой подписи (ЦП). Системы ЦП позволяют создавать в электронных документах аналог собственноручной подписи. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» вводит понятие ЭЦП – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, то есть закон уравнивает юридическую силу цифровой подписи и традиционной собственноручной подписи на бумаге. При этом на информацию с электронной цифровой подписью распространяются все традиционные процессуальные функции подписи, в том числе удостоверение полномочий подписавшей стороны, а также роль подписи в качестве судебного доказательства.

Участник информационной системы может быть владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с ЭЦП имеет юридическое значение в рамках отношений, указанных в сертификате ключа подписи. Средства, используемые при создании ключей электронных цифровых подписей для информационных систем общего пользования, должны быть сертифицированы соответствующим федеральным органом, в противном случае они признаются недействительными. В сертификате ключа подписи должна содержаться следующая информация: уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра; ФИО или псевдоним владельца сертификата ключа подписи; открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование и местонахождение удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи; сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

В качестве удостоверяющего центра с правом выдачи сертификатов ключей подписей должно выступать юридическое лицо, обладающее всеми необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей. В функции удостоверяющего центра входит:

– изготовление сертификатов ключей подписей;

– создание ключей электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи;

– приостановление и возобновление действия сертификатов ключей подписей, а также их аннулирование;

– ведение реестра сертификатов ключей подписей, обеспечение его актуальности и возможности свободного доступа к нему участников информационных систем;

– проверка уникальности открытых ключей электронных цифровых подписей в реестре сертификатов ключей подписей и в архиве удостоверяющего центра;

– выдача сертификатов ключей подписей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;

– подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в эл. документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей.

При изготовлении сертификатов ключей подписей удостоверяющим центром оформляются (в форме документов на бумажных носителях) два экземпляра сертификата ключа подписи, которые заверяются собственноручными подписями владельца сертификата ключа подписи и уполномоченного лица удостоверяющего центра, а также печатью удостоверяющего центра. Один экземпляр сертификата ключа подписи выдается владельцу сертификата ключа подписи, второй остается в удостоверяющем центре. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти ведет единый государственный реестр сертификатов ключей подписей, которыми удостоверяющие центры, работающие с участниками информационных систем общего пользования, заверяют выдаваемые ими сертификаты ключей подписей; обеспечивает возможность свободного доступа к этому реестру и выдает сертификаты ключей подписей соответствующих уполномоченных лиц удостоверяющих центров.

С точки зрения технологии ЭЦП - это программно-криптографическое (то есть соответствующим образом зашифрованное) средство, позволяющее подтвердить, что подпись, стоящая на том или ином электронном документе, поставлена именно его автором, а не каким-либо другим лицом. Одновременно ЭЦП позволяет убедиться в том, что подписанная методом ЭЦП информация не была изменена в процессе пересылки и была подписана отправителем именно в том виде, в каком вы ее получили.

Процесс электронного подписания документа довольно прост: массив информации, который необходимо подписать, обрабатывается специальным ПО с использованием так называемого закрытого ключа. Далее зашифрованный массив отправляется по электронной почте и при получении проверяется соответствующим открытым ключом. Открытый ключ позволяет проверить сохранность массива и удостовериться в подлинности ЭЦП отправителя. Считается, что данная технология имеет 100-процентную защиту от взлома.

Секретный ключ (код) есть у каждого субъекта, имеющего право подписи, и может храниться на дискете или смарт-карте. Открытый ключ используется получателями документа для проверки подлинности ЭЦП. При помощи ЭЦП можно подписывать отдельные файлы или фрагменты баз данных. В последнем случае программное обеспечение, реализуемые ЭЦП, должно встраиваться в прикладные автоматизированные системы.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Для облегчения создания и оформления документов организации стали использовать компьютер. Первоначально ПК использовали в сфере управления, как электронную пишущую машинку, снабженную удобными текстовыми редакторами и, практически, неограниченным объемом памяти. Сегодня компьютер является основным средством создания и редактирования документов.

Возможности компьютерных технологий:

– помощь в создании документа;

– передача документа на расстояние;

– регистрация документа;

– контроль за исполнением документа;

– сохранение документа с помощью электронного архива.

Внедрение ПК не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами.

Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть унифицированная утвержденная форма документа, форма, разработанная в организации, бланк организации или чистый лист.

В компьютерных программах в качестве установок по умолчанию заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам, поэтому необходимо устанавливать их самостоятельно. Нажатием кнопки «по умолчанию» параметры закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами.

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определенной основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифт), задаваемый по умолчанию. Шаблоны могут также содержат стандартный текст, графику, особое оформление и все то, что часто встречается в документах. Важный этап настройки шаблона – создание набора профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций, товаров, видов услуг. Это делается с помощью панели инструментов АВТОТЕКСТ. Этот набор фраз можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение и нажав F3. Это не только позволяет ускорить набор текста, но и избежать ошибок.

Первый этап подготовки документа – изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Сейчас наличие многочисленных юридических и правовых баз данных позволяет значительно повысить качество подготовки документов (системы типа «Гарант», «Консультант+».

Второй этап подготовки к составлению документа – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. При журнальной системе регистрации документов поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, каталоги торговых фирм и т.д.).

Каждый конкретный документ, созданный на ПК, может выступать шаблоном, в который в дальнейшем вносят необходимые незначительные изменения. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит – облегчить восприятие документов.

Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками, диаграммами. Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуют пересчет цифровых данных, то используется программа MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Также в Excel можно строить диаграммы и графики на основе цифровых данных.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовка, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками, выделение жирным шрифтом и т.д. позволяет улучшить внешний вид и облегчить восприятие содержания. Word также осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа. Таким образом, компьютер помогает быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить.

С каждым днём объём бумажных и электронных документов увеличивается. Электронные документы, так же как и бумажные, постепенно скапливаются в груду информации, в которой трудно ориентироваться. Это приводит к значительным временным затратам и отрицательно отражается на производительности труда.

Но полученная информация должна быть обработана, проанализирована и систематизирована, иначе её использование невозможно.

Появление компьютера избавило от рутинной работы с бумажными документами, но автоматически не решило других важных задач, и, прежде всего проблему управления предприятием, важным элементом которого является управление документами. Решить эту задачу можно с помощью внедрения автоматизированной системы управления документами (АСУД). Внедрение АСУД повышает эффективность управления и обеспечивает оперативность и полноту получения руководителем информации, повышение исполнительской дисциплины, уменьшение затрат рабочего времени.

Одна из наиболее известных программ в области автоматизации делопроизводства – это «Дело». Программа существует как в виде сетевой ве