Современные способы трудоустройства и адаптация секретаря

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно подразделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

- основные принципы организации документооборота,

- основы архивного дела,

- основные прикладные программы,

- русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

- правила ведения деловой беседы;

- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные средства связи;

- основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться современными средствами связи;

- организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;

- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового и хозяйственного права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Чтобы стать хорошим секретарем-референтом, одних знаний и умений недостаточно. Необходимо иметь ряд деловых и личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии.

Основные деловые качества, необходимые секретарю:

– организаторские способности: умение организовать свою работу, работу своего руководителя и работу офиса, умение организовать совещания, презентации, бизнес-поездки, приемы делегаций и другие мероприятия;

– ответственность, надежность: умение брать на себя ответственность, всегда использовать только тщательно проверенную информацию;

– пунктуальность и исполнительность: своевременное и точное исполнение поручений, умение никогда ни о чем не забывать и никогда никуда не опаздывать;

– инициативность и самостоятельность: умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу;

– преданность фирме, лояльность: чувство сопричастности делам фирмы, умение проявлять такт и осторожность, умение хранить конфиденциальные сведения;

– умение хранить служебную тайну и конфиденциальную информацию;

– предвидение: умение предупредить поручения руководителя, освободить от необходимости детального планирования и скрупулезного объяснения мелких деталей поручения.

Личные качества, необходимые секретарю:

– коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

– доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге — умение создать в офисе психологический комфорт;

– интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;

– тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;

– трудолюбие, добросовестность;

– скромность, аккуратность;

– любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.

Итак, можно констатировать, что на рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии — секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции. В различных организациях обязанности секретаря-референта существенно различаются, но прослеживается общая тенденция: сфера их деятельности постоянно расширяется, а его роль в структуре управления современной организацией неуклонно повышается. Вместе с тем повышаются и требования, которые предъявляются к соискателям этой должности.

Секретарь-референт — это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией.

 

Существуют различные способы трудоустройства. Например, способ трудоустройства - поиск работы через знакомых. Преимуществом этого способа является то, что претендента представляет человек, хорошо знающий его личные достоинства и уровень квалификации.

Помимо данного поиска места работы и привлечения к нему родственников и друзей обращаются в кадровые (рекрутинговые) агентства, занимающиеся подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят знания и способности, так как не только посмотрят все документы, но и проведут собеседование, тестирование. Такие фирмы смогут подобрать наилучшее место работы, соответствующее возможностям.

В период поиска работы необходимо постоянно просматривать городские периодические издания газет, в которых организации публикуют свои вакансии.

Еще один важный способ - воспользоваться возможностями Internet. В Интернете можно найти не только сайты рекруторских компаний (организации, специализирующиеся на поиске и отборе кадров), но и сайты организаций с вакантными должностями. На сайтах наиболее посещаемых кадровых агентств можно не только получить самую свежую информацию о вакансиях, но и найти немало профессиональных советов кандидатам, узнать новости на рынке труда, соотношение количества вакансий и предложений, с каким образованием и квалификацией выступают соискатели и каковы требования работодателей; какова предлагаемая и запрашиваемая зарплата.

Но, найдя вакансию, надо еще быть принятым на работу. Поэтому не менее важно подготовиться к собеседованию и тестированию.

Перед собеседованием, как правило, просят прислать резюме. Резюме (от французского Resume - краткое изложение) - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя.

Резюме, как правило, отправляется по факсу или по электронной почте с той целью, чтобы самим выбрать наиболее подходящие кандидатуры и пригласить их на собеседование. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на должность и из него должно быть понятно, что вы умеете и чего стоите.

Общие правила хорошего резюме:

1) целенаправленность - изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;

2) лаконичность - краткое изложение главной информации. Резюме должно включать описание тех аспектов вашего опыта, которые значимы для данной вакансии. Оно должно занимать одну страницу, две страницы резюме - самый крайний случай;

3) конкретность - все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;

4) честность - отсутствие недостоверной информации. Не следует преувеличивать свои способности и достижения. Не давайте ложной информации, некорректных ссылок, названий работы. Это вызовет только отрицательную реакцию работодателя, так как данные выборочно проверяются и неаккуратности выявляются.

5) структурированность и дизайн - логичное и красивое оформление резюме. Работодатель должен быстро и легко находить в тексте интересующую информацию, для этого резюме должно иметь акценты и выделения.

К резюме могут быть приложены рекомендательные письма бывших руководителей.

Стандартный набор требований включает законченное высшее образование, уверенное владение компьютером, знание делового этикета, хотя бы базовое знание иностранного языка (сейчас почти любое высшее образование предполагает и компьютер, и иностранный язык). От соискателей любой секретарской должности требуется знание делопроизводства, умение правильно вести беседу (в т.ч. по телефону), организовывать встречи, заниматься визовой поддержкой и т.п.

Собеседование с работодателем - это главный этап получения желаемой должности, результаты которого определят ваши обязанности, зарплату и перспективы профессионального роста.

Собеседование является наиболее широко применяемым методом подбора кадров. Подбор секретаря или офис-менеджера, на которых возлагаются управленческие функции, может потребовать несколько собеседований с разными специалистами организации

Цель собеседования - оценка профессионально важных деловых и личностных качеств, знаний и умений, таких как:

- уровень профессионализма, знания и опыт работы;

- степень заинтересованности в данной работе;

- уровень общей активности, целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;

- способность руководить и готовность подчиняться;

- умение хорошо говорить и слушать;

- личное обаяние, приятные манеры поведения и речи.

Готовясь к собеседованию, уделить необходимо особое внимание своей внешности, манере поведения и речи. Сюда входит: здоровый внешний вид, деловая одежда, обувь, прическа, косметика, стройная осанка и уверенная походка, приветливое и умное выражение лица и глаз, спокойный и доброжелательный тон голоса. Тщательно продумайте костюм.

Многие работодатели опасаются экстравагантного внешнего вида кандидатов, что следует учитывать, собираясь на собеседование. Не рекомендуется приходить на собеседование в джинсах или спортивной одежде, с распущенными волосами, чересчур яркими или крупными украшениями, с голыми ногами или вызывающим декольте. Деловой стиль подходит везде.

Строго-настрого запрещено обманывать. В крупных компаниях служба персонала или служба безопасности обычно проверяет сведения, которые им сообщает кандидат, например, о предыдущей работе.

Важно сразу правильно запомнить имя собеседника и обращаться к нему так, как он представился (по имени или имени и отчеству). Ошибка тут совершенно непростительна, особенно для секретаря.

Часто кандидату предлагают сесть за компьютер и продемонстрировать умение работать с основными программами, скорость печати, навыки поиска в Интернете. Если кандидат претендует на должность со знанием языка, то предлагают ему специальные тесты для подтверждения его знаний. Также можно проверить во время собеседования: тесты на интеллект и общую эрудицию, проверку зрительной, слуховой и моторной памяти.

После того как секретарь-референт прошел собеседование, тесты, он наконец оказывается в штате организации. Наступает непростой период адаптации в новом коллективе, который должен подтвердить или опровергнуть правильность кадрового отбора. Поскольку фирма потратила средства и время на поиск работника и уже сделала выбор, она заинтересована в том, чтобы сотрудник не уволился в течение ближайших трех месяцев. Статистика свидетельствует, что наибольшее количество принятых на работу уходят именно в это время. Основные причины - несовпадение ожиданий и действительности, а также сложности адаптационного процесса. Сотруднику нужна адекватная оценка труда в форме зарплаты и премий; социальная защищенность (оплачиваемые отпуска, больничные листы и так далее); гарантии роста и развития; оговоренный участок работы с определенными правами и обязанностями; комфортные условия труда; творческое взаимодействие с другими сотрудниками. Иерархия ожиданий зависит от индивидуальных особенностей личности, конкретной ситуации. В свою очередь, фирма ожидает от вновь принятого квалифицированной работы, проявления личностных и деловых качеств, соответствующих целям организации; эффективного взаимодействия с коллективом для решения производственных задач; точного исполнения указаний руководства; соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка; принятия ответственности за свои поступки.

Первым важным шагом к адаптации становится знакомство с организацией. В некоторых фирмах службы персонала создают свои программы психологической адаптации новых сотрудников. Это помогает быстро ввести новичка в курс дела и облегчить ему процесс знакомства с организацией. В некоторых западных компаниях адаптации посвящают значительную часть времени. Новым сотрудникам показывают фильмы об истории компании, ее достижениях, знакомят с организацией в целом, рассказывают о деятельности каждого структурного подразделения. На самом деле достаточно уделить хоть немного внимания новичку, и он сможет успешнее войти в работу. Психологической адаптацией новых сотрудников могут заняться “старожилы” компании. В первый день работы можно показать новичкам, где столовая, туалетная комната, кабинеты сотрудников.