Условия труда

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Стоит потрудиться над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.

Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.

Планирование рабочего времени секретаря

Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все же не следует пускать его на самотек. Планирование рабочего времени секретарем осуществляется ежедневно исходя из планов деятельности руководителя на соответствующий период времени. Тщательное планирование своей работы в сочетании с контролем выполнения намеченных мероприятий и гибкой корректировкой планов в зависимости от реально складывающейся в офисе обстановки – это прекрасное средство для высокоэффективного использования рабочего времени, не только секретаря, но и руководителя.

Главными условиями успешной деятельности секретаря – референта остаются:

- планирование предстоящих дел;

- установление оптимального ритма труда;

- постепенное вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем – то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки – гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки – напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто необходимо постараться выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав её. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре – органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно- справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятия должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. д.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Как правило, секретарский рабочий день редко ограничивается стандартными 8 – часовыми рамками. Но такова специфика секретарской деятельности, которая обычно находит свое отражение в содержании трудового договора, заключаемого между руководителем предприятия и секретарем. И тем важнее обеспечить секретарю, условия отдыха как в течение ненормированного рабочего дня (в частности, путем установления дополнительных кратковременных перерывов), так и по его окончании (этот вопрос может быть разрешен посредством предоставления дополнительных дней отдыха или дополнительных краткосрочных отпусков, компенсирующих переработки).