Пример формы для записи на прием по личным вопросам
В графе “дополнительная информация” при необходимости можно записывать, например, решение начальника отдела, с которым не согласен сотрудник, или необходимые фактические данные, которые помогут руководителю принять решения (даты аналогичных обращений работника, решения по аналогичным вопросам и т. п.). В строку, отведенную для резервной записи, следует вносить данные о сотруднике, желающем записаться на прием по личным вопросам, после того как будут заполнены все строки учетной формы. Последний посетитель может быть принят в том случае, если осталось время, отведенное для приема. Такая. система записи позволяет секретарю своевременно (до начала приема) подготовить для руководителя необходимые справочно-информационные материалы (например, представить аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков на текущий и следующий год, штатное расписание и т.д.). Предварительное изучение материалов необходимо руководителю для того, чтобы он мог во время приема принять решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного обращения по заявленному вопросу. Как правило, прием по личным вопросам проводится конфиденциально, во время приема в кабинете руководителя не должны присутствовать посторонние лица. Более того, поводом обращения к руководителю может быть причина весьма деликатного свойства, о которой сотрудник не пожелает сообщить секретарю. В этом случае следует заполнить только две первые графы формы. Для того чтобы была возможность получить оперативную информацию (справку, мнение), желательно, чтобы руководители структурных подразделений во время приема по личным вопросам находились на рабочих местах. В день, предшествующий дню приема, следует представить руководителю один экземпляр формы записи на прием и материалы, которые помогут ему принять решение. Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время, секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников секретарь представляет на рассмотрение руководителю вместе с ежедневной корреспонденцией. Для организации приема сотрудников по личным вопросам целесообразно подготовить и представить на рассмотрение руководителю проект соответствующего приказа. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Планирование рабочего времени руководителя – необходимое и обязательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее. Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц. Годовой (полугодовой) – составляется каждый год или полгода, фиксируются наиболее значительные мероприятия; Квартальный – составляется каждый квартал на основе годового (полугодового) плана. Включает в себя детализацию мероприятий, постановку задач; Месячный – составляется на основе квартального плана каждый месяц. Включает в себя детализацию задач, планирование действий. Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, чтобы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчитать количество времени, необходимого для выполнения той или иной работы, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять места и проблемные зоны. Как правило, долгосрочное планирование руководитель осуществляет лично или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией. Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, т.е. планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия (планируемой работы). Текущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени. При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д. Независимо от того, на каком носителе фиксируется информация (бумажном или электронном), форма подневного планирования должна достоверно отражать виды планируемых мероприятий. Планируя рабочее время, распределяя временные интервалы рабочего дня, следует иметь в виду, что реальная Продолжительность рабочего дня Руководителя, как правило, Превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством (Руководитель работает больше 8 часов в день, часто использует для работы выходные и праздничные дни). Секретарь обязан согласовать с руководителем необходимость и возможность планирования “сверхурочного” времени. Организация рабочего дня руководителя.Очевидно, что для организации рабочего дня руководителя необходимо, но недостаточно только пунктуально фиксировать планируемые мероприятия. Секретарь обязан способствовать осуществлению рабочих планов руководителя, оказывая ему всевозможное содействие. Для успешной организации рабочего времени руководителя необходимо обсудить с ним основные элементы организации его рабочего дня, а именно: - периодичность и время доклада корреспонденции (документов, материалов). Недопустимо, если сотрудники представляют руководителю подготовленные материалы тогда, когда сочтут для себя удобным. Секретарь обязан взять на себя решение этой задачи; - критерии, по которым секретарь будет осуществлять фильтрацию посетителей и телефонных контактов. Организация приема посетителей. Обеспечение и фильтрация телефонных контактов); - время, содержание и форму ежедневных секретарских докладов (беседы с секретарем о решении текущих задач). Во время беседы секретарь должен: - выяснить, какие устные поручения поставить на контроль и снять с контроля (если секретарь осуществляет сроковый контроль исполнения поручений); - доложить и при необходимости откорректировать рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.); - уточнить, какие документы (информация) понадобятся руководителю после окончания рабочего дня и для проведения мероприятий, запланированных на следующий день; - обсудить необходимые служебные вопросы и возникшие проблемы. В целях оптимизации рабочего времени секретаря беседу с руководителем целесообразно проводить за один час до окончания рабочего дня. Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Секретарю необходимо согласовать с руководителем возможность использования электронных коммуникаций в диалоге “секретарь-руководитель”. В свой экземпляр рабочего плана руководителя (или в свой личный рабочий план) секретарь должен внести записи о тех предварительных организационных мероприятиях, которые он должен осуществить для содействия руководителю (предварительный подбор необходимых документов и материалов, напоминания о мероприятиях и т. д.). Планирование собственного рабочего времени секретарь должен осуществлять только на основе рабочих планов руководителя и с учетом предварительных организационных мероприятий, содействующих их выполнению.
|
