Характеристика деятельности офис-менеджера
- Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим). - Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. - Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.). - Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. - Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов). - Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида. - Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды. - Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры). - Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы. - Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. - Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса. - Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. - Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. - Организует: - встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; - прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; - материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. - Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи). - Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса. - Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов. - Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса. - Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины). - Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса. - Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. - Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.). Офис-менеджер должен знать: - Устройство офиса и принципы его зонирования. - Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса. - Методы стратегического и тактического планирования. - Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий. - Принципы построение организационной структуры офиса. - Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса. - Этику взаимоотношений в рабочей группе. - Мотивационные методы и мотивационные стратегии. - Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства. - Особенности составления, разновидности и структуру текста документов. - Принципы организации снабжения офиса. - Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения. - Основы бухгалтерского учета. - Деловой этикет. - Иностранный язык. - Техническое оснащение офиса. - Правила пользования оргтехникой. - Правила внутреннего трудового распорядка. - Основы трудового законодательства. - Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
21.6 Административно-организационные функции секретаря Организационное обеспечение управления (организация деятельности руководителя) является одной из основных функциональных задач секретаря. В организационном обеспечении управления (бездокументном обслуживании) традиционно выделяются следующие направления деятельности: 1. Планирование и организация рабочего времени руководителя. 2. Подготовка и проведение конферентных мероприятий. З. Организация приема посетителей, в т. ч. сотрудников своей фирмы по производственным и личным вопросам. 4. Обеспечение и селекция (отбор) телефонных контактов. Поскольку в последнее время руководители большое внимание уделяют отношениям с общественностью, в должностные обязанности секретаря, наряду с традиционными направлениями может быть включена организация связей с общественностью и проведение РR-мероприятий.
|
