Этапы адаптации секретаря на рабочем месте

На секретаря, как правило, возлагают первичные презентационные функции, поэтому ему необходимо подробно узнать о структуре компании. Для получения подобных знаний необходимо обратиться к нормативным документам организации. К числу этих документов относятся:

1. Устав организации (если секретарь выполняет функции личного помощника);

2. Правила внутреннего трудового распорядка;

3. Положение об организации, Положение о премировании, Положение о корпоративной культуре, должностная инструкция и т. д.

Ознакомление со своими должностными обязанностями позволит сразу же вникнуть в специфику работы, выделить все неясности. Если нет четко зафиксированного должностной инструкцией перечисления основных обязанностей секретаря (а также прав, ответственности и т. п.), можно обговорить это с руководителем и зафиксировать их на бумаге. Такая мера поможет сохранить постоянный круг своих функций – иначе постепенно будут появляться все новые и новые обязанности, увеличится количество рабочего времени, а зарплата останется прежней. В будущем такой перечень желательно обновлять каждые полгода. Это поможет скоординировать действия секретаря в соответствии с пожеланиями руководства. Приступая к работе, необходимо обратить внимание на такие важные моменты в деятельности секретаря, как организация делопроизводства и текущее хранение документов, ведь в каждой фирме эти элементы работы имеют свою специфику. После изучения должностных обязанностей можно составить расписание рабочего времени. Умение оптимально распределять время является совершенно необходимым для секретаря. Ведь это залог успешной работы не только его самого, но и руководителя организации.

Умение правильно распределять время базируется на навыках планирования и способности определять значимость задач. Традиционно планы подразделяют на перспективные – планирование на ближайший месяц, текущие – планирование на ближайшую неделю – и ежедневные. В процессе планирования удобнее всего задачи распределять по следующим критериям: срочность и важность. Самые срочные и важные задачи должны выполняться в ближайшее время, а несрочные и неважные задачи – в последнюю очередь. Такой подход поможет оптимально распределить рабочее время.

Новые сотрудники часто допускают одну серьезную ошибку. Они хотят показаться усердными работниками, поэтому в первое время берутся даже за ту работу, которая не входит в сферу их полномочий. Через определенное время наступает естественное для таких случаев утомление. Появляется недовольство режимом работы, приходится часто задерживаться. В итоге вместо психологически адаптированного, успешного сотрудника фирма получает уставшее, загнанное существо. Как правило, такие “энтузиасты” уходят из организации через полгода. Такое рвение можно посчитать проявлением некомпетентности, непрофессионализма, так как квалифицированный специалист всегда четко знает, что он может делать, что может попробовать сделать, а за что совсем браться не будет.

Следующий шаг – знакомство с рабочим местом. Безусловно, важным моментом является степень презентабельности рабочего места. Это своего рода визитная карточка организации. По приемной руководителя судят об организации в целом.

Выделяют четыре вида адаптации:

- Отрицание. Сотрудник выражает активное несогласие с ценностями фирмы, его ожидания находятся в непримиримом противоречии с реальностью. Обычно он увольняется в первые же месяцы.

- Конформизм. Полное принятие ценностей и норм организации, готовность подчиняться правилам игры. Такие работники составляют в коллективе основную массу.

- Мимикрия. Соблюдение второстепенных норм при неприятии основных характерно для потенциальной группы риска, члены которой готовы в любой момент расстаться с фирмой.

- Адаптивный индивидуализм. Он характеризуется согласием с основными нормами и ценностями организации при неприятии второстепенных. Сотрудник сохраняет некую индивидуальность, но по-своему неплохо работает в коллективе.

Адаптация начинается с общей ориентации, включающей информирование об организации в целом и структурном подразделении, где предстоит работать секретарю-референту. В результате сотрудник знакомится с историей фирмы, характером деятельности, структурой управления, узнает имена руководителей, правила внутреннего распорядка. Общую ориентацию может проводить кадровая служба с участием непосредственного начальника подразделения, используя как традиционные беседы и демонстрации, так и специальные видеофильмы, брошюры и возможности компьютера. Различают четыре стороны процесса адаптации сотрудника: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую, организационную.

Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж - наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.

Психофизиологическая адаптация - приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.

Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает "под микроскопом" каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.

Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.

Дабы сгладить проблемы адаптации, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.

Повышенное внимание к адаптации персонала объясняется стремлением компаний повысить конкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенных ценностями организации и корпоративной этикой. Пренебрежение адаптацией новых сотрудников автоматически приводит к текучке кадров и непроизводительному расходованию средств.