Унифицированные формы первичных документов по учету кадров, порядок их заполнения и ведения

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах (распоряжениях) по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

При заполнении справочного карточного учетного аппарата заполняются графы и зоны традиционных или электронных учетных карточек, а также вносятся дополнения в журналы регистрации, книги учета и т.д. карточки заполняются на основании документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с предприятием.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема на работу, является личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной, и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки А-3 (2А4).

Для работников, на которых на распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой стороне которых располагаются тематические блоки, отражающие все персональные данные о сотруднике. Блоки в зависимости от содержания имеют анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков анкетного содержания. Содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу. Содержат: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п.

Коды профессии и специальности указываются в соответствии с ОКПДТР (классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) и специальностей по образованию (ОКСО). Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы или росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы Т-2 заполняются в процессе работы гражданина. Содержат: прием на работу, назначения, перемещения, повышение квалификации, профессиональная переподготовка, аттестация, поощрение, награды, навыки работы (вне специальности), отпуска, отметка об увольнении. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре на основании паспорта, военного документа, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов, а также на основании опроса работника. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер ставится в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием предприятия.

Личная карточка в электронной форме заполняется аналогичным образом. Затем изготовляется бумажный экземпляр карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Он выполняет страховую функцию. Дополнения вносятся в электронный вариант, а затем распечатывается новый экземпляр.

Личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (подведомственным учреждениям или по старшинству должностей), а внутри подразделений – по алфавиту фамилий работников. Страховые (бумажные) экземпляры карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При подготовке к архивному хранению личные карточки уволенных работников формируются в дела по году увольнения, а внутри - по алфавиту фамилий. В личные дела карточки не подшиваются. При увольнении в личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (также роспись ставится и в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.