С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл, вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя к другому с возможностью контроля за их перемещением и отслеживанием всех изменений и операций с документами. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, т.е. программами, использование которых ограничивается одной специальной областью. СУЭД или DMS (Document Management System) разрабатывались для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами.
За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
В современных предприятиях требования по доступности и необходимости совместной работы с документами растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Интернета формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Ниже перечислены категории технологий электронного управления документами (ЭУД) с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (по информации International Data Corporation (IDC)):
- Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
- Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
- Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
- Системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
- Системы управления образами (Imaging)
- Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware
- Система управления корпоративным контентом DIRECTUM — система одноименной отечественной компании DIRECTUM — позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.
Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.
В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:
- платформа, построенная на обязательных компонентах системы;
- модули системы и технические решения;
- бизнес-решения.
Системы ЭУД — ориентированы на бизнес-процессы и предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.
Корпоративные системы ЭУД — обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как
общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Системы управления контентом — обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией (порталы) — обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы — дело ближайшего будущего.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.
Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент-сервер»);
- поддержка распределенной обработки информации;
- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
- типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и бумажных документов);
- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
- возможности контроля за прохождением документов;
- способ оповещения должностных лиц;
- особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
- средства регламентации доступа и криптозащиты;
- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
1)
Ввод — система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов.
2) Хранение — централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
- возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
- организация сбора, хранения и обработки информации;
- высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
- экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
2 | Программное обеспечение автоматизированной системы управления документамипредприятия.
Пояснительная записка
|
КОНСТРУКТОРСКАЯ ЧАСТЬ
