Учет расчетов с подотчетными лицами.

Почти в любой организации существует необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов. Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации. В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет». Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами. Подотчетными суммами могут оплачиваться: 1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы): основные средства (ОС) и материально – производственные запасы (МПЗ); Канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы; и тому подобное. 2. Представительские расходы. 3. Командировочные расходы. Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру. Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации. С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ. Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе. Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий в 2012 г.

РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П. В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г. Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки: проверки авансового отчета бухгалтерией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету. В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012г.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами. Во первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах. Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет». Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы. Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом: Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов. для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета: 1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств) – выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику. 2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов). Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации. 3. Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей). Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары. 4. Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов) Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами. 5. Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71: 1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи. 2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»- если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника. 3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.