Бланки документов предприятия

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов (рисунок 1):

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

 

Рисунок 1- Классификация бланков документов

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

-Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-наименование организации (предприятия);

-место составления или издания документа.

Бланк письма содержит реквизиты:

-Государственный Герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

-код организации (предприятия) по ОКПО;

-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

-Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП);

-наименование организации (предприятия);

-справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты. Web-site (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

-место составления или издания документа;

-адресат;

-резолюция;

-заголовок к тексту;

-отметка о контроле;

-текст документа.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ» «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

При необходимости ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

-ссылка па регистрационный номер и дату документа;

-заголовок к тексту;

-отметка о контроле.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций» ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» и т. п.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Пример

ЗАО «АРСЕНАЛ»

ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках— продольный и угловой.

Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономитдо 20% площади листа документа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем — угловое.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, не­обходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке, поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, справа печатают реквизиты на национальном языке, слева—на русском.

Примеры оформления бланков предприятия приведены в приложении А.