Функции и особенности организационно-правовых документов

Изучение основных видов документов, имеющих хождение в организации, предлагается начать с группы организационно – правовых документов. С разработки (рассмотрения) именно этих документов начинается жизнедеятельность организации. Невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация без таких документов, как собственный устав, без положений о соответствующих структурных подразделениях, без штатного расписания своих сотрудников, без распорядка работы, без должностных инструкций и др.

Все вышеперечисленные документы составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения.

Через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций — организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов-организаций, установление режима работы персонала подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятии и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.)

Исходя из названия данной группы документов, можно определить их главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

- подготовке организационно-правовых документов предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

- введение организационно-правовых документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в за­висимости от категории документа);

- организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4—6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно - правовые документы производится приказом (распоряжением) руководителя организации;

- организационно-правовые документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов;

- для абсолютного большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания;

- общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения и т. п.).

Среди наиболее распространенных организационно-правовых документов отметим следующие документы:

- устав организации;

- положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- инструкции по отдельным видам деятельности;

- должностные инструкции.