Оформление делового письма
Официальные письма пишутся на бланках для писем. Требования к бланкам подробно были рассмотрены нами ранее. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: -организовать централизованное изготовление бланков для писем; -уменьшить стоимость машинописных работ; -сократить трудозатраты на составление и оформление писем; -облегчить визуальный поиск необходимой информации; -расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем. Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: -Государственный герб РФ (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации). -Код организации. -Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. -Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). -Наименование организации. -Справочные данные об организации. -Дата документа. -Регистрационный номер документа. -Ссылка на регистрационный номер и дату документа. -Адресат. -Заголовок к тексту. -Текст документа. -Отметка о наличии приложения. -Подпись. -Отметка об исполнителе. -Идентификатор электронной копии документа. -Резолюция. -Отметка о контроле. Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Исключением является гарантийное письмо. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Пример Об организации выездной торговли О поставке стали по контракту № 33-02/367 О покупке свечного завода Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.
|
