Форматирование документа

Лабораторная работа 3

Форматирование текста

И использование буфера обмена

в Microsoft Word 2007

Цель занятия: 1) научиться редактировать текст (выделять, удалять, перемещать и копировать); 2) научиться форматировать символы и абзацы; 3) разбивать текст на колонки; 4) вставлять буквицы; 5) добавлять границы для абзацев и страниц.

 

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

К символьному форматированию относятся изменение шрифта, размера шрифта, начертания, цвета и т.п.

К абзацному форматированию относятся способ выравнивания, междустрочные интервалы, отступы и границы для абзаца, списки. Также текстовый процессор Word позволяет разбивать текст на колонки, вставлять колонтитулы, нумерацию страниц, сноски, поля и другие параметры.

Полезной особенностью является возможность поиска и замены фрагментов текста, проверки правописания, автоматическое создание оглавления, а также встроенные средства графики (добавление рисунков, схем, диаграмм). Word облегчает работу по форматированию документа, предлагая стандартные стили и шаблоны. Поэтому с помощью Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет и другие документы практически любой степени сложности.

Для приложений Office 2007 разработан новый формат хранения документов, основанный на формате XML. Благодаря использованию технологий сжатия размер файлов документов существенно уменьшился, а открытая спецификация формата позволяет использовать эти файлы в любой операционной среде. Файл документа в новом формате Microsoft Office Word имеет расширение «docx».

1. Напомним интерфейс текстового процессора Microsoft Word 2007

Окно программы Microsoft Word 2007 представлено на рис.1. Основные элементы окна помечены числами от 1 до 11.

Рис. 2.1. Окно программы Word 2007.

 

Кнопка "Office (1)";. Кнопка "Office" расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами (Создать, Открыть, Сохранить и т. д.), список последних документов в правой части окна, команда для настройки параметров приложения (Параметры Word), а также кнопка выхода из приложения (Выход из Word). Окно кнопки Office представлено на рис. 2.

 

Рис.2. Окно кнопки Office

 

Заголовок программы (2). Строка заголовка находится в верхней части окна программы. Помимо названия приложения и открытого текущего документа, содержит кнопки управления окном: Cвернуть, Развернуть (Восстановить), Закрыть .

Панель быстрого доступа(3) . Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Word на строке заголовка справа от кнопки Office и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Кнопка настройки панели быстрого доступа (кнопка с треугольником) находитсясправа от кнопки Вернуть.

Лента (4). Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2007 представляет собой ленту (рис.2.1), которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения. С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды и элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п. Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Word нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).

Лента выносит на передний план наиболее распространенные команды. Состоит из трех основных элементов: вкладки, группы, команды.

 

Вкладки (5). В верхней части ленты расположены заголовки семи основных вкладок:Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Каждая из вкладок содержит определенный набор команд.

При открытии документа вкладка Главная становится активной. Она содержит часто используемые команды для работы с текстом, например команды форматирования.

Вкладка Вставка содержит все, что необходимо для вставки в документ различных объектов, например рисунков, таблиц, формул.

Вкладка Разметка страницы позволяет работать с документом в целом — не с отдельными словами и рисунками, а с такими общими параметрами, как поля, фон и т. п.

Вкладка Ссылки помогает вставить в документ оглавление, обычные и концевые сноски, указатель и другие полезные сведения.

Вкладка Рассылки. С ее помощью можно создавать почтовые рассылки, конверты и наклейки.

Вкладка Рецензирование. С ее помощью можно отслеживать изменения, принимать или отклонять их, а также окончательно проверить документ перед печатью.

Вкладка Вид. С ее помощью можно изменять масштаб документа, его вид, а также другие параметры, например линейку и схему документа.

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора. Например, при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в Группы (6), связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена (Буфер обмена), установки параметров шрифта (Шрифт), установки параметров абзацев (Абзац), работы со стилями (Стили) и редактирования (Редактирование). На каждой вкладке имеется несколько групп, которые отображают связанные общим назначением команды.

Команды (7). Команды — это обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, поле для ввода информации или меню, значки (кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью. В некоторых случаях после нажатия кнопки появляется диалоговое окно. Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку.

Для того чтобы работа с Word 2007 была удобна для всех пользователей, сохранилась возможность использования диалоговых окон настроек из прошлых версий текстового процессора. Для доступа к диалогу необходимо раскрыть одну из вкладок ленты, например, Главная. Если в блоке (группе) Шрифт в правом нижнем углу нажать на кнопку в виде маленькой стрелки (значок или кнопка группы (10)). Появится диалоговое окно настройки шрифта Шрифт. Аналогично можно получить доступ к другим диалоговым окнам настройки программы. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей.

Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку с информацией о назначении этого элемента — достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.

Мини-панель инструментов. Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые инструменты для оформления текста документа. Она появляется автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. Мини-панель станет яркой, как только на нее будет наведен указатель мыши. Чтобы использовать мини-панель, щелкните любую из доступных команд.

Состав элементов мини-панели инструментов - постоянный и неизменный.

Рабочая область (8). Рабочая область содержит окно документа, а также полосы прокрутки документа.

Линейки. Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют визуально оценить текущее положение курсора в тексте. Горизонтальная линейка отображается вдоль верхнего поля страницы и позволяет визуально изменять: отступы абзацев, поля на странице, ширину колонок и столбцов таблиц, устанавливать с помощью мыши позиции табуляции. Для изменения любой из этих установок необходимо перетащить соответствующий маркер на нужную позицию. Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью можно быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице.

Полосы прокрутки (9). Полосы прокрутки расположены вдоль правой и нижней части рабочего окна, с их помощью можно просматривать текст, не помещающийся на экране.

Строка состояния (11). В нижней части окна программы находится строка состояния. По умолчанию в этой строке (в левой части) указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество слов, язык ввода текста; (в правой части) - режим просмотра документа, масштаб отображения документа. Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.