Нормативно-методические основы деятельности секретаря
содержатся в следующих документах: · Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС); · Классификационный справочник должностей служащих; · Государственная система документационного обеспечения. Должностная инструкция секретаря включает в себя: - Общие положения - Функции работника - Должностные обязанности - Права секретаря - Ответственность - Взаимоотношения - Оценка работы. «Общие положения» Область деятельности (секретарь ректора или кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж, знание компьютера, права водителя), подчиненность секретаря. Перечисляются нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности. «Функции работника» Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. Например, прием студентов в ВУЗ включает: оплату обучения, заполнение личного дела, ксерокопирование документов об образовании, выписывание зачетной книжки и студенческого билета, подготовку приказа о зачислении, регистрацию студента в журнале. «Должностные обязанности» Особенности, связанные с подготовкой секретарем документов; получением, обработкой и выдачей информации, обязательное использование определенных форм и методов работы. Например, в приемной комиссии надо уметь убедить абитуриентов поступить именно в данный ВУЗ. В учреждениях социальной службы работа с пенсионерами требует профессионального терпения. Секретарь обязан:
- совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; - оповестить участников; - уточнить с руководителем регламент совещания; - обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников; - обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.
- дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам; - иметь график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед; - вести учет посетителей; - контролировать принимаемые в ходе приема решения.
- подбирать необходимую для командировки информацию; - готовить совместно с руководителем программу командировки; - оформлять командировочное удостоверение и другие документы; - по возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке; - информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие. 4. В работе с информацией для руководителя: - искать и подбирать необходимую информацию (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя; - размножать при необходимости информацию; - составлять информативно-обзорных рефераты; - ежедневно собирать оперативную информацию, интересующую руководителя, и записывать ее в дневнике или других учетных документах. «Права секретаря» Например, право давать указания сотрудникам организации по конкретным вопросам, присутствовать на совещаниях руководителей и т. д. «Ответственность» За правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, качество подготавливаемых документов, правильное ведение разговора по телефону и т. д. «Взаимоотношения» Отражает горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки. «Оценка работы» Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п. Возможно объединение разделов инструкции, например «права и обязанности».
|
