Обучающая инструкция секретаря

создает элементы проектирования оптимальной модели работы и качеств секретаря. Эта инструкция применяется, когда:

· человек поступает на работу в организацию;

· служащего назначают на новую должность;

· проверка установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков.

Особенности обучающей инструкции секретаря

В «Общих положениях» требуется четко ответить на вопросы:

а) почему данная работа существует в организации?

б) каким целям отвечает должность секретаря на данном рабочем месте?

в) что должен сделать секретарь, чтобы достигать поставленные цели?

(Сравнить: секретарь ректора, секретарь декана и секретарь приемной комиссии)

В разделе «Функциональные обязанности и права»

а) выявляются ключевые результаты работы;

б) выявляются действия, которые ведут к конечному результату (не более 5-8);

в) права на: получение информации, контроль, согласование вопросов, принятие решений;

г) все обязанности секретаря условно разделяются на 2 части: организационные и документационные. Организационные: оповещение о совещаниях, напоминание о делах, находящихся под контролем, организация приема посетителей руководителем, подготовка командировок. Документационные: организация документооборота на своем рабочем месте.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучающих инструкциях содержатся критерии ограничения к подбору кандидата на должность. Требования к секретарю можно разделить на два вида с учетом деловых и личных качеств.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;

лояльность, преданность работе: это - основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора, вежливость;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

вежливость.

«Организация рабочего места секретаря»

Оснащение оргтехникой, служебной мебелью, состояние помещения, его освещенности, воздуха, шума и т. д.

 

Литература

 

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

2. Управление персоналом организации. Учебник. – М., ИНФРА-М, 1997.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., Главархив СССР, 1988.

4. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. – М., Экономика, 1985.

5. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 13. – М., ИНФРА-М, 1998.