Регистры бухгалтерского учета по учету расчетов по оплате труда

Систематизация сумм заработной платы для отражения в регистрах бухгалтерского учета производится в двух направлениях.

1. по каждому работнику:

А) Лицевые счета работников или книга учета расчетов по оплате труда – является регистром аналитического учета по счету 70. Отражает итоговые данные за месяц о начисленных суммах оплаты труда и других выплат, удержаний по видам и суммы к выдаче по каждому работнику в отдельности. Заполняется на основании расчетно-платежной ведомости и хранится не менее 75 лет.

Б) Реестр невыданной оплаты труда, форма № 85-АПК – содержит сведения о сумма не полученной работником заработной платы в установленные для ее выдачи сроки. Данные суммы подлежат перечислению на депонентскую задолженность, для чего заносятся в ведомость учета депонированной оплаты труда, форма № 53-АПК.

В) Сводная ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников, форма № 58 – АПК, Сводная ведомость по расчетам с работниками, форма № 59 – АПК. – предназначены для сводного учета и контроля за состоянием расчетов по оплате труда и составлением установленной отчетности.

Ведомость форма № 58-АПК открывается на год в целом по организации для ежемесячного отражения обобщенных данных о начисленной оплате труда и других выплат по составу и категориям работников. Включает пять разделов: 1 – рабочие списочного состава; 2 – инженерно-технический персонал списочного состава; 3 – прочий персонал списочного состава; 4 – непромышленный персонал; 5 – по категориям работников сельского хозяйства. Ведется ведомость за месяц и нарастающим итогом с начала года, заполняется на основании расчетно-платежных ведомостей.

Ведомость форма № 59-АПК предназначена для контроля за состоянием расчетов по оплате труда в целом по хозяйству. Ведомость открывается на полугодие и отражает данные о задолженности на начало месяца за предприятием и работниками; суммах начисленной заработной платы и прочих выплат; суммах удержанных, выданных и депонированных за отчетный месяц и остаток задолженности на конец месяца. Ведется ведомость за месяц и нарастающим итогом с начала года, заполняется на основании расчетно-платежных ведомостей.

2. по объектам учета затрат:

А) Лицевой счет (производственный отчет) подразделений форма № 83-АПК – предназначен для учета производственных затрат и выхода продукции отдельных производственных подразделений хозяйства. Составляется на основании накопительных ведомостей учета затрат за месяц и нарастающим итогом с начала года.

На основе данных лицевых счетов подразделений составляется сводный лицевой счет или ведомость аналитического учета затрат форма № 84-АПК где ведется аналитический учет по счетам затрат на производство.

Б) Ведомость распределения оплаты труда, отчислений на социальные нужды, в резервы и страховые фонды, форма № 78-АПК – предназначена для группировки затрат труда и родственных с нею статей для записи данных в регистр синтетического учета по счету 70. Заполняется на основании накопительных ведомостей учета затрат по каждому объекту учета затрат в разрезе подразделений за месяц. Ведомость используется для определения сумм отчислений в установленных процентах от заработной платы в фонды социального обеспечения, резерв отпусков.

В) Журнал – ордер № 10 – АПК – предназначен для ежемесячного отражения кредитового оборота счета 70 в разрезе корреспондирующих счетов и переноса итоговых данных по счету 70 в Главную книгу.

 

Журнал – ордер № 10-АПК по кредиту счета 70

Сводная ведомость по расчетам с персоналом, ф № 59-АПК

сверка

		Бухгалтерский баланс

 

Рис. Схема учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

 

1. Учет расчетов с подотчетными лицами.

 

Подотчетные лица – это работники организации, выполняющие свои обязанности за пределами организации.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет, а также список лиц, имеющих право получать средства под отчет, утверждает руководитель организации. Денежные авансы выдаются в подотчет на командировки и мелкие хозяйственные расходы.

Служебной командировкой является поездка работника организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Максимальный срок командировки не должен превышать сорок дней (при загранкомандировках – 60 дней), не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течении которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда – календарные сутки, в течении которых работник прибывает к месту постоянной работы.

На время командировки за работником сохраняется должность и средний заработок.

Согласно ТК РФ организация обязана оплатить командированному сотруднику следующие расходы: стоимость проезда, наем жилья, суточные и иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель.

Согласно Приказа Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н с 01.01.2002 г. установлены следующие предельные нормы расхода:

· суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке, причем день отъезда и день приезда рассматриваются как два дня. Суточные не выплачиваются, если работник находился в командировке один день или имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства;

· по найму жилого помещения – в сумме фактических расходов, но не свыше 550 руб. за сутки, при отсутствии документов компенсируется 12 руб. за сутки;

· проезд к месту командировки и обратно – в сумме фактических расходов, подтвержденных документально.

Организация вправе осуществлять дополнительные выплаты работнику сверх установленных норм, которые не учитываются при исчислении налога на прибыль и включаются в совокупный годовой доход работника при исчислении НДФЛ.

Мелкие хозяйственные расходы, на осуществление который выдаются денежные авансы под отчет, связаны с приобретением ТМЦ на рынках, у населения и у юридических лиц. При расчетах наличными необходимо помнить, что размер данных расчетов органичен и составляет не более 60 тыс. руб. по одной сделке.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами:

1. Командировочное удостоверение, форма № Т – 10 – выписывается при направлении работников организации в командировку на основании приказа руководителя организации и подтверждает полномочия командированного лица, а также время нахождения в командировке.

2. Авансовый отчет, форма № АО – 1 – составляется подотчетным лицом в подтверждение произведенных расходов и вместе с подтверждающими расходы документами сдается в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, по истечении срока на которых был выдан аванс или со дня возвращения из командировки.

В бухгалтерии принятые авансовые отчеты проверяются как по форме, так и по существу и утверждаются руководителем организации. Неизрасходованные суммы подотчета подлежат возврату наличными в кассу или путем удержания из его заработной платы. Суммы перерасхода возмещаются работнику из кассы организации. Новый аванс выдается работнику только после полного расчета по предыдущему авансу. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты подлежат отражению в регистрах синтетического и аналитического учета.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит

С – долг подотчетного лица перед С – долг организации перед

организацией подотчетным лицом

ДО - Выдача денежных средств под отчет КО - Списание подотчетных сумм

Возмещение перерасхода подотчета Возврат неиспользованного остатка

С – долг подотчетного лица перед С – долг организации перед

организацией подотчетным лицом

 

Корреспонденция счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/п	Содержание операции	Проводки
дебет	кредит
	Выдан из кассы денежный аванс под отчет Возмещен из кассы перерасход подотчетных сумм Списаны расходы по командировке   Приобретены ТМЦ подотчетным лицом Возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчетных сумм Удержан неиспользованный остаток подотчета из заработной платы работника по его заявлению Списаны подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленный срок Списан незаконный расход подотчетных сумм.	08, 10, 11, 15, 26, 44 08, 10, 41

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по - фамильно и по каждому выданному авансу. Аналитический и синтетический учет по счету 71 совмещен и ведется в журнале ордере № 7 – АПК. В журнале-ордере отражаются: ФИО подотчетного лица, сумма задолженности на начало месяца и дата ее возникновения, операции по дебету счета 71 с указанием даты и номера первичного документа, операции по кредиту счета с указанием даты, номера документа в разрезе корреспондирующих счетов, сумма задолженности на конец месяца. Основанием для составления журнала – ордера являются проверенные авансовые отчеты, отчеты кассира, справки бухгалтерии. Итоговые данные по кредиту счета 71 ежемесячно переносятся в главную книгу, затем в бухгалтерский баланс.

 

Рис. Схема учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

2. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

 

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется на активном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

 

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит

С – долг работника перед организацией

ДО - Возникновение задолженности работника КО - Погашение задолженности работниками

С – долг работника перед организацией

 

К счету 73 отрывают следующие субсчета:

73/1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

73/3 «Расчеты по прочим операциям».

 

На первом субсчете учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение и строительство садовых домиков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

1. Предоставлен заем работнику организации Дт 73/1 Кт 50,51

2. Погашен заем: наличными в кассу организации Дт 50 Кт 73/1

путем удержание из заработной платы Дт 70 Кт 73/1

На втором субсчете учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работниками предприятию в результате хищения, недостачи ТМЦ, брака и д.т.

1. Отнесены суммы, подлежащие взысканию, на виновное лицо:

· по учетной стоимости недостающих ТМЦ Дт 73/2 Кт 94

· на разницу между рыночной и учетной стоимостью ТМЦ Дт 73/2 Кт 98/4

· стоимость производственного брака Дт 73/2 Кт 28

2. Возмещены работником взыскиваемые суммы:

· наличными в кассу организации Дт 50 Кт 73/2

· из заработной платы работника Дт 70 Кт 73/2

На третьем субсчете учитываются расчеты с работниками за форменную одежду и специальную обувь и по прочим операциям.

1. Выдана работнику спецодежда и обувь Дт 73/3 Кт 10

2. Оплачена работником стоимость выданной спецодежды и обуви:

· наличными в кассу Дт 50 Кт 73/3

· из заработной платы работника Дт 70 Кт 73/3

Аналитический учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведут по каждому дебитору, по – фамильно, в ведомости аналитического учета, форма № 38 – АПК. В ведомости по каждому работнику отражают задолженность на начало месяца, сумму оборота по дебету и кредиту в разрезе корреспондирующих счетов с указанием даты и номера первичного документа и задолженность на конец месяца. Итоговые данные ведомости служат основанием для заполнения регистра синтетического учета по счету 73. Синтетический учет по счету 73 ведут в журнале – ордере № 8 – АПК. Ежемесячно кредитовый оборот счета 73 из журнала-ордера переносится в главную книгу, затем в бухгалтерский баланс.

 

 

Рис. Схема учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»