Студопедия — Класифікація документів
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Класифікація документів






Види документів визначаються за багатьма ознаками.

v За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телегра­ми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

v За походженням документи поділяються на служ­бові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сфе­рою їх службової діяльності.

v За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, устано­ви чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх нале­жать ті документи, які є результатом спілкування устано­ви з іншими установами чи організаціями.

v За призначенням розрізняють документи орга­нізаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.

v За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.

v За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'яз­ковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

v За строками виконання документи є звичайні без­строкові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в по­рядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є тер­міновими за способом відправлення (телеграма, телефо­нограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".

v За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Сек­ретні документи мають угорі праворуч позначку "Секрет­но". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

v За стадіями створення серед документів розріз­няють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі пра­воруч. Листуючись із підприємствами, організаціями й ус­тановами, у справах завжди залишають потрібні для дові­док копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

v За складністю документи поділяються на прості (од­носкладові) та складні.

v За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 ро­ків) зберігання.

v За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.

За сферами використання:

1. Документи щодо особового складу:заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.

2. Інформаційні документи:листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.

3. Документи з господарсько-договірної діяльності:договір, трудова угода.

4. Обліково-фінансові документи:таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.

 

Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. Державні стандарти (ГОСТи), які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо).

Основне завдання ЄДСД - сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.

 







Дата добавления: 2015-08-17; просмотров: 659. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...

Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...

Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...

Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...

Классификация ИС по признаку структурированности задач Так как основное назначение ИС – автоматизировать информационные процессы для решения определенных задач, то одна из основных классификаций – это классификация ИС по степени структурированности задач...

Внешняя политика России 1894- 1917 гг. Внешнюю политику Николая II и первый период его царствования определяли, по меньшей мере три важных фактора...

Оценка качества Анализ документации. Имеющийся рецепт, паспорт письменного контроля и номер лекарственной формы соответствуют друг другу. Ингредиенты совместимы, расчеты сделаны верно, паспорт письменного контроля выписан верно. Правильность упаковки и оформления....

Типы конфликтных личностей (Дж. Скотт) Дж. Г. Скотт опирается на типологию Р. М. Брансом, но дополняет её. Они убеждены в своей абсолютной правоте и хотят, чтобы...

Гносеологический оптимизм, скептицизм, агностицизм.разновидности агностицизма Позицию Агностицизм защищает и критический реализм. Один из главных представителей этого направления...

Функциональные обязанности медсестры отделения реанимации · Медсестра отделения реанимации обязана осуществлять лечебно-профилактический и гигиенический уход за пациентами...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.012 сек.) русская версия | украинская версия