Адресное распределение информации

Директор учреждения культуры ежедневно общается со своими сотрудниками,часто посещает хозяйственные и творческиеучастки и имеет сведения о состоянии дел в своем учреждении, что называется, из "первых рук". Не имея средств на создание специальной системы сбора и распространения информации, он постепенно создает неформальные системы, удовлетворяющие его профессиональные потребности.

Чем многочисленнее и крупнее становится учреждение, тем более сложными становятся все производственно-творческие операции и все большее значение приобретают потоки информации о состоянии дел как внутри, так и вне учреждения.

Вместе с тем, даже в небольшом учреждении главным условием создания хороших информационных потоков является степень понимания самим руководителем, какая информация нужна ему и его сотрудникам. Существует аксиома: информация становится управленческой только в той степени, в какой она нужна руководителю.

Для руководителя полезность информации зависит от его собственных представлений о ценности информации, от его личной ответственности и заинтересованности в делах учреждения, от его знаний и опыта.

Собственно вопрос стоит так: Зачем руководителю нужна информация? Ответ прост: для того, чтобы руководить, а значит выполнять свои функции планирования, организации, подбора и расстановки кадров, контроля. Ему нужна информация для того, чтобы решать самые разнообразные задачи:

- выработки основной миссии (цели) учреждения;

- разработки долгосрочных (перспективных) планов;

- определения направлений стратегии и идеологии для достижения конкретных целей;

- выявления новых возможностей;

- знания положения дел в учреждении культуры;

- подготовки отчетов, отчетных мероприятий перед населе­нием;. ¹ - информирования населения о деятельности учреждения культуры и его коллектива;

- информирования сотрудников учреждения;

- знания проблем и трудностей, которые еще предстоит решать в будущее

- совершенствования творческого потенциала и имиджа учреждения культуры;

- осуществления контроля за ходом решения текущих вопросов.

Данный перечень указывает на широкий круг вопросов, которые решаются с помощью информации, но, на самом деле, в реальной практике этот список гораздо объемнее и сложнее. Потребности в информации различаются по характеру ситуаций и факторов, в которых работает каждое социокультурное учреждение.

В силу разнопрофильности таких учреждений, а также уникальности условий работы даже однотипных учреждений (разные регионы, материальная база, кадры, состав населения и т.д.) выделяются области деятельности, в которых принимаются свои решения. Такие области являются областями принятия ключевых решении.

Например, комитет социальной защиты населения уделяет основное внимание малообеспеченному населению, инвалидам, престарелым, ветеранам и т.п. Парк культуры и отдыха должен уделять основное внимание организации культурного досуга населения, развлечений, детским и подростковым играм, созданию природно-ландшафтной среды. Области принятия решений в каждом случае неповторимы и требуют эксклюзивной информации.

Однако, решив задачи принятия решений в области деятельности того или иного учреждения, необходимо разобраться с потоками информации для различных уровней управления. Очевидно, что на различных уровнях управления нужны не только разные виды информации, но даже одна и та же информация должна поступать в различных формах.

Скажем, информация, поступающая директору учреждения культуры, существенным образом отличается от информации, которая поступает художественному руководителю, осуществляющему повседневное руководство художественным и творческим процессом этого учреждения.

Более того, директору дома культуры или художественному руководителю информация нужна в форме, отличной от той, которая нужна заведующему хозяйством или руководителю коллектива самодеятельного творчества.

Заведующему постановочной частью ежедневно нужно знать отдельные виды затрат на его сценической площадке: из­готовление декораций, костюмов, реквизита, художественно-оформительские расходы, затраты на освещение, звук, занавес, ткани.

Директору дома культуры эта же информация нужна с недельной периодичностью, в виде сводок по всем подразделениям. Руководитель художественного коллектива имеет оперативную информацию о творческом состоянии своего коллектива, его репертуаре, посещаемости участников, концертах, смотрах, гастролях.

Художественный руководитель должен получать информацию о состоянии работы всех художественных коллективов дома культуры, их репертуаре, концертах, творческом уровне.

Четкость, полнота и своевременность информации в большой степени зависит от организационной структуры, распределения властных полномочий и ответственности в учреждении. На каждом уровне руководства необходимо четко определить права и ответственность сотрудников, их взаимоотношения по вертикалям прав и обязанностей. В противном случае трудно будет разобраться кому и какая информация нужна.

Распределение информации, ее содержание и форма зависят от руководителя, стиля руководства, субъективных черт его характера и предпочтений. В практике встречаются руководители, имеющие разное отношение к информации - от пристрастия к грудам информации до использования минимальных све­дений.

Известно, что одни руководители старательно читают письменные отчеты, другие стремятся заслушивать информацию в устной форме, большинство руководителей немногочиленных коллективов социокультурных учреждений стараются больше непосредственно контактировать с подчиненными со­трудниками, но есть и такие руководители, которые общаются работниками через бумажные каналы. Кроме того, в стиле работы руководителей наблюдается и такая особенность, как профессиональная предрасположенность к той или иной информации.

Скажем, директор учреждения культуры с базовым искусствоведческим образованием требует, чтобы в представленных ему отчетах акценты делались на художественно-творческой информации.

Руководитель такого же учреждения с образованием в области менеджмента социально-культурной деятельности обращает внимание на вопросы культурного обслуживания населения, данные социологических исследований, статистические данные бухгалтерии, цифровые показатели работы подразделе­ний и всего учреждения.

Таким образом, разрабатывая и внедряя информационную систему в каждом социокультурном учреждении, специалист по менеджменту потерпит неудачу, если не будет внимательно изучать и учитывать стили руководства в учреждениях, мнение руководителей, от которых и зависит, в конечном итоге, устойчивость выбранной информационной системы.