Создание документа

Под созданием документа понимается операция, с помощью которой в редакторе появляется совершенно новый документ, размещаемый в выделенном для него отдельном окне. В редакторе MS Word любой новый документ создается либо на основе одного из шаблонов, либо с помощью одного из мастеров. Шаблон можно считать заранее заготовленным пустым бланком или бланком, содержащим одинаковый, неизменяемый от одного документа данного типа к другому текст заголовка, названия граф и т. д. Наглядным примером такого рода шаблонов являются бланки железнодорожных или авиационных билетов. Вся стандартная неизменяемая информация заранее помещается на бланке и в момент продажи билета требуется заполнить только пустые поля бланка, указав в них фамилию, имя и отчество пассажира, паспортные и прочие необходимые данные. У шаблонов редактора MS Word определены все необходимые параметры форматирования: размер листа бумаги, на котором документ будет напечатан, поля, величина межстрочных интервалов и т. д. Пользователю остается только внести в эту заготовку свой оригинальный текст. В редакторе MS Word имеется несколько десятков заранее разработанных шаблонов. Пример одного из них представлен на рис. 12.12.

В этом шаблоне нужно заполнить поля, то есть взятые в квадратные скобки позиции документа. Причем в полях шаблона указано (курсивом), что именно должно быть внесено в эти позиции.

В редакторе MS Word есть следующие шаблоны: брошюры, каталога, счета, заказа, отчета, письма, руководства, рукописи, диссертации, представления, служебной записки, пресс-релиза, резюме, рабочего табеля на неделю и некоторые другие. Ряд шаблонов представлен в трех вариантах — машинописном, классическом и современном. Таким образом, в редакторе MS Word в виде шаблонов представлены заготовки большинства разновидностей документов, с которыми приходится сталкиваться в практическом делопроизводстве. Кроме использования готовых шаблонов, пользователь имеет возможность создавать свои собственные, которые впоследствии можно будет использовать точно так же, как и стандартные. Все шаблоны, как стандартные, так и созданные пользователями, хранятся на дисковых носителях в виде файлов с расширением.dot. Несмотря на такое разнообразие возможностей, документы чаще всего создаются на базе шаблона документа Обычный, который представляет собой пустой бланк, но с определенными параметрами форматирования всех элементов документа страниц, абзацев, заголовков, основного текста.

 

Рис. 12.12. Шаблон титульного листа факса

Другая возможность создания документа подразумевает частичную автоматизацию его разработки. Для этого используются так называемые мастера. Мастер — это составная часть редактора, специализированная программа, инструмент для создания документов в процессе диалога пользователя с редактором. Мастер задает пользователю несколько простых вопросов, причем чаще всего требуется выбрать один из заранее заготовленных ответов или же ввести короткую информационную строку, например, содержащую адрес получателя факса. Затем, на основании полученных ответов, мастер по определенным правилам формирует окончательный вид документа. В редакторе предусмотрены следующие мастера: расписания встреч, деловых календарей, титульных листов факсов, служебных записок, деловых или личных писем, газетных листков, резюме, таблиц, диаграмм и некоторые другие.

СОВЕТ

Пользователю, только начинающему осваивать редактор, можно порекомендовать отложить использование рассмотренных только что возможностей на более поздний этап, а пока создавать документы только на основе шаблона документа Обычный.

Для создания документа можно использовать любую из трех предусмотренных в редакторе возможностей:

§ нажать кнопку Создать , расположенную в начале панели инструментов Стандартная;

§ использовать сочетание клавиш Ctrl+N;

§ выполнить команду Файл > Создать... операционного меню редактора.

В первом и во втором случаях редактором будет создан и помещен в отдельное окно новый документ на основе шаблона Обычный, а использование команды Файл > Создать... приведет к вызову диалогового окна Создание документа, в котором можно выбрать любой из имеющихся шаблонов или вызвать какого-нибудь мастера создания документа.

Все вновь создаваемые документы размещаются в отдельных окнах и автоматически получают от редактора стандартные названия, которые состоят из слова «Документ» и порядкового номера созданного в текущем сеансе работы с редактором документа. Например, «Документ1» для первого созданного документа (именно с этим названием документа запускается редактор), «Документ2» для второго и т. д. Количество одновременно создаваемых документов ограничено только имеющимся в компьютере фактическим объемом оперативной и дисковой памяти. Автоматически назначенные имена желательно заменять на имена, более точно отображающие содержание документа. Это можно сделать при записи документов на дисковые устройства.