Адресна книга

Адресна книга – це база даних, яка використовується для зберігання відомостей про організації та окремих людей, з якими користувач підтримує зв’язок.

Lotus Notes дозволяє використовувати два види адресних книг: локальні (використовуються однією особою та зберігаються на її комп’ютері) та загальні (доступні багатьом користувачам і зберігаються на серверах Domіno).

Коли повідомлення адресується одержувачу, пошук поштової адреси проводиться в локальній (особистій) адресній книзі (за замовчуванням файл NAMES.NSF). Якщо в ній необхідні відомості відсутні, Notes звертається до довідника Domino на головному сервері. Можна мати декілька локальних адресних книжок і за ними виконувати пошук.

Для зміни використовуваної адресної книги або налагодження пошуку в декількох адресних книгах у меню Файл слід обрати команду Параметры/Параметры настройки та відкрити вкладку Почта. Длязаміни поточної адресної книгу на іншу в полі Локальные адресные книги потрібно видалити ім’я файла існуючої адресної книги і натиснути кнопку Обзор, щоб знайти і ввести ім’я файла адресної книги, яку потрібно використовувати. Для завершення дії натиснути кнопку OK. Щоб використати декілька адресних книг, у полі Локальные адресные книги слід натиснути кнопку Обзор, знайти адресну книгу і натиснути кнопку OK, таким чином додати її в список. Щоб додати інші адресні книги, ці дії необхідно повторити. Для активізації виконаних налагоджень Notes слід перезапустити.

Усі визначені локальні адресні книги будуть відображатися в полі
Поиск в у діалогових вікнах Выбор адресов, Поиск пользователей та Выбор имен.

Інформацію про адресатів з якими користувач підтримує зв’язок (контакти) Lotus Notes відображає в поданні Контакты (рис. 8.14). Контакти застосовуються для адресування звичайної та електронної пошти, телефонування, відправлення факсів, планування зустрічей, призначення завдань. При натисненні значка (Адресная книга) на панелі закладок буде відкрита перша в списку наявних адресна книга. Кожен елемент подання Контакты може містити такі відомості: ім’я, посада, поштова й електронна адреси, номери телефонів, різноманітна додаткова інформація.