Налагодження та пошук у поданнях даних

Notes дозволяє налагодити відображення даних у записах наявних подань. Для зміни подання його необхідно відкрити й виконати команду меню Вид/Настроить данное представление (рис. 8.20). У діалоговому вікні Настроить представление встановити прапорці ліворуч від імен стовпців, що потрібно відобразити в поданні. Для перегляду стовпців без імені в списку стовпців для настроювання слід встановити прапорець Показать все.

Рис. 8.20. Діалогове вікно Настроить представление

Для зміни порядку стовпців потрібно виділити ім’я стовпця для переміщення, а потім натиснути кнопку Вверх або Вниз (при переміщенні імені стовпця вгору стовпець зміщується ліворуч, а при переміщенні імені вниз – праворуч). Змінити порядок стовпців можна безпосередньо в області подання, перетягнувши заголовок стовпця у потрібне місце.

Для впорядкування даних за вмістом стовпця слід виділити ім’я стовпця, для якого потрібно змінити порядок сортування та в полі Выделенный столбец обрати спосіб упорядкування. Змінити порядок сортування стовпців у поданні можна щигликом на заголовку стовпця.

Задати точне значення ширини виділеного стовпця можна в полі Ширина. Якщо потрібно, щоб розмір рядків відповідав їхньому вмісту, встановлюють прапорець Минимальная высота строк.

Для зберігання змін натискають кнопку OK. Нові налагодження будуть застосовані при наступному відкритті даного подання.

Подання папки Входящие можна налагодити так, щоб повідомлення від конкретних осіб виділялися обраними кольорами. Встановлення кольорів повідомлень для папки Входящие виконують командою меню Действия/Сервис/Параметры (вкладка Почта/Цвета). Встановлені комбінації кольорів застосовуються для папки Входящие, подання Все документы і будь-якої папки, що буде створена на основі структури папки Входящие.

Команда Вид/Начинается с дозволяє знайти відповідності тексту в окремому стовпці впорядкованого подання. Пошук виконується в першому стовпці, за значеннями якого відсортоване подання, і виділяється перший документ, заголовок якого починається з уведеного користувачем тексту. Наприклад, якщо пошта в папці Входящие відсортована за ім’ям автора (натисніть заголовок стовпця Кто), Notes виконує пошук у стовпці для імен авторів. Якщо перший відсортований стовпець згрупований, Notes виконує пошук у категоріях, а не в заголовках документів.

Завдання для лабораторної роботи

Увага! У лабораторії кожне робоче місце має номер (m424-01, m424-02, …), який написано на системному блоці. Якщо ви працюєте за m424-02, то при завантажені Lotus Notes вхід до системи відбувається з ім’ям m424-02 та введенням пароля – m424-02. Таким чином кожне робоче місце в лабораторії має своє УНІКАЛЬНЕ ім’я, яке необхідно застосовувати при роботі. Домен, в якому ви працюєте, має назву emm. Сервер має назву amsu. Повний шлях: emm/amsu.

1. Запустити клієнт Lotus Notes за допомогою ярлика Lotus Notes на робочому століабо команди Пуск/Все программы/Приложения Lotus/Lotus Notes).

Ввести пароль для користувача. Для всіх користувачів пароль –
m424-ХХ (останні дві цифри – номер комп’ютера).

2. Увійти в поштову базу даних Notes. Для цього на початковій сторінці обрати .

3. Ознайомитися з елементами інтерфейсу поштової скриньки. Визначити, які подання та папки вона містить. Переглянути, чи є листи (повідомлення) в кожному розділі (чи є нові листи).

Кількість непрочитаних повідомлень наводиться у круглих дужках біля назви папки чи подання. В області подання непрочитані повідомлення помічаються зірочками. Змініть розмір області подання за допомогою команди Вид/Просмотр документов (прапорці Отображать область просмотра, Увеличить область просмотра). Спробуйте зробити те саме з використанням розділової смуги.

4. Увійти до особистої адресної книги (локальної) та з’ясувати, які контакти в ній вже існують. Для цього натиснути значок адресної книги.

5. В особистій адресній книзі створити два нові контакти про курсантів, що працюють на сусідніх робочих місцях (ліворуч та праворуч). Для цього використати кнопку панелі дій Создать/Контакт.

Заповнити поле Фамилия (прізвище – наприклад Петренко). Для коректного введення адреси Эл. почта натиснути кнопку та обрати з переліку Lotus Notes, після цього ввести ім’я комп’ютера користувача
(m424-ХХ/amsu) та назву домену emm. Система автоматично створить адресу типу: m424-ХХ/amsu@emm. У розділі Работа ввести у полі Організація – АМСУ, у полі Должность – курсант. Перейти на вкладку Дополнительно і встановити Формат отображаемого имени – ФамилияИмя. Після заповнення необхідних полів натиснути кнопку Сохранить и закрыть.

Увага! Зверніть увагу на заповнення полів, що відповідають за e-mail адресу (e-mail, Mail Domain,...). Неправильне введення не дасть вам можливості відправити надалі пошту потрібному абоненту.

6. Переглянути створені вами контакти, відредагувати в них поля в області Рабочий адрес. Зберегти зміни.

Для цього двічі натиснути на першому контактному імені. У вікні з інформацією про контакт заповнити ім’я та по-батькові, робочий і мобільний телефони, робочу адресу – вул. Дзержинського, буд. 2, Дніпропетровськ, 49000, Україна. Натиснути кнопку на панелі дій. Виділити другий контакт і натиснути на панелі дій кнопку . Внести до контакту аналогічні відомості.

7. З’ясувати, чим відрізняється група контактів від контакту. Створити групу Мій підрозділ (Ваше прізвище) ідодати до неї створені контакти. Впорядкувати список контактів групи.

Для цього на панелі дій натиснути кнопку Создать/Группу. Записатиназвугрупи – Мій підрозділ (Ваше прізвище),тип – многоцелевая, категорія – митне оформлення, опис – підрозділи, що задіяні в технології митного оформлення. У полі Состав, натиснувши кнопку, що розміщена праворуч від поля, відкрити локальну адресну книгу (АК:m4242-ХХ) та обрати з неї назви створених контактів. Для впорядкування списку натиснути кнопку . Зберегти створену групу.

8. Переглянути вміст адресної книги домену AMSU. Визначити, які користувачі там зареєстровані. Переглянути відомості про ці контакти.

Для цього на панелі дій адресної книги натиснути кнопку . У вікні Поиск пользователей у полі Выберите адресную книгу знайти й виділити книгу з назвою emm’s Directory. Це загальна адресна книга, що зберігається на сервері. Переглянути занесені до неї адреси всіх робочих місць лабораторії. Закрити вікно.

9. Закрити адресну книгу і за допомогою кнопки Пошта перейти до поштової скриньки.

10. Створити повідомлення (лист) для групи контактів Мій підрозділ (Ваше прізвище), ввести адресу групи за допомогою локальної адресної книги. Зазначити параметри доставки.

На панелі дій натиснути кнопку . Для введення адреси натиснути кнопку . У діалоговому вікні Выбор адресов у полі Выберите адресную книгу в переліку адресних книг вибрати особисту (АК:m4242-ХХ) та обрати в ній групу контактів Мій підрозділ (Ваше прізвище). За допомогою кнопки додати назву групи контактів до списку адресатів. Ввести тему – підрозділ, текст – Тестовий лист для перевірки роботи Lotus Notes. Підписати – наприклад, Петренко Ірина Іванівна (користувач m424-02). Установити параметри доставки: Важность – высокая, Отчет о доставке – подтвердить доставку. Додати графічну позначку – к сведению. Кнопкою відправити цей лист.

11. З’ясувати в абонента-одержувача, чи отримав він ваше повідомлення. Увага: листи можуть надходити не одразу, а також не автоматично. Тому для відправлення пошти на рядку стану слід натиснути на кнопку з конвертом (правий нижній кут) та обрати Отправить почту. Попрохайте одержувача перевірити пошту на сервері. Для цього він повинен на рядку стану натиснути на кнопку з конвертом (правий нижній кут) та обрати опцію Получить почту.

12. За допомогою команди меню Действия/Сервис/Параметры (вкладка Шапка) для оформлення повідомлення обрати шапку Контрасты.

13. Створити поштовий бланк для формування повідомлень для групи контактів Мій підрозділ (Ваше прізвище).

Для переходу в подання Бланки в області навігації вибрати Сервис/Бланки. Виконати команду меню Действие/Создать/Бланк/ Личный. У заголовок бланка ввести текст “ Шановні колеги!” і додати графічний елемент (наприклад, картинку). Додавання графічного об’єкта виконати командою Файл/Импорт. Між червоними дужками ввести текст “ Чергове заняття з підвищення кваліфікації відбудеться 1 жовтня 2011 року”. Між останніми дужками написати своє прізвище, поштову адресу та контактний телефон. Зберегти бланк під назвою Бланк_Ваше прізвище.

14. Для налагодження автоматичного розподілу поштових повідомлень у поштовій скриньці створити папку Терміново (Ваше прізвище).

Створення папки виконати командою меню Создание/Папка або за допомогою контекстного меню папки.

15. Створити правило для оброблення поштових повідомлень, яке буде при отриманні нової пошти перевірятиме адресу відправника і зміст листа. У разі якщо в адресі повідомлення є адреси ваших сусідів (наприклад m424-01, m424-03) та в листі є фраза “ Терміново ”, лист повинен бути переміщений до папки Терміново (Ваше прізвище).

Для переходу до Правила в області навігації Почта клацнути категорію Сервис/Правила івиконати команду меню Действия/Создать правило. Умова для перевірки повідомлень матиме такий вигляд:

Отправитель содержит m424-01 И текст содержит Терміново.

ИЛИ

Отправитель содержит m424-03 И текст содержит Терміново.

Действие – переместить в папку Терміново (Ваше прізвище).

16. Налагодити вигляд подання Входящие таким чином, щоб повідомлення від курсанта, що працює на сусідньому робочому місці праворуч, відображувалися одним кольором, а від того, що працює праворуч, – іншим.

Встановлення кольорів повідомлень для папки Входящие виконати командою меню Действия/Сервис/Параметры (вкладка Почта/Цвета).

17. На основі вашого бланка створити повідомлення для адресатів групи Мій підрозділ. Увести текст листа – Терміново, додати до листа 2 будь-які файли MS Word або MS Excel. Встановити параметри: підтвердження відкриття листа і висока терміновість. Відправити пошту.

Для створення повідомлення за допомогою бланка в навігаторі поштової бази даних виділити папку Бланки та виконати команду меню
Действия/Записка на бланке (або Действия/Создать/Записку на бланке). Вкладення файлів виконати командою меню Файл/Вложить. За допомогою команди меню Действия / Параметры доставки або кнопки встановити параметри доставки.

18. Переглянути пошту. З’ясувати, якими позначками вони відрізняються від інших повідомлень. Пояснити, чому. Перевірити, чи працює створене правило. Серед одержаних повідомлень відкрити повідомлення із вкладеними файлами. Переглянути отримані файли та зберегти їх на диску у власній папці.

У папці Входящие повідомлення від сусідів повинні бути виділені різними кольорами. У папці Терміново також повинні відображатися одержані повідомлення. Переглянути вміст одержаних у папці Терміново повідомлень. Для відкриття вкладеного до повідомлення файла виділити значок вкладення та виконати команду меню Вложение/Открыть. Відкриті вкладені файли зберегти у власній папці.

19. Впорядкувати вміст папки Входящие за назвою відправників – за абеткою, серед відправників з однаковою назвою повідомлення впорядкувати за датою – за спаданням.

Для впорядкування даних за вмістом стовпця в області подання натиснути ім’я стовпця або виконати команду меню Вид/Настроить данное представление.

20. У папці Входящие виконати пошук повідомлень від курсантів, що працюють на сусідніх робочих місцях (ліворуч і праворуч). Дати відповіді на їх повідомлення: а) з текстом вихідного повідомлення без вкладень, б) без тексту вихідного повідомлення.

Пошук виконати командою Вид/Начинается с і зазначити назву контакту. Щоб відповісти відправникові, необхідно відкрити чи виділити повідомлення й виконати команду меню Действия/Ответ або натиснути кнопку на панелі дій (а) – Ответить, б) – Ответить без вложений).

Завдання для самостійної роботи

Виконати в середовищі Lotus Notes:

1. Створити власну початкову сторінку вказаного типу. Зберегти сторінку із назвою Сторінка_Ваше прізвище. Зробити створену початкову сторінку поточною.

Тип сторінки – без рамок тип макету – Макет С.

2. Створити групу контактів (адреси користувачів обрати з адресної книги домену):

Назва групи –	Відділ інформаційної роботи і митної статистики
Склад групи адреси користувачів з номерами робочих місць –	9, 10, 22
Тип групи –	только почта
Категорія –	митне оформлення
Опис –	ВІРМС

3. Створити папку ВІРМС тадві вкладені до неї папки: Начальник ВІРМС та Загальна.

4. Створити поштовий бланк у заданому вигляді. Вибрати для оформлення бланка шапку Карандаш с тетрадью. Встановити для бланка графічну позначку – Служебное, високу терміновість, режим відправлення повідомлення про одержання та автоматичної перевірки орфографії. Виконати форматування тексту. Зберегти бланк під назвою Бланк_ВІРМС.

Рис. 21. Вигляд тексту бланка

 

5. Створити та зробити активними правила для поштової бази (попередньо відключити всі активні правила):

Правило 1 –	повідомлення з робочого місця 22 або з текстом Начальникам підрозділів переміщувати до папки Начальник ВІРМС
Правило 2 –	повідомлення з робочих місць 9, 10 та з темою ВІРМС копіювати до папки Загальна

6. На основі створеного бланка для користувачів груп Відділ інформаційної роботи і митної статистики та Мій підрозділ (Ваше прізвище) створити повідомлення. До повідомлення додати текст із поточною датою, номером вашого робочого місця та прізвищем. Прикріпити до повідомлення файли з електронними копіями створених у попередніх лабораторних роботах облікової картки та ВМД. Відправити повідомлення.

7. Налагодити вигляд подання Входящие:

Налагодження 1 –	у області подання відображати дату та час надходження повідомлення, а потім – ім’я адресату та тема
Налагодження 2 –	повідомлення від начальника відображати одним кольором, а від співробітників відділу – іншим

8. З’ясувати, чи одержали адресати ваше повідомлення. Попросити відповісти на ваше повідомлення.

9. Відкрити листи від вказаних адресатів та надіслати ним відповіді із застосуванням вказаного засобу:

1.	Номер роб. місця адресату 1 –	3
	Засіб для створення відповіді –	відповідь без вкладень із графічною позначкою – Отлично!
2.	Номер роб. місця адресату 2 –	12
	Засіб для створення відповіді –	відповідь із графічною позначкою – Напоминание

10. Створити подання з назвою Подання_Ваше прізвище, що дозволить відображати повідомлення подання Входящие, що задовольняють вказаній умові. Переглянути вміст створеного подання.

Умова

Відображати повідомлення, які надійшли протягом останніх трьох днів

11. Створити папку Службові. Знайти в поданні Входящие та перемістити до папки Службові повідомлення від користувачів з робочими місцями 3 та 12.

12. Продемонструвати результати виконання завдання викладачеві. Встановити сторінку Основные як поточну.