Процессы обработки заказа

Получение заказа	Обработка и сборка заказа	Дополнительная деятельность по приобретению отсутствующих на складе товаров	Доставка заказа
а) комплектование	а) обработка транспортных накладных	а) приобретение товаров, отсутствующих на складе	а) отгрузка со склада
в) передача заказа складам	в) оплата долга и урегулирование претензий с) сборка заказа на складах

Оплата доставки оговаривается в договоре. Если стоимость доставки включается в цену продукции, то доставка производится поставщиком. После получения продукции она проходит контроль качества и ее размещают на складе (если снабжение идет в запас) или поступает непосредственно в процесс производства.

В рамках управления материалопотоком особое место имеет процесс закупок.

Основными функциямив этом процессе явля­ются:

o обеспечение адекватного и полного удовлетворения по­требностей производства;

o выбор источника снабжения;

o сбор информации о конъюнктуре;

o размещение заказа;

o реализация заказа;

o проверка счета-фактуры;

o составление учетных документов и карточек;

o поддержание отношений с поставщиками.

Наиболее важными среди этих функций являются, несомнен­но, функции выбора поставщика и функция размещения заказа.

Выбор поставщика зависит в первую очередь от цены и ка­чества получаемой продукции, далее от длительности связи с поставщиком, географического местоположения фирмы-постав­щика. Последний фактор также имеет немаловажное значение, так как даже независимо от того, входят ли транспортные издержки в цену продукции или нет, отдаленность поставщиков от потребителя влияет на скорость доставки груза.

Эффективная реализация функции размещения заказа непо­средственно влияет на эффективность всего процесса логистики. На заказ составляется спецификация. Определяются виды продукции и ее количество, а также возможные способы доставки. Это документ, который открывает движение товара по каналам распределения. Контроль выполнения заказа позволяет иметь информацию об объеме продукции, поставленной и складируемой во всей системе логистики в любое время.

Проблемы, связанные с идентификацией влияния политики в сфере распределения на систему компании в целом, очень сложны. Известно, что логистика оказывает существенное воздействие на большинство традиционных организационных функций компании с точки зрения затрат. Обычная система учета не способствует идентификации таких воздействий в масштабе компании в целом: часто она включает затраты, связанные с логистикой, в другие элементы затрат. Затраты на обработку заказов, например, часто входят в затраты других функциональных областей предпринимательства, и представляется довольно сложным объединить их вместе. Поэтому понимание сложившейся ситуации – необходимая предпосылка для улучшения ее в будущем. Это относится к управлению логистикой распределением.

Сложность и разнохарактерность логистики в этой ситуации в рамках фирмы часто скрывают истинное положение дел. Например, реальные затраты на обработку заказа могут быть неизвестны, потому что они разнесены по нескольким функциям. Может быть так, что одни компоненты затрат, например, затраты, связанные с поступлением и подборкой заказа, известны, а другие затраты, например, проверка кредита и оформление счетов-фактур, – неизвестны. Эти затраты могут быть известны в совокупности, но не по типу потребителя или по каналу маркетинга.

Для принятия решений по обработке заказа необходимо разработать процедуру получения своевременной информации относительно текущего положения дел в логистической системе. Эта процедура может называться «Контроль за распределением». Она применяется для проверки счетов компании. На самом деле это систематический и регулярный анализ эффективности распределения затрат, использования ресурсов и результатов обслуживания. Он должен проводиться регулярно и систематически с тем, чтобы иметь показатели тенденций и обеспечить гарантию извлечения максимума информации из имеющихся данных.

Задача контроля за распределением может рассматриваться как преобразование данных в информацию. Для выполнения этой задачи необходимо создать соответствующую базу данных и разработать процедуры для извлечения нужной информации.

Можно отметить две причины установления такого контроля:

Первая причина учитывает факторы как внутреннего окруже­ния (номенклатура продукции, конфигурация системы процеду­ры и т.д.), так и внешнего (требования потребителя, политика обслуживания, применяемая конкурентами, государственные законодательства и т.д.).

Вторая причина — оказание помощи в поиске мер повыше­ния производительности логистической системы. Производи­тельность можно определить как отношение вывода системы к вводу в нее. Для логистики выводом служит осуществление обслуживания потребителя, а вводом — номенклатура элементов логистики, например, запасы, хранение и погрузка, разгрузка, транспортировка, обработка заказа и т.д. Повышение производительности требует, во-первых, понимания нынешней ситуации и, во-вторых, идентификации возможностей для улучшения этой ситуации.

В идеальном случае контроль распределения следует считать непрерывным мероприятием, однако контроль общей системы распределения — мероприятие, требующее больших затрат времени и денежных средств. В связи с этим следует различать повседневный и стратегический контроль системы.

Стратегический контроль системы проводится, например, в следующих ситуациях:

o когда компания реализует существенные изменения в своей стратегии маркетинга (например, переход к продажам непосредственно конечным пользователям от продаж через посредников);

o когда компания существенно меняет направление в предпринимательстве;

o когда появляется новый ассортимент изделий или новые крупные потребители или когда прекращается производство старой продукции или теряются крупные потребители;

o когда существенно меняется географическая структура отгрузок компании;

o когда со времени последней стратегической оценки прошло пять лет.

Наряду со стратегическим контролем распределения производится тактический контроль, цель которого, как видно из названия, главным образом управлять отклонениями от плана и опо­вещать руководство о необходимости принятия коррективных мер

Основные требования проведения тактического контроля распределения следующие: набор стандартов; своевременная информация о затратах; существование базы данных. Эти требования реализуются посредством программы управления и анализа. С внедрением компьютеризованных методов управления потребность в упрощении процедур контроля стала более острой, особенно в связи с экспоненциальным ростом объема имеющейся информации.