Краткая структура Северодвинского драматического театра

 

Рис.1.1

Зам директора по организации зрителя в его подчинении находятся главный администратор, уполномоченные по организации зрителей, театральные кассы. контролеры, билетеры, гардероб.

Главный режиссер театра руководит режиссером, помощником режиссера, заведующим труппой, заведующим музыкальной частью, заведующим литературной частью, творческим составом. А так же главным художником.

Заведующему художественно постановочной частью подчиняются вспомогательные цеха (монтировочный, поделочный, бутафорский, декораторский, реквизитный, парикмахерский, костюмерный, эл.кинопроекционный, радио цех).

Заместитель директора по АХЧ руководит вспомогательными службами (ПСО, служба оборудования, энергетическая служба, служба слабого тка, сантехническая, хозяйственная часть, склад)

Главный бухгалтер считает доходы и расходы. Делает и сдает балансовые отчеты. Работает с налоговой.

Ведущий экономист обеспечивает выполнение расчетов, необходимых для установления материальных и трудовых затрат проводимых исследований, разработок, экспериментов, составление смет, заявок, подготовку различных обоснований, справок, периодической отчетности, определение экономической эффективности научных исследований и разработок, изобретений, внедрения новой техники и технологии, мероприятий по организации труда.

Ведущий документоведвыполняет функции инспектора по кадрам.

Ведет учет личного состава театра, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации. Первичными документами по учету личного состава и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

При приеме сотрудника на работу документовед осуществляет следующие действия:

- принимает заявление о приеме на работу;

- принимает пакет документов необходимых для оформления работника (Паспорт, ИНН, карточка пенсионного страхования, страховой медицинский полис, справка о прохождении медицинской комиссии, документ свидетельствующий об образовании (диплом, аттестат и т.д.), военный билет, трудовая книжка)).

Заявление о приеме сотрудника отправляется на утверждение директору театра, в который оформляется сотрудник. После того, как будущий руководитель оформляемого сотрудника подписал его заявление, оно попадает к директору. После того, как директор подписывает заявление, оно снова возвращается к документоведу, и является полноценным основанием для издания приказа о приеме на работу.

Далее документоведом издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), он указывает в нем нужный номер приказа, и следит за правильностью дат, после чего приказ регистрируется в журнале регистрации приказов. Далее с этим приказом должен ознакомится сотрудник, и поставить подпись.

Документовед регистрирует получение новой трудовой книжки в журнале регистрации трудовых книжек (фиксируя ее серию и номер), затем делает запись в трудовой книжке сотрудника о его приеме на работу, после чего трудовую книжку убирает в сейф. Все остальные документы, вместе с приказом, складываются в одну папку, и являются одним личным делом. Далее документовед копирует все документы личного дела (кроме трудовой книжки), включая приказ о приеме, и передает копии личного дела бухгалтеру.

Увольнение можно разделить на два типа – увольнение по желанию сотрудника, и увольнение по желанию руководителя театра. Процедура оформления одного и другого отличается лишь основанием для приказа об увольнении, и текстом самого приказа.

В случае увольнения по желанию сотрудника, от него требуется заявление об увольнении, с подписью его руководителя. После того, как это заявление подпишет директор, оно является основанием для издания приказа об увольнении этого сотрудника. Документовед издает соответствующий приказ, особое внимание, уделяя нумерации и датам, регистрирует этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа директора и увольняющимся сотрудником, передает копии приказа и заявления бухгалтеру. Так же необходимо сделать запись в трудовую книжку увольняемого сотрудника, на основании подписанного руководителем приказа. Трудовая книжка с конечной записью и копиями приказа об увольнении и основанием передается в бухгалтерию (или другим сотрудникам, которые распоряжаются печатью предприятия) для заверения записей в трудовой книге печатью предприятия. После этого в книге учета трудовых книжек делается запись о выдаче трудовой книжки, и уволенный сотрудник, поставив свою подпись в этом журнале, может забрать трудовую книжку.

В случае увольнения по инициативе руководителя театра, основанием к приказу об увольнении служат служебные записки руководителя, протоколы заседаний комиссии, или другие документы, свидетельствующие о грубых нарушениях трудового договора, или государственного законодательства, предполагающие увольнение сотрудника. На основании этих документов издается приказ об увольнении, в котором четко указываются причины увольнения. В остальном процедура увольнения не отличается.

При переводе сотрудника на другую работу или должность, документовед принимает заявление о переводе, которое подписывается директором. Далее составляется приказ о переводе, документовед регистрирует этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа директором и сотрудником, передает копии приказа и заявления в бухгалтерию.

При предоставлении отпуска (или его части) работнику документовед оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), а также записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, оформление по каждому из них формы № Т-6 может быть заменено оформлением единого документа по форме № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". Далее приказы по форме № Т-6 и (или) Т-6а подписываются директором (или уполномоченным им лицом) и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику. Оформленный приказ передается в бухгалтерию и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60. Документовед регистрирует все приказы о предоставлении отпусков в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска.

Документоведом составляется график отпусков, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников театра на календарный год по месяцам;

Документовед предоставляет следующие формы отчетов в пенсионный фонд, для оформления пенсии:

- № СЗВ-4-1 Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица. Данную форму необходимо заполнять только по тем сотрудникам, у которых в течение отчетного периода имели место условия для досрочного назначения пенсии.

- № СЗВ-4-2 Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма). Списочная форма, которая предоставляется по всем сотрудникам, у которых в отчетный период отсутствовали условия (периоды работы) для досрочного назначения пенсии.

- № АДВ-6-1 Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР.

Документовед заполняет унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание». Заполнение начинается с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Далее проставляется номер документа.

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Документовед драмтеатра занимается подготовкой документов, для направления работника в командировку. В первую очередь, на основании решения руководителя оформляется приказ о направлении работника в командировку. Если командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9, в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а. Приказ утверждается и подписывается только директором театра или уполномоченным на то лицом. Необходимо предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку. В приказе о направлении в командировку добавляется пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы. После утверждения и подписания директором театра приказа о направлении работника в командировку, документовед выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. Документовед ведет журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку ", составляемой по унифицированной форме № Т-10а.

Для оформления приказа (распоряжения) о поощрении работника документовед использует унифицированную форму № Т-11. Если на поощрение выдвинута группа работников, то приказ (распоряжение) о поощрении работников составляется по унифицированной форме № Т-11а. Наряду с применением мер поощрения, в приказе могут быть указаны иные распорядительные действия. Например, если речь идет о выдаче премии, то указывается сумма премии и дополнительной строкой может быть включена запись об источниках премирования. Подготовленный приказ (распоряжение) о поощрении работника передается на подпись директору театра.

Документовед ведет табель учета использования рабочего времени, который применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником театра, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Документовед заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.

Документовед ведет учет военнообязанных сотрудников в театре. Создает отчеты о численности работающих и забронированных военнообязанных. И при необходимости предоставляет информацию в военкомат.

Так же в обязанности документоведа входит изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины и контроль своевременного принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер. Выполнение разовых служебных поручений директора.