КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ТЕОРИИ. Табличный процессор Excel – программа, позволяющая автоматизировать операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

 

Табличный процессор Excel – программа, позволяющая автоматизировать операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

После запуска программы открывается стандартное окно Windows-приложения с окном документа. Управление данными в Excel можно осуществлять через меню, с помощью пиктограмм, с помощью закрепленных клавиш и мышью. Вводить данные можно через строку формул или непосредственно в ячейку.

Строка формул состоит из Поля имени с Кнопкой просмотра списка имен и Поля ввода. В Поле имени в зависимости от ситуации может отображаться: адрес текущей клетки рабочего листа; имя ячейки; область выделенного блока; меню функций (в режиме ввода/редактирования формул). В этом поле можно непосредственно ввести адрес нужной клетки, а также дать собственное имя любой клетке или выделенному блоку клеток. Кнопка просмотра списка имен служит для быстрого перемещения в любую поименованную область книги. Поле ввода используется для ввода данных. При вводе становятся доступны кнопки управления вводом: Отмена ввода, Подтверждение ввода, Вызов Мастера функций.

Документы, создаваемые в среде Excel, хранятся в виде файла с расширением.xls и называются рабочей книгой. Рабочая книга может содержать 255 листов с таблицами, диаграммами, модулями Visual Basic и др. Рабочий лист имеет матричную структуру, т.е. состоит из ячеек, расположенных на пересечении строк и столбцов. Максимально возможное число столбцов – 256, строк – 16384.

Для новой книги стандартные установки определяются командой СЕРВИС, Параметры, вкладка Основные. Здесь можно задать число листов в новой рабочей книге, стандартный шрифт и его размер для оформления данных рабочей книги, список последних файлов, с которыми работали в предыдущих сеансах и др.

Часто в операциях обработки используется не отдельная ячейка, а блок ячеек – прямоугольная область смежных или несмежных ячеек (A1:F12 – блок смежных ячеек, A1:B2;D4:E5 – блок несмежных ячеек). Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия: форматирование, перемещение *, копирование ^*, заполнение, вставка *, удаление *, очистка форматов, содержимого, значений. Перечисленные действия можно выполнять, используя строку меню программы или вызывая контекстное меню.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой ФОРМАТ, Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек.

В ячейки вводятся два вида данных: постоянные значения и формулы.

Постоянные значения могут быть представлены в виде чисел, текста, логических констант и типа дата / время.

Ø числовые – состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов (+, -, Е, е, %). Вводимые числа хранятся с введенной точностью, вычисляемые результаты имеют до 15 разрядов. Если число не помещается в ячейку, выводятся символы ###;

Ø текстовые – данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одну клетку возможен ввод до 32000 знаков. Чтобы числа воспринимались как текст, им должен предшествовать ‘ (‘123). Если текстовые данные не умещаются в ячейке, они продолжаются в следующих справа при условии, что те свободны, при занятости этих ячеек на экране выведется умещающийся фрагмент, но запомнится весь введенный текст;

Ø дата и время – для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат (целая часть числа соответствует дням, месяцам, годам, дробная - часам, минутам, секундам); разделитель между элементами дат определяется настройками ОС Windows; основная единица – день, каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, соответствующий 1 января 1900 г.;

Ø логические – ИСТИНА или ЛОЖЬ; используются как индикаторы наличия/отсутствия какого-либо признака или события, могут являться аргументами некоторых функций; во многих случаях вместо этих значений можно использовать 1 и 0;

Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Формулы содержат числа, тексты (вводятся в кавычках), логические значения (ИСТИНА, ЛОЖЬ, условия типа А23=А45 и т.д.), ссылки на ячейки (адреса ячеек), функции, операторы. Тип значения формулы определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа =, операнды в выражении соединяются символами арифметических операций +, -, /, *, ^ и операций отношения >, >=, <, <=, =, <>.

Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их настройка:

Ø относительные ссылки (например, А2, С23) всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно её нового местоположения;

Ø абсолютные ссылки либо остаются неизменными (например, $A$4), либо корректируются частично (например, $C12, F$5);

Ø имена ячеек (например, Цена) остаются неизменными.

Множественные ссылки разделяются точкой с запятой (например, А4;С5;С10:Е20).

Excel содержит массу клеточных функций. Мастер функций f_x дает возможность быстрого поиска и формирования нужных функций рабочего листа.

Для наглядного представления данных и облегчения сравнения данных, выявления закономерностей и т.п. документ Excel может содержать диаграммы. Для создания диаграммы предлагается использовать Мастер диаграмм. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на листе с данными.