Использование концепции логических деревьев

Разобравшись с тем, каким образом изображать логические взаимосвязи между группами, описывающими действия, чтобы показать их причинно-след­ственную природу, мы можем использовать этот навык для оценки логичности написанного нами. Как проводить анализ такого типа, мы с вами потренируем­ся на примере документа, приведенного на рис. 42.

Вновь перед нами тяжелый, перегруженный, бездарный бизнес-документ. И вновь это закономерный результат того, что автор не видел и не представлял наглядно ни структуру своих соображений, ни возможные действия. Отсутствие такого представления - следствие «судорожного» подхода к решению про­блем.

Документ «Ключевые вопросы» написан для компании, поставляющей раз­ные виды труб и арматуры на строительные и монтажные площадки. Компания

Рис. 42

Ключевые вопросы

Основаны на нашем обсуждении некоторых появившихся вопросов, ответы на которые повлияют на улучшение работы и, возможно, на раз­работку бизнес-стратегии. Эти вопросы предварительны, и мы ожидаем появления следующих.

1. Соответствует ли существующая система управления запасами всем
условиям ведения нашего бизнеса? Мы понимаем, что компьютерная
система управления «IMPACT» работает удовлетворительно. Мы хо­
рошо знакомы с этим типом систем и считаем их вполне подходящи­
ми в складском непроизводственном бизнесе, где хранению и распре­
делению подлежат тысячи видов однотипной номенклатуры. Однако эта
система может оказаться не такой эффективной, когда речь идет об
одновременно централизованном и распределенном хранении това­
ров такой специфически разнородной номенклатуры, как наша.

2. В связи с существующей системой управления, организацион­
ными и производственными взаимоотношениями оценим, насколь­
ко уровень вложений в товарные запасы удовлетворяет потреб­
ностям заказчиков? В определении достаточности вложений нужно
исходить из уровня, требующегося для обеспечения всех потребностей
рынка. Такой подход создаст соответствующую базу для корректиров­
ки объема вложений, причем лучшую, чем та, что может быть создана
за счет ужесточения мер контроля текущих процессов и операций.

3. Повышается ли эффективность работы за счет вложений в централи­
зованное хранение? В «Трубопроводной компании» есть два главных
склада: для труб и для арматуры. Они создавались, когда бизнес толь­
ко складывался, и объемы капиталовложений были ограничены. Цен­
трализованное хранилище создавалось с намерением уменьшить уро­
вень запасов, снизить издержки, улучшить обслуживание, особенно
в отношении больших строительных проектов. Система управления
разрабатывалась в соответствии с этими задачами.

4. Каков текущий уровень вложений в устаревшие и малоликвид­
ные товары? Чрезмерный уровень запасов зачастую является след­
ствием проблем, возникших в этой области. Ключевые аспекты анализа
должны быть нацелены на выявление текущих чрезмерных запа­
сов. Наиболее важным представляется выявить группу причин роста
отдельных категорий запасов и обосновать методы, которые поз­
волят устранить эти причины.

5. Каких долгосрочных улучшений можно добиться, если изменить
политику запасов, организационную структуру и систему управ­
ления? Этот ключевой вопрос, возможно, повлияет на разработку
долгосрочной бизнес-стратегии. Чтобы снизить финансовую нагруз­
ку, руководству желательно обдумать изменения в процессе управле­
ния долгосрочными операциями.

собирала товар у производителей и хранила его на центральном складе. Оттуда товар распределялся почти по двенадцати местным складам, рассеянным по всей стране. Компания сменила владельца, и новый собственник решил, что 27 миллионов долларов, потраченных на товарные запасы на центральном складе, - это слишком много.

Вдобавок к большим расходам на товарные запасы центрального склада увеличивались вложения в товарные запасы в целом по стране. Это происходи­ло потому, что требуемая заказчиками арматура не всегда была в наличии на центральном складе. Ее приходилось завозить от производителей напрямую на региональные склады.

Содержит ли рис. 42 список «ключевых вопросов», вытекающих из описан­ной ситуации? Заметим, кстати, что «ключевой вопрос» - это особый вопрос, требующий однозначного ответа: «да» или «нет». Указание на однозначность позволяет нам подобрать верный ключ к оценке заключительного параграфа. Дает ли он нам понимание истинных причин возникновения проблемы?

Рассмотрим, к примеру, второй вопрос на рис. 42: «Каков необходимый уро­вень вложений в товарные запасы?» Он не относится к числу ключевых. Чтобы он стал таковым, его необходимо переформулировать следующим образом: «Нынешний уровень вложений в товарные запасы действительно так высок?» Еще один допустимый вариант: «Нам действительно необходимо столько вло­жений, как сегодня?»

Используя полученную в этой главе информацию о типичном процессе ре­шения проблем, мы можем оценить второй вопрос как попытку определить, каким образом мы узнаем, за счет чего и когда проблема будет решена. Разбе­ремся в сути проблемы. Вложения в товарные запасы составляют 27 милли­онов, и их следовало бы сократить. Но какая цифра должна стоять вместо 27 миллионов? Можем ли мы поставить меньшую цифру и убедиться, что ны­нешние затраты действительно слишком высоки? Ответ на этот вопрос — наша первоочередная задача.

Допустим, что цифра нынешних запасов действительно велика. Каковы причины этого? Рассмотрим древовидную диаграмму. Возможно, на вложения влияют следующие факторы:

Теперь мы владеем инструментом анализа соответствующих ключевых вопросов, который вычленяет и заимствует главное из первого и четвертого пунктов на рис. 42:

· правильно ли выстроена система управления распределением запасов?

· не храним ли мы слишком много устарелой и малоликвидной арматуры?

Что этот инструмент анализа нам дает? Во-первых, он недвусмысленно свиде­тельствует о том, что выбор манеры обсуждения в стиле ключевых вопросов в данном документе вообще «ни к селу ни к городу». Вместо них целесообразно об­суждать путь, которым будет следовать консультант, решая главную проблему кли-

ента. Что за главная проблема? Проблема возможной неэффективности и слишком высоких издержек в нынешней централизованной системе хранения запасов.

Консультанту следовало бы сказать заказчику приблизительно следующее:

 

 

Рис. 43. Важные вопросы

1. Насколько мы можем снизить издержки на энергию, улучшая работу с энер-гопотребляющими устройствами и реализуя простые, не требующие боль­ших капиталовложений инженерные проекты на каждом из профильных предприятий?

2. Известно, что мы можем значительно снизить издержки на энергопотреб­ление, повысив качество работ на предприятиях. Каков размер превыше­ния или величина экономии энергетических издержек по сравнению с кон­курентами? Можем ли мы сохранить преимущество?

3. Насколько более заметными стали бы наши конкурентные преимущества, если бы мы провели целенаправленную программу по экономии энерго-затрат?

4. Какую программу энергетического развития (исследования, разработки) следует принять, чтобы добиться значительного превосходства над конку­рентами?

5. Как сочетать тактику экономии на использовании смеси топлив и уста­новке экономичных энергоустройств, чтобы добиться наилучших резуль­татов? В краткосрочной и долгосрочной перспективе?

6. Является ли наш капитальный проект энергосбережения и сокращения издержек лучшим? Принесет ли он максимальную выгоду?

7. Какая программа наиболее эффективно использует поддержку государства? Опирается ли она на налоговые льготы и законодательные акты?

8. Какие человеческие ресурсы потребуются для эффективного решения по-ставленных в программе задач? Другими словами, какими должны быть организационные ресурсы, каково необходимое число сотрудников, ка-кими должны быть их навыки и квалификация? Кто будет отвечать за реа-лизацию программы?

9. Каков размер ассигнований, который поможет сделать каждое предпри0ятие конкурентоспособным в отношении энергозатрат?

10. Как в нашей корпоративной стратегической программе и в бизнес-плане планируется достичь экономии энергозатрат?

Словом, мы полагаем, что так называемым «ключевым вопросам» не место в письме с первичными предложениями и рекомендациями. За редким исклю­чением эти вопросы уводят в сторону от анализа решения проблемы. Ведь и зада­чи, и процесс решения, и конечный итог исследования затрагивают один и тотже предмет (см. главу 9, где обсуждается анализ итогов исследований).

В наши дни словосочетание «ключевой вопрос» стало слишком популярным. На рис. 43 приводится очередной набор из десяти таких вопросов, еще более запутанных, чем в предыдущем случае. С их помощью составители документа пытаются определить способы снижения издержек на производственное энер­гопотребление.

Если попробовать наглядно изобразить различные способы снижения энер-гозатрат, получится примерно такая древовидная диаграмма выбора:

Составив подобную древовидную диаграмму, вы сразу заметите, что вопросы с седьмого по девятый не относятся к теме обсуждения, первый, второй и шес­той связаны с проблемой уменьшения затрат на существующем оборудовании, третий и четвертый - с использованием нового энергосберегающего оборудо­вания; пятый говорит об использовании недорогих сортов топлива и отсылает к третьему в связи с задачей приобретения новых видов оборудования, рабо­тающего на недорогих сортах топлива. Про десятый вопрос можно сказать, чтоон рассматривает и обобщает сразу все аспекты проблемы уменьшения энерго-затрат.

Эти примеры помогают понять, насколько важно стремиться к обосно­ванному объединению идей в группах. Помните: каждая логическая группа

должна отражать свое собственное направление и место в структуре аналити­ческого исследования. Решая проблему, старайтесь выстроить идеи в соответ­ствии со структурой своих рассуждений. Это поможет вам оценить логику своих построений и их убедительность.

В этой связи добавим, что более общее «умное» название всего мыслитель­ного процесса решения проблем - это абдукция. Ее следует отличать от дедук­ции и индукции. Абдукция детально рассматривается в приложении к этой книге, в том числе и для решения сугубо научных задач.

Глава 9

Вопросы заключительных