Итоговая мысль как следствие из ряда действий

Невозможно переоценить значимость для бизнес-документов утверждений о действиях или их этапах - тех, что описываются множественным числом существи­тельных (шаги, рекомендации, цели, задачи, изменения). Вы пользуетесь подоб­ными рекомендациями, когда пишете руководства, справочники, разрабатываете планы, описываете системы и структуры, озвучиваете свои соображения о путях решения проблем.

Рис. 44. Формы аргументации определяют процесс резюмирования.

Рис. 45. Утверждения, описывающие действия, необходимо выстраивать в соответствии с причинно-следственными отношениями

Поскольку любые осознанные действия всегда направлены на достижение неко­торых целей, вы помещаете описание этих действий в группе причин, которые ведут или должны привести к единому следствию. Итоговое следствие вы раз­мещаете на логический уровень выше всего остального, приблизительно так, как это показано на рис. 45.

На рисунке показано, что при наличии нескольких этапов, необходимых для достижения окончательной цели, действия легко рассыпаются на иерархи­ческую структуру. Она позволяет читателю легко оценить, как действия связаны между собой, и понять их последовательность.

Однако для большинства людей группирование действий в соответствии со следствиями, которые они могут произвести, - весьма непривычное занятие. Привычным считается другой подход: отделение причин от следствий, на каком бы уровне абстракции они ни находились, и произвольное объединение в при­чинные и следственные группы, что приводит с точки зрения логики к хаотичес-1 кому смешению. Увы, для такого подхода существует множество объяснений. Главное среди них - пишущие обыкновенно трактуют желательные действия столь широко, что сами не могут точно определить, каким будет их следствие. I Вдобавок ко всему создатели документов часто не понимают разницы между! причиной и следствием. В любом случае «писатели» склонны объединять идеи! в группы просто по первоначальному сходству, потому что это наиболее общий вид мыслительной деятельности. Ниже мы рассмотрим способы, которые по-[ могут вам справиться с этими трудностями.