Використання інформаційних та науково-технічних технологій менеджменту в органах внутрішніх справ України

Науковий менеджмент в органах внутрішніх справ не менш актуальний, ніж в усіх інших галузях державного менеджменту. Діяльність щодо забезпечення громадського порядку і ведення боротьби зі злочинністю стає все складнішою. Для правильної організації роботи необхідно враховувати значну кількість факторів і політичних, і економічних, і соціальних, мати уявлення про процеси, які визначають рівень і характер правопорушень. В діяльності органів внутрішніх справ усе більше втілюються способи оперативної та організаційної техніки (радіозв’язок, телебачення, способи сигналізації та зв’язку тощо), ефективне використання яких неможливе без кваліфікованих персоналу і перебудови менеджменту. Одним з головних резервів подальшого покращення діяльності органів внутрішніх справ є удосконалення організації менеджменту ними на основі втілення досягнень науки та передової практики [642]. Одним із джерел удосконалення діяльності ОВС можуть стати досягнення менеджменту. Менеджмент – наука ефективного керування. П.М. Керженцев підкреслював: «наукову організацію праці слід розуміти як процес внесення в організацію праці здобутих наукою і практикою удосконалень, які підвищують продуктивність праці» [656, c. 436].

Однією з особливостей керівної роботи є те, що в ній багато часу займають так звані письмові операції й різні технічні процеси (підшивка документів, їх нумерація тощо). У зв’язку з цим важливого значення набуває проблема механізації праці менеджера. У розв’язанні проблеми суттєву роль відіграють: застосування комп’ютерної техніки, поширення номенклатури, уніфікація та вдосконалення виготовлення бланків процесуальних документів, використання копіювальних апаратів, технічних способів підшивки та нумерації документів, рахівниць, приладів для здійснення різних вимірювань у процесі проведення слідчих дій. Організаційно-технічне забезпечення раціоналізації методів праці в підрозділах ОВС включає у собі комплекс заходів, які сприяють підвищенню ефективності праці працівників шляхом раціоналізації праці з документами, усунення надмірних переміщень, удосконалення організації і проведення службових нарад [792].

Останнім часом в Україні приділяється велика увага виробництву і впровадженню управлінської техніки. Механізація управлінських робіт вимагає значних витрат. Швидкий науково-технічний прогрес у сфері матеріального виробництва ще досить часто співіснує з технічної відсталістю в галузі менеджменту. Адже існує безліч найпростіших і доступних способів прискорення і полегшення організаційної діяльності. Фахівці стверджують, що в керівному апараті за допомогою організаційної й обчислювальної техніки може бути механізовано чотири п’ятих усіх видів робіт. Створено понад двісті найменувань способів оргтехніки, серед них найпростіший механічний конверторозкривач, нумератор аркушів, ціла низка картотечних пристроїв, машинка, що знищує документи, які віджили свій вік, «автоматичний секретар», диктофони, регламентатор, що допомагає скоротити час зборів, нарад. Але поки цієї техніки явно недостатньо. Найбільшою мірою піддаються механізації дії, що доручаються технічним виконавцям. Тут може бути механізовано до 80% усіх робіт. Дослідження виявили, що на операції з документами в керівному апараті витрачається до 50% робочого часу. Причому, 70% ділових паперів складають порівняно невелику кількість однотипних, повторюваних текстів. Тому розробка бланків типових листів значно полегшує цю працю.

Впровадження оргтехніки і комп’ютеризація якісно змінюють організацію менеджменту, створюють передумови для більш ефективного використання праці людей. Застосування техніки створює можливості для переміщення людської енергії в сферу інтелектуальної й організаторської діяльності, дозволяє якісно перебудувати саму «технологію» менеджменту. Так, впровадження оргтехніки спричиняє централізацію інформаційно-аналітичної роботи. Це викликано як інтересами продуктивного використання техніки, так і необхідністю зосередження інформації в тій ланці менеджменту, яка відповідає за ухвалення рішення. Науковці стверджують, що «досягнення науково-технічного прогресу, нові інформаційні технології дають можливість докорінно покращити діяльність органів внутрішніх справ. Відставання в цьому сьогодні завтра може вилитись і тим самим підвищити нестабільність у суспільстві» [978, c. 84]. У результаті відбуваються зміни у структурі апарату, номенклатурі посад, перерозподіл функцій менеджменту. Особливо важливі якісні зміни в змісті праці менеджерів. У їхнє розпорядження надходить усе більше інформації високої якості. Центр ваги в їх роботі зміщується від збору й обробки інформації до її аналізу і використання. Змінюється і характер документів менеджменту. Значна їх частина стає машинними документами, що містять не тільки словесний і цифровий матеріал, але й особливі поняття, символи, що читаються людиною (людино-машинна мова). Більш наочне, статистично-повне відображення інформації допомагає менеджерам приймати більш виважені, а, отже, й ефективніші рішення. Машини і пов’язана з ними типізація трудових процесів звільняють працівників ОВС від величезного обсягу механічної роботи, але підвищують вимоги до їх інтелектуального рівня і спеціальної підготовки. Будь-яка машина – це продукт людського розуму. Саме тому ніяка машина чи сукупність машин не може в цілому замінити людину. Будь-яка, навіть найсучасніша машина – лише спосіб у руках людини, покликаний полегшити й удосконалити її працю з менеджменту [818, c. 232].

Одним з ефективних способів підвищення продуктивності організаційної діяльності є звукозапис. Застосування магнітофонів і диктофонів дає можливість заощаджувати до 20% часу, необхідного для складання документа. Комп’ютерні програми дозволяють друкувати документ за звуком голосу. Сьогодні вже є багато технічних способів передачі інформації: пристрою типу «секретар-автомат» і «авторапорт», що поєднують телефонний зв’язок із звукознімачем для запису та відтворення повідомлень і вказівок, диспетчерські комутатори, різноманітна радіо і телефонна апаратура, телевізійні установки тощо. Звичайно, складна, дорога і високопродуктивна оргтехніка може себе економічно виправдати тільки при централізованому її використанні у великих апаратах менеджменту із значним обсягом технічної роботи (наприклад, у МВС–УМВС). Тут створюються і спеціалізовані підрозділи, що обслуговують обчислювальну, копіювально-множильну, звукозаписуючу та іншу оргтехніку всього керівного апарату (інформаційно-обчислювальні центри, диктомашбюро, оперативно-технічні відділи тощо). Разом з тим найпростіша оргтехніка (комп’ютери, друкарські машинки, магнітофони, диктофони, переговорні пристрої тощо) повинна ввійти в повсякденний побут кожного працівника. Наприклад, комп’ютер у найближчий час повинен стати необхідним знаряддям усіх працівників ОВС. Справа не тільки в тому, що він дозволяє в півтора рази швидше підготувати будь-який папір, але і читати машинописні матеріали можна значно швидше рукописних (на 20—25%). Якщо ж врахувати, що кожна кримінальна справа прочитується не менше ніж десятьма учасниками процесу, то застосування машинопису набуває ще більшого значення в економії робочого часу.

В останні роки в органах внутрішніх справ усе більше з’являється не тільки спеціальної оперативної, але й організаційної техніки. Зокрема, це видно на сучасному устаткуванні чергових частин. Тут широко використовуються диспетчерські радіотелефонні комутатори, телетайпи, установки селекторного зв’язку, магнітофони і диктофони. У практику багатьох служб увійшли перфокартотеки, що полегшують збір, обробку й аналіз інформації, яка надходить. Для обробки інформації не тільки застосовуються лічильно-обчислювальні машини. Сьогодні найслабшою ділянкою менеджменту в органах внутрішніх справ є контроль і перевірка виконання. Численні накази, плани, вказівки містять цілу низку конкретних пропозицій, встановлюються терміни виконання, потребують подання звітів, довідок, доповідних записок тощо. Якщо немає чіткої організації контролю на кожний день, то впоратися з цим і найсумлінніший працівник не зможе. Тим часом застосування навіть найпростішої картотеки з гніздами-кишенями на кожен день місяця дає можливість наочно контролювати хід виконання.

Нині у МВС України діє головний обчислювальний центр. У ньому ведеться облік та аналіз дорожньо-транспортних пригод. Накопичується інформація про нерозкриті злочини і за допомогою комп’ютерів проводиться пошук інформації про злочини та осіб, підозрюваних у причетності до них. У центрі ведеться розробка таких програм, як статистична обробка даних про злочини та їх аналіз, визначення оптимального розміщення сил і способів органів внутрішніх справ відповідно до оперативної обстановки, автоматизована інформаційно-довідкова система по легковому автотранспорту та ін.

Цікавий досвід використання технічних способів у роботі поліції існує в закордонних країнах. Поліцейськими службами широко застосовуються у США розроблені прилади, що кодують радіотелефонні канали зв’язку і виключають можливість їхнього підслуховування за допомогою звичайних приймачів. Особливі друкувальні пристрої дозволяють передавати офіційний ордер на арешт й усні вказівки по одному телефонному каналу. Вводиться в практику факсимільна передача зображення відбитків пальців і фотографій розшукуваних злочинців по комп’ютерній мережі. У поліції комп’ютери використовуються як запам’ятовуючий пристрій, який негайно видає довідки про викрадені речі, обставини і можливих учасників злочинів, що надає велику допомогу в оперативній роботі.

Інформаційний центр ФБР має в запам’ятовуючому пристрої зведення більш ніж на 100 тисяч розшукуваних осіб, на сотні тисяч викрадених автомашин, номерних знаків, речових доказів, вогнепальної зброї, цінних паперів. Усі ці дані доступні поліцейським управлінням, які пов’язані з Вашингтоном швидкодіючими лініями зв’язку. Федеральна поліція Канади, що нараховує близько 9 тисяч осіб особового складу, має у своєму розпорядженні близько 2,7 тисяч автомашин і 22 літаки. Поліція провінції Онтаріо володіє однією з найбільших радіомереж у світі. Вона включає 100 стаціонарних радіостанцій і більш 1260 рухомих, оснащеними радіоустановками підрозділів, включаючи мотоциклетні, морські, авіаційні, а також систему телезв’язку, що з’єднує всі 17 районів. Широко використовується електронно-обчислювальна техніка поліцією Нюрнберга. В комп’ютерну мережу вводиться вся інформація про скоєні злочини (місце і вид, прикмети злочинців, заподіяний збиток), інформація, що характеризує персонал і роботу поліції (анкетні дані, активність працівників, їхні схильності і здібності, стан здоров’я, заохочення, стягнення тощо). Комп’ютерна система оснащена світловим табло у вигляді карти території, що обслуговується. При надходженні повідомлення про подію на табло спалахує сигнальна лампочка, що позначає місце події і номер поліцейської дільниці, на території якої вона відбулася. Такий пристрій значною мірою допомагає раціонально використовувати сили і способи поліції.

Створення найбільш сприятливих умов праці в ОВС зводиться до таких основних положень: 1. Достатні розміри робочих приміщень, їх раціональне розміщення, виділення ізольованих кабінетів з урахуванням характеру і форми праці, гігієнічних та естетичних вимог. 2. Достатня кількість повітря, світла, правильне поєднання кольору та інтер’єрів приміщень з їх освітленістю. 3. Забезпечення нормального температурного режиму і вентиляції. 4. Забезпечення спокійної і безшумної обстановки в робочий час. 5. Забезпечення зручного розміщення необхідних технічних способів, документів, довідкових матеріалів. 6. Забезпечення службових приміщень зручними меблями, пристосованими до характеру роботи. Найбільш перспективними напрямками нормування праці в ОВС є заходи, пов’язані з визначенням штатної чисельності працівників, оптимального рівня менеджменту, забезпечення технічними засобами та ін. Одночасно необхідно розробляти нормативи бюджету часу для керівників та спеціалістів служб, нормативів навантажень на виконавців і технічних виконавців, регламенти трудових процесів (режим дня), процедури виконання трудових операцій, типові положення про відділи, служби, інструкції, процедури обґрунтування і прийняття організаційного рішення керівниками різного рівня, уніфікація форм документів і раціоналізації підготовки документів, підготовка типових робочих місць.

Оптимальна організація робочого місця дозволяє з найменшими зусиллями більш продуктивно працювати, сприяє збереженню здоров’я працюючого. Організація робочого місця керівника та працівників керівного органу, а також слідчих – завдання комплексне, яке передбачає планування і облаштування службового приміщення, створення нормальних мікрокліматичних умов робочого місця. При обладнанні стаціонарного робочого місця слідчого офіційність обстановки службового кабінету повинна поєднуватись з додержанням естетичних вимог, позитивно впливати на створення спокійної атмосфери, яка сприяє довірливій бесіді, викликає повагу до працівника як представника державної влади. „Робочий стіл службовця, писав П.М. Керженцев, те ж саме, що верстак чи машина на заводі. Тут усе повинно бути розраховано, усе в порядку. Перше правило, щоб будь-яким речам чи паперам (на столі й у шухлядах) було відведено визначене, постійне місце. Працюючий повинен механічно, не дивлячись, знайти усе, що йому необхідно. Такий же порядок застосовується в шухлядах столу. В одній із шухляд розміщуються канцелярські приналежності, папір, бланки та ін., в іншій – різноманітний довідковий матеріал, у третій – поточна, незавершена робота, у четвертій – робота, відкладена на більш віддалений час, що вимагає збору матеріалу, наведення довідок” [786, c. 123].

Робоче місце працівника ОВС – його кабінет. Від того, як він обладнаний, які створені в ньому умови для праці, залежить ставлення громадян до органів внутрішніх справ [421]. Розмір кабінету працівника ОВС повинен становити не менше 12 кв. м. з розрахунку на одного працівника ОВС. Треба враховувати й ті обставини, що працівник ОВС у процесі роботи виконує слідчі дії – допит. Отже, площа кабінету повинна бути розрахована, виходячи із присутності в ньому щонайменше двох осіб. У вестибулі приміщення, де знаходиться слідче відділення, необхідно вивісити вказівку розміщення кімнат на поверхах, а на дверях кабінету – номер і табличку із зазначенням прізвища працівника ОВС. У кабінеті повинен бути письмовий стіл сучасної конструкції, шафа для зберігання речових доказів і верхнього одягу, сейф для зберігання особистої зброї, кримінальних справ, оперативно-слідчої сумки, фотоапарату. Під час допиту слідчому може надавати допомогу його помічник, який фіксує показання на магнітофоні, при цьому він може користуватись персональним комп’ютером (у встановлених випадках). У кабінеті також повинні знаходитись 3-5 стільців, телефон, настільна лампа, вентилятор. Конструкція письмового столу працівника ОВС повинна містити для зберігання в шухлядах картотек, диктофона тощо. Правильне розміщення речей у шухлядах і на поверхні столу, а також у сейфі (принаймні того, що необхідне в цей момент для роботи) дозволяє щоденно економити не менше 30 хвилин робочого часу за рахунок усунення дій, пов’язаних із знаходженням необхідних предметів і документів. На письмовому столі не повинно знаходитись ніяких сторонніх речей. Телефон слід розмістити на письмовому столі або на поворотному приладі зліва, щоб при розмові можна було взяти трубку лівою рукою. Для зменшення м’язової напруги доцільно застосовувати стільці, які крутяться, а також стільці, обладнані підлокітниками з сидіннями, які регулюють висоту, та зі спинками з різними кутами нахилу. Кабінет повинен бути обладнаний таким чином, щоб через двері не потрапляв шум з коридору. Шум сприяє появі втомленості, відображається на настрої і працездатності, збільшує кількість помилок при письмі на 20%, нарешті він є негативним подразником для осіб, які допитуються [340].

Таким чином, ми можемо констатувати, що найважливішим способом підвищення продуктивності організаційної діяльності є її механізація, широке використання техніки менеджменту. На сучасному етапі розвитку суспільства форми і методи менеджменту цим напрямком вступають у суперечності зі складністю завдань менеджменту, тому що суб’єктом цього менеджменту є людина, фізіологічні і психічні можливості якої в галузі переробки інформації, необхідної для менеджменту, обмежені. Ця обмеженість може бути ліквідована за допомогою організаційної техніки. Однак повна автоматизація керування неможлива, тому що функції керування людьми не можуть бути передані машині. Ці функції носять не технічний, а соціальний характер і можуть виконуватися тільки людьми. Крім того, сама керівна робота значною мірою носить творчий, вольовий характер і не піддається механізації й автоматизації.

Без добре налагодженої інформації ніяка організаційно-керівна робота неможлива. Інформація служить цілям планування, виробленню правильних рішень, організації контролю, оцінки діяльності підлеглих органів та осіб. Потоки інформації йдуть різними напрямками: від вищого органу до нижчого, від однієї структурної ланки керівному органу до іншої, від керівника до виконавця тощо. Потоки інформації залежать від правильного розмежування компетенції між органами і посадовими особами, від установлення чітких зв’язків у підпорядкуванні, узгодженні й координації, від точного визначення обсягу зведень, необхідних для правильної організації менеджменту.

Уперше в світі автоматизована поліцейська інформаційна система з’явилась у США в 1953 р. у Іллінойсі. Вона призначалася для прискорення розшуку викрадених автомашин. У 60-ті рр. американська поліція стрімко поширює використання електронно-обчислювальної техніки – в країні на той час уже існувало понад сто автоматизованих інформаційних систем, що вирішували ряд завдань в інтересах кількох служб. У подальшому кількість вирішуваних завдань і програм з використанням ЕОМ постійно зростала, і в теперішній час в США існує понад 850 програм, які спеціально розроблені для поліції, починаючи від складання бюджету установи або ведення особових справ працівників до аналізу судових доказів по конкретній кримінальній справі. З них найбільш важливими є такі: ведення звітності про злочинність; передача криміналістичної інформації; різні обліки тощо. Нині в усіх розвинутих країнах комп’ютерні системи широко використовуються для вирішення значного кола поліцейських завдань.

У межах службової і процесуальної діяльності працівники ОВС постійно звертаються до різноманітної довідкової інформації. Це і відомості про осіб (підозрюваних, потерпілих, а іноді і про експертів), про установи й організації, опис зовнішнього вигляду й технічних характеристик об’єктів, що фігурують у розслідуванні, інші матеріали. Працівники часто мають потребу в інформації про географічне положення того чи іншого місця, розклад руху транспорту, поштової індексації, телефонах і адресах. При складанні процесуальних документів може бути необхідною лінгвістична інформація про значення терміна, синоніми, орфографію [841, c. 163].

Працівнику необхідне залучення різноманітних правових актів, які постійно змінюються й удосконалюються. У роботі експерта довідкова інформація має ще більше значення. Сьогодні методами одержання такої інформації є традиційне використання книжкових довідників, звернення до джерела по телефону, направлення поштових письмових запитів. Треба визнати, що ці можливості вже не можуть повною мірою задовольнити вимог слідчого й експерта через свою неоперативність (поштові запити), недостатньої динамічності відновлення відомостей і дефіцитності (книжкові довідники), недостатнього обсягу (відомості, що одержуються за допомогою телефона).

Частково цю проблему могло б вирішити безпосереднє використання можливостей мережі Інтернет слідчим та експертом. Будучи, по суті, недосконало впорядкованим сховищем найрізноманітнішої інформації, це джерело могло б, при вмілому звертанні до нього, допомагати в роботі по кримінальній справі, а також у провадженні експертиз й досліджень. Багато установ і організацій розмістили у всесвітній мережі свої сторінки (сайти), ознайомившись з якими можна довідатися про адреси, телефони й інші відомості, як про сам об’єкт, так і про керівників і працівників, інформації про характер діяльності, партнерах і продукції, що випускається. Вже не вважається новиною розміщення особистої інформації (біографії, візитної картки, фотознімка) на персональному сайті тієї чи іншої особи в мережі.

Численні електронні засоби масової інформації й електронні копії газет і журналів можуть містити інформацію про осіб, які цікавлять слідчого, підприємства або установи. Аналіз інформації з численних баз даних про купівлю-продаж об’єктів рухомого и нерухомого майна може сприяти в пошуку викраденого, одержанні відомостей про вид діяльності та джерела прибутків осіб, які цікавлять слідство, сприяє виходу на інші джерела одержання інформації. Нарешті, починаючи розслідування злочину, скоєного із застосуванням нових для слідчого знань або в незнайомій для нього галузі людської діяльності, він може поповнити свої знання про це також за допомогою інформації з мережі Інтернет.

Однак при спробі широкого використання відомостей із мережі Інтернет у розслідуванні злочинів виникає цілий комплекс проблем. По-перше, це відсутність відомостей у більшості слідчих про можливості роботи в Інтернеті, порядок доступу до мережі розшуку, одержання й оцінки інформації [841, c. 158]. По-друге, було б корисним і знання іноземних мов (наприклад, для одержання інформації про характерні типи нових імпортних товарів), чи хоча б робота з програмами-перекладачами. На жаль, багато хто дотепер вважають Інтернет пустою розвагою, у крайньому випадку, – помічником в одержанні освіти. Ці проблеми будуть вирішуватися ще протягом тривалого часу.

В Україні в системі органів внутрішніх справ діє мережа автоматизованих банків даних, які функціонують на двох рівнях: державному й обласному. Основними банками даних обчислювального рівня є «Автоматизований банк даних – область», автоматизована інформаційна система «Автомобіль» та ін. «Автоматизований банк даних – область» включає в себе інформацію про нерозкриті злочини, про осіб, які схильні до скоєння злочинів або становлять інший оперативний інтерес для ОВС, про мисливську і спортивну зброю тощо [398; 229; 230; 233; 234]. В автоматизованій інформаційній системі «Адміністративні правопорушення» зосереджено інформацію про осіб та скоєні ними адміністративні правопорушення. Автоматизована інформаційна система «Автомобіль» містить у собі відомості про зареєстровані автотранспортні способи та їх власників [399].

Значні обсяги інформації накопичено в банках даних локальних мереж МВС України [438; 178; 405]. Перша була впроваджена у 1991 р., її користувачами стали керівництво МВС та провідні служби керівного апарату. На сьогодні мережа є сукупністю локальних мереж галузевих служб МВС України і УМВС, об’єднаних у єдину інформаційну систему. Локальна мережа кожної галузевої служби є автономною і може функціонувати самостійно. Кожна локальна мережа має свої галузеві бази даних, доступ до яких здійснюється безпосередньо з робочих міст працівників. На цей час інформаційно-обчислювальна мережа МВС України складається з п’яти локальних обчислювальних мереж: чергової частини МВС, Головного управління державної автомобільної інспекції, Національного центрального бюро Інтерполу, Головного управління карного розшуку, Управління оперативної інформації [346].

Основна маса повідомлень передається за допомогою технічних способів зв’язку (телефон, пошта, радіо, телеграф, телетайп, селекторний зв’язок, комп’ютерні мережі), тому швидкість передачі залежить від якості цих технічних способів. Класифікувати інформацію можна за змістом, формами передачі, ступенем обов’язковості тощо. Наприклад, з погляду змісту інформація буває політичною, економічною, науково-технічною, організаційною, оперативною і тощо. Носіями визначених зведень можуть бути рішення державних органів, преса, нормативні акти, матеріали нарад, перевірок, доповідні записки. За ступенем обов’язковості інформацію поділяють на правову і неправову, за формою - на усну, письмову, цифрову, за джерелами - на зовнішню і внутрішню, за обсягом і періодичністю – на систематичну, разову, повну, часткову і тощо. Інформація, як і сам процес менеджменту, за своїм обсягом, складом і термінами надходження залежить від рівнів менеджменту. Чим вищий рівень менеджменту, тим більш узагальнені матеріали необхідні для менеджменту. Найбільш динамічна первинна інформація низових ступенів менеджменту. Збір і своєчасна обробка цих даних становлять найбільшу складність, тому що їхня динамічність вимагає особливо високих темпів обробки, інакше губиться зміст використання одержуваних зведень. У галузі збору і передачі інформації необхідна чітка система, плановість, що повинна забезпечити надходження необхідної чітко визначеної кількості зведень. Як їх нестача, так і надлишок безпосередньо відображаються на якості менеджменту. Зі збільшенням обсягу і складності менеджменту, природно, відбувається і зростання обсягу інформації. Однак у деяких випадках інформаційні потоки зростають із суб’єктивних, а не об’єктивних причин.

В керівному апараті з ініціативи окремих керівників починає рухатися багато документів, «нововведень» у звітностях, що практично не відрізняються за змістом. У результаті з’являється зайва інформація. Така практика збільшує витрати на обробку матеріалів, ускладнює роботу. Аналіз управлінської інформації свідчить, що обсяг її може бути без будь-якого збитку для справи зменшений приблизно в 1,5 рази. Це означає, що управлінський персонал не менш однієї третини свого часу витрачає на зайву роботу. Тому найважливішою умовою високої ефективності організаційної діяльності є науково обґрунтоване визначення обсягу, змісту і періодичності надходження інформації, необхідної і разом з тим достатньої для керівників і виконавців на кожному ступені менеджменту [959, c. 16]. Як відзначає В.А. Трапезніков, чим більше інформації використовується внизу, тим вона продуктивніша. Зайві звіти мертвим капіталом завалюють «верхні поверхи» системи менеджменту. Як правило, вони ніким і ніяк не вивчаються, не розглядаються. Реальної віддачі від них немає, вони лише створюють ілюзію бурхливої діяльності. На «верхні поверхи» необхідно направляти лише узагальнену інформацію. Тут повинні прийматися рішення широкого плану, вироблятися головні цілі, вся стратегія менеджменту [1088, c. 12].

Під час планування інформаційного забезпечення менеджменту важливо домогтися високої якості інформації, її вірогідності, точності [264]. Це залежить від правильної підготовки людей, які передають і приймають інформацію, а також від джерел і методів її одержання. Наприклад, на якість інформації впливають такі особливості людей, як здатність сприймати і формулювати повідомлення, кваліфікація, навіть настрій. Інформація, отримана з першоджерела, без проміжних ступенів, звичайно буває і найбільш якісною. Велике значення має оперативність інформації. Її запізнювання призводить до того, що приймаюча ланка приймає рішення на основі зведень, що вже не відповідають дійсності. Нарешті, інформаційна система повинна бути простою, економічною і доступною, забезпечувати застосування необхідних технічних способів передачі, одержання, обробки й аналізу зведень. У той же час необхідно вжити заходи для захисту інформації від комп’ютерних злочинів, які мають у наш час велике розповсюдження в світі [1239; 1182; 1108; 1134; 1218; 1111].

Менеджер повинен не розшукувати, а вибирати інформацію, мати при собі спеціальний апарат, який займався б підготовкою матеріалів для прийняття рішень, збором і аналізом даних. Керівникам ОВС звичайно не приходиться скаржитися на брак інформації, але інколи вона навіть є зайвою. Для того щоб виконати свої завдання з планування, прийняття рішень і контролю, менеджеру необхідна оперативна ділова поінформованість, що є результатом добору, дослідження, оцінки і концентрації інформації. Тому спеціальна інформаційна служба повинна піклуватися не тільки про своєчасне надання необхідної інформації керівному складу, але і глибоко, систематично аналізувати її, щоб виявити, яка специфічна інформація необхідна на кожному рівні управлінського апарату для ухвалення відповідного рішення. На всіх сходинах менеджменту, у всіх ланках апарату необхідно встановити чіткі основні маршрути проходження інформації. Тільки таким шляхом буде забезпечений порядок, при якому кожен працівник зможе вчасно одержати всі необхідні йому дані, зберегти час на пошук зведень і краще зосередитися на виконанні дорученого завдання. Процес інформаційної роботи охоплює низку взаємозалежних стадій: збір – передача – одержання – обробка – видача – використання. Недоліки в одній ланці відбиваються на наступних, і в тому числі на останній, вирішальній ланці – використання інформації. Так, несвоєчасний збір зведень затримає їх передачу, обробку і використання. Недостовірні чи неповні дані призведуть до перекручування результатів їх обробки, що ускладнить або зробить неможливим їхнє використання [420; 178].

І.В. Арістова підкреслює: «Ефективна реалізація інформаційної функції МВС України потребує відповідної реалізації їх функції по роботі з персоналом, що, в свою чергу, визначається активним та зваженим провадженням новітніх інформаційних технологій. Враховуючи іманентний взаємозв’язок інформаційної та функцій по роботі з персоналом, пропонується під час розробки організаційно-правових засад організація діяльності ОВС України зважати на забезпечення якісної сутності кадрового забезпечення, що, як наслідок, дозволить удосконалити процес управління в ОВС України» [919, c. 27].

Система організації інформації повинна постійно вдосконалюватися, інакше неминуче зросте її обсяг, виникне непогодженість у її потоках, будуть відставати форми, зміст і методи обробки. Найбільш важливою проблемою сучасної інформації є проблема багаторазового підвищення оперативності збору й обробки даних, швидкості оцінки обстановки посадовими особами, тому велике значення надається механізації й автоматизації. Залежно від складності інформаційної системи застосовуються різні технічні способи: інформаційні системи, де весь цикл перетворення інформації здійснюється працівником, який застосовує на окремих етапах її обробки найпростіші способи механізації. Змішані системи, де людина переробляє інформацію за допомогою механізованих та автоматизованих пристроїв. Інформаційні системи, де весь цикл перетворення інформації автоматизований. Ці системи забезпечують автоматичний контроль, а іноді виконують найпростіші команди менеджменту. Добре поставлена інформаційно-аналітична робота – неодмінна умова правильної організації діяльності органів внутрішніх справ. Тільки з її допомогою можна вміло розставити і використовувати сили і способи з метою попередження і припинення правопорушень, прогнозувати зміни в оперативній обстановці, точно визначати, як і в якому напрямку вона буде розвиватися.

Тим часом організація інформаційної системи в органах внутрішніх справ, як відзначає П. Мясоєдов, має низку недоліків. Слід підкреслити, що вже протягом багатьох років іде розмова про їх усунення, але все залишається на своїх місцях. У ній спостерігається невпорядкованість, дублювання даних і надлишкових зведень. Передані повідомлення не формалізовані, що призводить до перевантаження каналів зв’язку і значної втрати часу. Найголовнішим недоліком є непристосованість звітної і робочої документації до машинної обробки. Інформація вкрай неоднорідна за змістом і термінами виконання [1032, c. 56]. Щорічно кожне УМВС подає в МВС понад 400 звітів, що направляються в різні галузеві та функціональні служби. Міськрайвідділи направляють в УМВС понад 300 звітів на рік. Загальний щорічний обсяг листування міськрайвідділів раніше перевищував 8 тисяч документів [977, c. 7]. Ситуація практично не змінилась. Необхідно створити програму реформування інформаційного забезпечення менеджменту, яку здійснюватимуть знову ж таки не посадовці, а менеджери-професіонали у цій галузі.

Потік документів зростає з кожним роком. Слід зазначити, що останнім часом багато зроблено для поліпшення інформаційно-аналітичної роботи в органах внутрішніх справ. Особливо велика заслуга в цьому штабних підрозділів. Ними визначені основні джерела і переліки інформації, що повинна накопичуватися в кожній ланці менеджменту. Розроблені переліки необхідних аналітичних документів, їх форма і структура. Усе це сприяє підвищенню якості інформації, проведенню глибоких науково обґрунтованих аналізів, підготовці змістовних, об’єктивних інформаційних документів.

В органах внутрішніх справ є три системи інформації: статистична, оперативна і довідкова. Статистична – подається в заздалегідь установлений термін і за визначеною формою. Оперативна – надходить безупинно, як в усній, так і в письмовій формі. Довідкова – інформація накопичується поступово і використовується в міру потреби (картотеки ДАІ, адресно-довідкові бюро тощо). За цілями використання і напрямкам руху розрізняється внутрішня і зовнішня інформація. Перша – виникає всередині апарату і використовується для менеджменту ним. Друга – характеризує діяльність апарату стосовно виконання завдань, що стоять перед ним, і виникає поза керуючою системою. У системі органів внутрішніх справ інформація може бути розділена на певні групи. Надходить з МВС у формі директив, наказів, інструкцій, оглядів, методичних вказівок тощо. Виходить з МВС та управлінь внутрішніх справ у міські та районні відділи внутрішніх справ й інші підрозділи у формі наказів, рішень колегій, орієнтувань, указівок, запитів. Виходить з райвідділів внутрішніх справ, підрозділів у МВС-УМВС у формі статистичної звітності, доповідних записок про результати роботи, відповідей на запити, інформаційних повідомлень тощо. Інформація, якою обмінюються між собою МВС—УМВС різних областей у формі орієнтувань, оглядів, інформаційних бюлетенів. Циркулююча між структурними підрозділами кожного органу внутрішніх справ з метою забезпечення взаємодії, узгодження, координації. Інформація, що надходить у державні й громадські організації у формі довідок, подань, запитів.

В органах МВС існує різна за термінами інформація: щоденна, подекадна, місячна, квартальна і річна. Щоденна інформація про оперативну обстановку і правопорушення систематично надходить у чергові частини органів внутрішніх справ по телефону та інших каналах зв’язку. Зі свого боку, чергові доповідають керівникам органів МВС про події і злочини за минулу добу. Ці зведення використовуються керівниками для аналізу й оцінки оперативної обстановки, для ухвалення рішення про застосування сил і способів з метою забезпечення охорони громадського порядку і розкриття злочинів. В ОВС є телефонний селекторний комп’ютерний зв’язок з усіма органами внутрішніх справ обласних центрів, що дає можливість швидко одержати безпосередньо від начальників органів нижчого підпорядкування повну інформацію про скоєні протягом доби злочини, вчасно проінформувати всі підрозділи і скоординувати їх дії [285].

Подекадна інформація базується на аналізі і підсумовуванні зведень щоденної інформації за десять днів. Місячна, квартальна і річна інформація ґрунтується на статистичних звітах. Вона дозволяє всебічно аналізувати роботу всіх служб, складати аналітичні довідки, оцінювати і порівнювати досягнення того чи іншого органу МВС. Однак статистична інформація не може замінити собою зведень, що надходять з інших джерел. Серед останніх можуть бути, наприклад,