Створення діаграм

Щоб створити діаграму, спочатку необхідно вибрати спосіб її вставки. Деякі макети слайдів PowerPoint містити місцезаповнювачі, в яких передбачені кнопки для вставки діаграми. Наприклад, щоб створити слайд, що включає заголовок і діаграму, необхідно виконати наступні дії:

1. Вибрати в меню Формат команду Разметка слайда [Макет слайда].

2. Вибрати макет «Заголовок и объект».

3. Клацнути по кнопці «Добавление диаграммы» у відповідному місцезаповнювачі (рис. 2). Запуститися програма Microsoft Graph, призначена для автоматичного створення діаграм. На екрані з'явиться також окреме вікно з прикладом таблиці даних (рис. 6). Ці дані можна редагувати, змінювати типа діаграми і ін.

4. Щоб повернутися до слайду Powerpoint, потрібно клацнути за межами поля діаграми. Powerpoint закриє програму Microsoft Graph і відображуватиме готову діаграму як об'єкт Powerpoint.

Знов перейти до програми Microsoft Graph, можна двічі клацнувши на раніше створеній діаграмі.

 

Рис. 6. Окреме вікно з прикладом таблиці даних

 

Якщо необхідно просто вставити діаграму як об'єкт в слайд PowerPoint (без використання передвстановленої компоновки), то можна скористатися меню Вставка – Диаграмма або вибрати кнопку «Добавление диаграммы» на панелі інструментів. Powerpoint відкриє екран редагування діаграми, що також містить таблицю даних.

При відкритті діаграми в програмі PowerPoint починає працювати інша програма, Microsoft Graph (редактор діаграм), яка, власне, і забезпечує процес створення і редагування діаграм. Коли редактор діаграм відкритий, окрім того, що на екрані додатково відображуються таблиці даних діаграми, змінюються меню, що також відображуються на екрані, і кнопки панелей інструментів (рис. 6). Зокрема:

· зникає меню Показ слайдов;

· з’являється два нових меню – Данные й Диаграммы;

· інші меню, хоча і залишаються на екрані, містять інший, декілька скорочений перелік команд;

· відображуються дві нові панелі з цілим набором додаткових інструментів.

Кожна діаграма будується на основі числових даних, представлених в її таблиці. Тому, перш за все, необхідно заповнити цю таблицю наявними значеннями, причому так, щоб порядок їх розташування відповідав вибраному типові діаграми.

Простий спосіб заповнення таблиці полягає в безпосередньому введенні даних в її вічка. Можна також скопіювати числові значення з вже наявного файлу і вставити їх в таблицю діаграми. Проте спочатку слід видалити або відредагувати вихідні (використовувані як приклад) значення, на основі яких спочатку будується діаграма. Щоб змінити значення в таблиці діаграми необхідно виконати наступне:

1. Відкрити редактор діаграм, двічі клацнувши на вже наявній діаграмі чи приступивши до створення нової.

2. Якщо вікно таблиці даних діаграми не відображено на екрані, потрібно вибрати в меню Вид команду Режим таблицы.

3. Клацнути в необхідній комірці і набрати нові дані, при цьому «старі» дані в цій комірці відразу зникнуть.

4. Якщо після введення всіх необхідних даних «у спадок» від вихідної таблиці залишилися порожні стовпці або рядки, то їх потрібно видалити (наприклад, клацнувши правою кнопкою миші і вибравши в меню, що команду Удалить)

Пам’ятка:

· Щоб виділити весь рядок (стовпець), потрібно клацнути на її номері (букві).

· Щоб виділити всю таблицю (щоб її видалити і створити нову «з чистого аркуша»), потрібно клацнути на самій верхній лівій кнопці аркуша електронної таблиці (вона є верхньою кнопкою в стовпці з номерами рядків і одночасно крайньої лівої кнопкою в рядку з буквами стовпців).

· Щоб очистити вміст виділених осередків можна натиснути на клавіатурі клавішу Delete.

· • У першому рядку пронумерованих літерами стовпців (A, B, C і т.д.) набирають назви значень відкладаються по осі X. Вісь Х відображається горизонтально, зазвичай вона розташована вздовж нижнього краю діаграми. На ній, як правило, відкладаються значення часу (наприклад, місяці, квартали, роки тощо) (рис. 6).

• Назви рядів даних зазвичай вводять в першому стовпці нумерованих рядків.

Рядами даних називають набір пов’язаних між собою елементів даних, відповідний одному стовпцю або одному рядку таблиці даних. Кожному ряду даних на діаграмі відповідає окремий колір і / або спосіб позначення. Діаграми всіх типів, крім кругової, можуть містити кілька рядів даних.

· Щоб стовпці таблиці даних задавали ряди даних діаграми, потрібно натиснути кнопку По столбцам на панелі інструментів Стандартная або вибрати в меню Данные команду Ряды образуют столбцы.

Щоб ряди даних діаграми визначалися рядками таблиці даних, потрібно натиснути кнопку По строкам на панелі інструментів Стандартная або вибрати в меню Данные команду Ряды образуют строки.

Внісши числові значення в таблицю даних можна приступати до редагування елементів діаграми, яке проводитиметься аналогічно, як це робилося в MS Excel.

Пам’ятка:

· Для зміни типу діаграми потрібно вибрати в меню Диаграмма команду Тип диаграммы.

· • Для зміни параметрів, що застосовуються відразу до всієї діаграмі, таких як додавання заголовка, назви осей, сітки та ін, потрібно вибрати в меню Диаграмма команду Параметры диаграммы.

· • Щоб змінити спосіб відображення рядів даних або області діаграми, потрібно двічі клацнути на відповідному елементі діаграми. З’явиться діалогове вікно «Формат ряда данных» або, відповідно, «Формат области диаграммы».