Организационные методы и процедуры выполнения принятых решений

Все методики организационного структурирования исходят из разделения процесса управления на отдельные задачи с последующей координацией действий по их решению. Структуризация управления проходит следующие этапы: анализ характеристик организации как системы; определение функций, раскрывающих содержание процесса управления; учет функций и цикла разработки решений. Рассмотрим их более подробно:

- анализ характеристик организации как системы позволяет определить и сформулировать доминирующие функции управления объектами, выявить их содержание и тем самым указать их основные виды управленческой деятельности;

- определение функций, раскрывающих содержание процесса управления конкретной организации, проводится в соответствии с общими функциями: планирования, организации, координирования, мотивации и контроля;

- содержание цикла разработки решения представляет собой последовательное и комплексное осуществление разработанных и распределенных специальных функций управления в соответствии с подготовкой, принятием, внедрением, контролем и оценкой принятого управленческого решения.

Каждый из этапов процесса разработки управленческих решений может иметь методический инструментарий. Учет факторов осуществляется в соответствии со следующей методикой разработки:

- разработка стратегической цели организации осуществляется высшим руководством на основе проведенных исследований перспективы развития продукта и организации в целом;

- в соответствии с разработанной стратегической целью и производственными возможностями устанавливается ассортиментный набор продуктов;

- формируются подцели на основе прогнозируемых изменений внутренней и внешней среды предприятия. В них отражаются главные требования к продукту, определяются взаимосвязи с поставщиками, посредниками, клиентурой; делается прогноз деятельности конкурентов;

- сформулированное на предыдущих этапах «дерево целей» перерабатывается в «дерево функций», разрабатываются подробные планы действий;

- производится декомпозиция функций по структурным элементам, определяются взаимосвязи между структурными элементами по обеспечению производства продукта в условиях изменений;

- определяется управленческий цикл, проводится согласование общего процесса управления с деятельностью всех подразделений;

-разрабатывается наиболее эффективный путь делегирования полномочий, распределяются права, обязанности и ответственность за разработанные и принятые решения, указываются лица, принимающие решения, и их статус.

Организационно-управленческие решения оформляют в виде приказа или распоряжения, после чего они приобретают силу закона. Однако множество решений в организации мигрирует в виде устных указаний, заданий, пожеланий и подобных управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию действий и контроль за его выполнением. Организация выполнения управленческого решения включает следующие стадии:

1. Выяснение управленческого решения (организатором его выполнения). Это очень важная стадия, поскольку даже вполне обоснованное и реалистичное решение не может быть реализовано или выполнено полностью вследствие того, что не было правильно понято исполнителем.

Изучение решения начинается, как правило, с выяснения основной идеи, которую желает довести до исполнителей субъект управления (руководитель).

2. Решение вопроса о наличии или создании необходимых организационных предпосылок. Это может включать целый ряд организационных мероприятий, обеспечивающих выполнение решения. Одной из таких предпосылок может быть создание рабочей группы, определение ответственного за выполнением подобное.

3. Детализация управленческого решения При выполнении управленческого решения, особенно сложного, часто возникает потребность в детализации, которая заключается в разделении задачи на несколько составных частей и установления связей между ними. Практически это заключается в том, что каждое структурное подразделение получает определенную часть задания, доводит его до конкретного исполнителя с указанием сроков выполнения. Сложность детализации, помимо прочего, заключается и в том, чтобы избежать дублирования и выявить вопросы, которые не нашли своего четкого отражения в общем решении.

4. Подбор и расстановка исполнителей на основе их должностного осведомленности и компетентности. Решая данную задачу, руководитель рассматривает и учитывает комплекс организационных, кадровых, педагогических и психологических факторов. Здесь проявляется умение руководителя работать с подчиненными.

5. Доведение решения до непосредственных исполнителей, их инструктаж и обучение.

Условия эффективного функционирования организационных структур при реализации решений:

- организационная структура должна отражать цели и задачи организации;

- оптимальное разделение труда между органами управления и работниками;

- определение полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, установление системы вертикальных и горизонтальных связей;

-между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью, с другой, необходимо поддерживать соответствие;

-организационная структура управления призвана адекватной социально-культурной среде организации.

Кроме этого, на эффективное управление влияет размер организации, организационная структура, фазы жизненного цикла организации, уровень развития на предприятии информационных технологий.

Организация процесса выполнения решений: ресурсное обеспечение на стратегическом и тактическом уровнях

Ресурсная стратегия является частью общей стратегии, в которой уточняются возможности реализации совокупности потребительской, товарной и рыночной стратегий.

Модель управления ресурсами следует рассматривать в трех аспектах:

1. Стратегический аспект – сколько и каких ключевых ресурсов необходимо для реализации поставленных целей, как будут приниматься решения возможностей и ограничений в ресурсах.

2. Тактический аспект – сколько и каких ресурсов необходимо для организации и управления бизнес-процессами по воплощению стратегии, как будут осуществляться действия по синергии ресурсов в доход и прибыль.

3. Оперативный аспект – как будет реализоваться стратегия и тактика в практических действиях (бизнес-процессах).

Работа с ресурсами предусматривает действия в трех основных направлениях:

1. Привлечение необходимых и достаточных для реализации стратегии ресурсов.

2. Использование (применение) ресурсов в деятельности (тактика).

3. Наращивание ресурсной базы для воспроизводства и развития деятельности (инвестиции).

В ресурсной стратегии устанавливается:

1) Потребность в ресурсах – определение структуры (перечень и состав) необходимых и достаточных стратегических ресурсов.

2) Маркетинг ресурсов (исследование, описание).

3) Измерение и оценка ресурсов – сколько ресурсов необходимо для стратегических объемов, географии деятельности. Качество ресурсов, их влияние на критические факторы успеха и показатели эффективности.

4) Определение источников ресурсов. Риски по ресурсам.

5) Установление способов привлечения.

6) Определение стоимости ресурсов.

7) Расчет маржинального дохода.

Строение тактической системы управления:

Системы организации:

- Постановка целей.

- Разработка стратегии достижения целей.

- Система бизнес – процессов: разделение действий на операции, определение необходимых средств производства, квалификации работников под сложность процессов и операций.

- Система принятия решений и исполнения действий - организационную структуру под стратегию, бизнес – процессы, делегирование прав и ответственности, выделение ресурсов.

- Система корпоративных стандартов - правил и процедур принятия решений и осуществления действий в рамках стратегических целей, задач структурных подразделений, их функциональных обязанностей.

- Система подбора, расстановки кадров в рамках организационной структуры.

- Система создания и обеспечение средствами производства, труда (рабочие места, инфраструктура бизнеса).

- Система обеспечения материалами, сырьем и прочими ресурсами.

Системы управления:

- Системы функций управления: маркетинга и мониторинга внешней среды и рынков и других..

- Система функционального обоснования и обеспечения решений и действий.

- Система планирования и бюджетирования.

- Система измерения и оценки хозяйственных операций, активов, пассивов и других аспектов деятельности.

- Система сбора, обработки и предоставления информации.

- Система контроля и анализа результатов деятельности, выполнения стратегии.

- Система мотивации и стимулирования за результаты деятельности.