ПОНЯТИЕ ЦЕЛИ. ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ 3 страница
111. СУЩНОСТЬ МОТИВАЦИИ Управленческая деятельность имеет в своей основе управленческое воздействие. Такое воздействие в целях достижения высокой эффективности должно основываться на учете психологического восприятия индивидуума в организации. Поскольку человек представляет собой основной элемент организации, управленческое воздействие должно основываться на его психологических установках. Достичь высокой результативности управленческой деятельности позволяет изучение механизма мотивации. Мотивация — это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека. Основные понятия мотивации: 1) потребности — это то, что возникает и находится внутри человека. У каждого человека они различны, но между тем можно выделить достаточно общее для разных людей индивидуальное проявление потребностей. Человек может по-разному относиться к своим потребностям. Он может пытаться устранять потребности, удовлетворять их, подавлять или не реагировать на них; 2) мотив — это то, что заставляет человека совершать определенные действия. Мотив по своей природе находится внутри человека, имеет персональный характер. Для каждого человека эффективными будут различные мотивы. В сущности, мотив зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов; 3) мотивационная структура человека — совокупность мотивов, которая определяет поведение человека. Она обладает определенной стабильностью. Однако данная структура может меняться сознательно в процессе воспитания человека, его образования; 4) мотивирование представляет собой процесс воздействия на человека с целью побуждения его копре- деленным необходимым действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Именно мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в большой степени определяется эффективностью мотивирования. Этапы мотивирования: 1) выявление мотивовуправляемого субъекта. Важно найти те мотивы, использование которых позволит управляющему объекту достичь своих целей с помощью управляемого субъекта. Основной принцип — «я даю тебе то, что ты хочешь, а ты даешь то, мне что я хочу»; 2) формирование мотивационной структуры. На данном этапе осуществляет деятельность, которая по своей сути является воспитательной. Основное внимание сконцентрировано на том, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действии человека, и наоборот, ослабить действие тех мотивов, которые мешают эффективно управлять человеком; 3) стимулы. Это рычаги, с помощью которых вызывается действие определенных мотивов. Стимулами могут быть отдельные предметы, действия других людей, различные обещания, носители обязательств и возможностей и т.д. Важно знать, что реакция на одни и те же стимулы у различных людей неодинакова. Только в отношении конкретного человека или группы можно выстроить иерархию стимулов по степени действенности. Сам процесс использования стимулов в мотивации называется стимулированием. На практике используется широкий спектр форм стимулирования, каждый из которых показывает различную эффективность в разных условиях. Наиболее известные формы стимулирования моральное и материальное поощрение. 112. СОДЕРЖАТЕЛЬНЫЕ ТЕОРИИ МОТИВАЦИИ Мотивация — это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей. В теории организации рассматриваются два подхода к изучению теорий мотивации. Первый подход строится на исследовании содержательной стороны мотивации. Теории данного подхода базируются на изучении природы мотивации. Теория мотивации по А. Маслоу. Вазу данной теории составляет иерархия потребностей. А. Маслоу произвел группировку потребностей человека по степени важности: физиологические потребности, необходимые для выживания людей (потребности в еде, воде, отдыхе и т.д.); потребности в безопасности и уверенности в своем будущем (защита от физических и других опасностей со стороны окружающего мира, уверенность в том, что физиологические потребности и в дальнейшем будут удовлетворяться); социальные потребности, т.е. необходимость в социальном окружении; потребности в уважении, в признании окружающих и стремлении к личным достижениям, потребность самовыражения. А. Маслоу считал, что первые две группы потребностей являются первичными, а следующие три группы — вторичными. Все эти потребности он расположил в строгой иерархической последовательности в форме пирамиды, в основании которой расположены первичные потребности, а вершиной выступают вторичные. Логика такого построения состоит в том, что приоритетными для человека выступают потребности более низких уровней, что, безусловно, отражается на его мотивации. В поведении человека определяющим является удовлетворение его потребностей сначала низких уровней пирамиды, а потом, по мере удовлетворения этих потребностей, стимулирующим фактором становятся потребности более высоких уровней. Теория мотивации Дэвида МакКлелланда. Потребности более высоких уровней по мере развития системы экономических отношений начинают занимать все более значительное место в теории мотивации. 6 данной теории Дэвид Мак Клелланд утверждает, что структура потребностей высшего уровня человека сводится к трем основным факторам: стремлению человека к успеху, стремлению человека к власти, стремлению человека к признанию. В рамках теории успех понимается как личные достижения в результате активной деятельности человека, как его готовность участвовать в принятии сложных решений и нести за них ответственность персонально. Некоторые потребности в данной теории объясняются следующим образом. Стремление человека к власти должно не только говорить о его честолюбии, но и свидетельствовать о том, что он способен успешно работать на различных уровнях управления в организациях. Стремление к признанию характеризует способность быть неформальным лидером, иметь свое собственное мнение и уметь убеждать в обоснованности своей точки зрения окружающих. Теория мотивации Фредерика Герцберга. В результате повышающего интереса к влиянию материальных и нематериальных факторов на мотивацию людей возникла данная теория. В рамках данной теории Фредерик Герцберг создал двухфакторную модель, показывающую удовлетворенность работой. При этом первая группа факторов (гигиенические факторы) взаимосвязана с самовыражением личности, внутренними потребностями человека, с окружающей средой, в которой ведется работа. Вторая группа факторов в данной теории мотивации связывается непосредственно с характером и содержанием самой работы. Содержательные теории мотивации имеют своей целью исследование потребностей и выявление факторов, оказывающих воздействие на поведение людей. 113. ПРОЦЕССУАЛЬНЫЕ ТЕОРИИ МОТИВАЦИИ Мотивация — это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности. Процессуальные теории мотивации являются вторым подходом к изучению мотивации (после содержательных теорий мотивации). Они пытаются найти рецепты эффективного поведения для достижения конкретных целей. Теория ожиданий В. Врума. Данная теория предполагает, что необходимым условием мотивации человека является не только его потребность, но и выбранный тип поведения. В рамках этой теории считается, что поведение сотрудников определяется поведением руководителя, который в некоторых случаях стимулирует работу сотрудника; сотрудника, уверенного, что при определенных условиях он получит вознаграждение; сотрудника и руководителя, допускающих, что в случае определенного улучшения качества работы работнику будет выдано вознаграждение; сотрудника, сопоставляющего размер вознаграждения с суммой, необходимой для удовлетворения определенной потребности, Теория справедливости. Данная теория предполагает, что эффективность мотивации оценивается самим работником не по определенной группе факторов, а системно с позиции оценки вознаграждений, выданных другим работникам, работающим в похожем системном окружении. Другими словами, сотрудник анализирует собственный размер поощрения по сравнению с поощрениями своих коллег. Он также учитывает условия, в рамках которых работают он и его коллеги. Теория мотивации Л. Портера и Э. Лоулера. В основе этой теории лежит сочетание отдельных частей теории ожиданий и теории справедливости. Содержание данной теории состоит в том, что введены соотношения между вознаграждением и достигнутыми результатами труда Представители данной теории — Л. Портер и Э. Лоулер — использовали три переменные, с помощью которых можно, по их мнению, влиять на размер вознаграждения работника. Такими переменными являются затраченные усилия, личностные качества и способности человека, осознание своего места в процессе труда. Теория мотивации Дугласа Мак Грегора. Согласно данной теории руководитель может влиять на работника. Для влияния на работника могут быть использованы: задания, которые получает работник; качество выполнения задания; время получения задания; ожидаемое время выполнения задачи; средства, имеющиеся для выполнения задачи; коллектив, в котором работает подчиненный; инструкции, полученные подчиненным; убеждение подчиненного в посильности задачи; убеждение подчиненного в вознаграждении за успешную работу; размер вознаграждения за проведенную работу; уровень вовлечения подчиненного в круг проблем, связанных с работой. Дуглас Макгрегор полагал, что, основываясь на этих параметрах, можно осуществлять два совершенно различных подхода к управлению. Эти подходы были названы им «теория X» и «теория Y». «Теория X» характеризует авторитарный стиль управления работником (значительная централизация власти, жесткий контроль). «Теория Y» олицетворяет демократический стиль управления (делегирование полномочий, улучшение взаимоотношений в коллективе, учет мотивации исполнителей и их психологических потребностей). Впоследствии Уильям Оучи обосновал свое понимание вопросов данной теории. Его точка зрения получила наименование «теория Z» и «теория А». Данные теории он положил в основу обоснования отличий в управлении в японской и американской экономике. Оучи акцентирует внимание на непропорциональном внимании к технике и технологии в ущерб человеческому фактору. «Теория Z» основывалась на принципах доверия, пожизненного найма (как внимание к человеку), групповых методах принятия решений. Это делает прочной связь между людьми. 114. СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИИ В процессе управленческой деятельности менеджеры хозяйственной организации находятся в постоянной взаимосвязи между собой, при этом общение происходит как по вертикали, так и по горизонтали. В результате в целях нахождения резервов роста эффективности управления такое общение (взаимосвязь) было выделено в самостоятельный предмет исследования. Существует широкий и узкий смысл понятия «коммуникация». В широком смысле коммуникация — это процесс обмена информацией. В узком смысле коммуникация — это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией. Основу коммуникации составляет коммуникационный процесс. Под коммуникационным процессом понимают обмен информацией между двумя людьми и более. Цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена. Элементы коммуникационного процесса: отправитель — это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; сообщение — это собственно информация, закодированная с помощью набора символов; канал — это средство передачи различной информации; получатель — это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Известны определенные этапы коммуникации. зарождение идеи. Любой обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Сначала отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Важным условием эффективности коммуникации является то, что идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Важно, чтобы руководитель, генерирующий идею, понимал, что он не может не принимать во внимание, кому она адресована, как будет воспринята, будет ли понята. Кодирование и выбор канала. Передача информации отправителем должна начинаться с кодирования ее с помощью специальных характеристик (слов, интонации, жестов, мимики и т.п.). Кодирование превращает идею в сообщение. На данном этапе отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. В том случае, если канал непригоден для физического воплощения символов, передача становится невозможной. Передача. На данном этапе отправитель использует выбранный канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Здесь понимается физическая передача сообщения, которую многие члены коллектива по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. Декодирование. Этот этап предполагает расшифровку сообщения. Декодирование представляет собой перевод предаваемых символов отправителя в ход мысли получателя сообщения. Если символы, выбранные отправителем, приобретают точно такое же значение для получателя, последний будет точно понимать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Смысл сообщения будет понят однозначно в соответствии с идеей отправителя. Обратная связь. Данный этап особенно важен для коммуникации. Его наличие, или качественное исполнение, способствуют повышению эффективности коммуникации. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями в данном процессе. Шум. На всем пути следования информации возникают помехи, источники которого различны — использованный язык и различия в восприятии (например, различный статус руководителя и подчиненного). В результате смысл передаваемой информации может существенно изменяться. Искажения информации осуществляется на каждом этапе передачи информации. Чтобы исключить эти негативные явления, используется обратная связь. 115. ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ Под коммуникацией вообще понимают процесс обмена информацией. Существующие в хозяйственной организации коммуникации группируются по следующим видам; внешние и внутренние; одно- канальные и многоканальные; устойчивые и неустойчивые; формальные и неформальные; ситуационные и постоянные; мнимые и реальные; организационные и социально-психологические; экономические. В организации принята следующая типология коммуникации: между организацией и внешней средой. 8 данном случае удовлетворяются потребности хозяйственной организации в информации, обеспечиваются связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами, формируется и поддерживается имидж организации, решаются определенные маркетинговые задачи; внутриорганизационные коммуникации. Это коммуникации между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации. Внутриорганизационные коммуникации включают: а) нисходящий уровень вертикальных коммуникаций. В данном виде коммуникаций происходит передача информации с высшего уровня на низший по поводу текущих задач, рекомендуемых процедур, технологий, изменений приоритета, уточнения конфетных заданий и т.п.; б) восходящий уровень вертикальных коммуникаций. Данный вид коммуникаций представляет собой передачу информации с низшего уровня на высший о возникших идеях по поводу рационализации организации. В том случае, если руководитель посчитает, что идея заслуживает поддержки, он сообщает о ее сути на следующий, более высокий уровень. В данном случае инициатива, возникшая на низшем уровне, поднимается на самый верх, последовательно проходя все промежуточные уровни иерархии управления, такого рода коммуникации исполняют функцию оповещения высших органов о том, что происходит на низших уровнях управления. Формами коммуникаций такого вида являются отчеты, предложения и объяснительные записки; в) коммуникации по горизонтали. Подобные коммуникации осуществляются между различными функциональными подразделениями. Они дополняют информацию по нисходящей и восходящей вертикали и необходимы для координации их деятельности. Руководство любой хозяйственной организации стремится к тому, чтобы все специализированные подразделения адекватно работали, реализуя общую цель и конкретные подцели организации; г) коммуникации между руководителем и подчиненным. Такие коммуникации непосредственно связаны с обменом информацией (главным образом по вертикали). Основными участниками коммуникационного процесса в данном случае выступают два вида субъекта — управляющий и управляемый. Коммуникации между руководителем и его командой являются разновидностью данной группы коммуникаций. В силу большого количества участников процесса коммуникаций каждый имеет возможность внести свой вклад в повышение эффективности действий команды. Коммуникационные процессы такого характера позволяют более эффективно, четко, а главное — оперативно и с меньшими ошибками решать стратегические и текущие цели и задачи организации; д) коммуникации между неформальными группами и сообществами, имеющимися в организации. Данный вид коммуникаций может охватывать целый комплекс связей — от бытовых связей до связей, затрагивающих производственные процессы, кадровые перестановки и т.п. Данные коммуникации основаны на информации, которая циркулирует по каналам неформального общения, т.е. слухах, которые имеют непроверенный характер. Такого рода слухи могут инициироваться руководителем, чтобы проверить реакцию персонала на интересующие руководство вопросы. 116. СТУПЕНИ ПРОТИВОРЕЧИЙ ПРИ КОММУНИКАЦИЯХ В процессе коммуникации в организационных системах могут возникать противоречия. В теории организации и управления в связи с этим выделяются для подробного изучения следующие ступени коммуникации; 1) различие. Данная ступень является самой спокойной по степени напряженности. При этом руководитель и подчиненные, как правило, достигают взаимопонимания в целях, основных средствах и методах выполнения задания. Однако возможен различный подход к отдельным сторонам реализации поставленной цели (задачи) со стороны руководителя и подчиненных. В целом данное противоречие не мешает успешному выполнению задания по схеме, предложенной руководителем. В большинстве случаев предлагаемые идеи подчиненных остаются нереализованными. Данная ступень противоречия может возникать при нововведениях в отлаженном механизме взаимодействия. Отрицательные эмоции в данном виде противоречии, как правило, не накапливаются. Руководитель может длительное время поддерживать в компании противоречия на ступени «различие». Со стороны коллектив и руководитель будут представлять одну сильную команду, которая может добиться больших успехов, Данная ступень противоречия может использоваться в основном для коллективов, применяющих мало меняющуюся, отработанную технологию производства, а также при высоком профессионализме и авторитете руководителя или специалиста; 2) поляризация. Данная ступень противоречий в коммуникациях выявляется тогда, когда между руководителем и исполнителями наблюдается взаимопонимание в целях (задачах), но различны подходы к средствам и методам их реализации. При этом подчиненные предлагают не отдельные новшества, а целый комплекс новых средств и методов. Это не мешает достигать поставленной руководителем цели заданным им путем. В условиях популяризации у руководителя и подчиненного отрицательные эмоции носят кратковременный характер и не накапливаются; 1) столкновение — вид ступени противоречий, при котором наблюдается сильное нервное напряжение в отношениях между руководителем и подчиненными при выполнении заданий. В условиях столкновения только часть цели сопровождается пониманием иподдержкой. Руководитель и подчиненные формируют для себя частные цели, задачи и предлагают различные способы их реализации. Столкновение положительно протекает в проектных и опытных организациях, где важно не авторство, а конкретный результат (новый товар, услуга, информация или знания); 2) антагонизм. В коммуникациях данная ступень противоречий характеризуется сравнительно сильным нервным напряжением при выполнении заданий в отношениях между руководителем и подчиненными. Антагонизм характеризуется принципиально разным подходом руководителя и подчиненного ко всем элементам задания: по-разному понимаются общие и частные цели, средства и методы их реализации. Антагонизм в основном возникает при попытке решении новых задач специалистами, имеющими примерно одинаковый уровень профессиональной подготовки. Руководители организаций или их функциональных подразделений могут спровоцировать антагонизм случайно или целенаправленно. В каждом случае последствия могут быть непредсказуемыми, Коммуникационный процесс в данном случае будет характеризоваться большим шумом. В результате сообщение от руководителя к подчиненному или от одного подчиненного к другому подчиненному будет передаваться с помехами. В итоге смысл передаваемых сообщений будет искажен. Антагонизм может вызывать, несмотря на явно негативный характер, появление особенно оптимального решения по всем параметрам либо разрушительное воздействие (ссоры, угрозы и т.д.). 117. ВЗАИМОСВЯЗЬ КОММУНИКАЦИИ И ИНФОРМАЦИИ Управление в организационных системах может рассматриваться как процесс обмена информацией. В таком понимании процесс управления близок к коммуникации. Использование такого аспекта анализа предполагает исследование основных характеристик коммуникаций в организации и основных принципов взаимосвязи коммуникации и информации. Коммуникация выступает связующим процессом реализации управленческих функций. Коммуникация представляет собой деятельность по созданию условий по сбору, анализу и обмену различной информацией между организацией и ее внешним окружением, между различными уровнями управления, между различными подразделениями организации и людьми, направленную на достижение поставленной цели. Осуществление коммуникации — это связующий процесс, необходимый для реализации всех управленческих функций. Взаимосвязь информации, коммуникации и управления. От способностей руководителя по работе с информацией зависит своевременность реализации управленческих функций. Менеджер постоянно должен решать, какая информация ему необходима и когда. Он обязан предвидеть потребность в информации до возникновения проблемы. В его полномочия входит принятие решения по поводу того, какую информацию он будет использовать, чтобы выявить существование самой проблемы, и какие виды информации будут для него наиболее надежными. Для решения данных задач менеджер должен оценить потенциальную ценность различных видов информации. Точность определения потребностей в информации во многом определяет эффективность принимаемых управленческих решений. Б связи с этим актуальной является задача планирования информации, входе которого должны определяться цели использования информации, методы сбора информации, методы обработки информации, система приоритетных источников информации, размер ресурсов для получения требуемой информации, основные исполните ли сбора, обработки и представления информации, значения основных параметров информации для достижения требуемой эффективности управленческих решений (как то достоверность, оперативность и т.д.). Соотношение коммуникации и информации. Часто понятие «коммуникация» отождествляется с понятием «информация». Иногда коммуникацию рассматривают в качестве результата информационного обеспечения управления. На самом деле коммуникация представляет собой явление социально- экономическое, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности. Коммуникация характеризует такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, интуиция и др. Такие параметры составляют основу коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация представляет собой внешнее проявление коммуникации, эго ее результат. В то же время информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. В свою очередь, коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Коммуникация не является исключительно информацией. Но это не значит, что коммуникацию можно противопоставить информации или рассматривать в отрыве от информации. Понятно, что информация играет центральную роль в процессе коммуникационного существования человека и группы людей. Важность информации обусловлена тем, что без информации невозможно было бы установление связей Для того чтобы деятельность была эффективной, необходимы систематический- обоснованный отбор и поиск информации, а для этого следует понимать, что всех людей соединяют интересы, а не информация. 118. СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ Организационные системы функционируют и развиваются с различным уровнем эффективности, важным фактором, позволяющим существенно увеличить эффективность организации, является организационная культура. Успех работы организации в рыночных условиях в значительной мере зависит от ее репутации как делового партнера. Репутация имеет совершенно определенное конкретное материальное выражение. Репутация предприятия определяется для какой-либо организации его надежностью как партнера, качеством выпускаемой продукции и некоторыми другими факторами. Все эти моменты можно описать понятием организационной культуры. Организационная культура представляет собой комплекс целей и ценностей, стратегий, качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг, правил поведения и моральных принципов работников, позволяющий поддерживать высокую репутацию фирмы в деловом мире, Организационная культура характеризует отношение фирмы к законности, личности, качеству выпускаемой продукции, системе финансов и производственным обязательствам, степени открытости и достоверности информации. Организационная культура воплощается в системе правил, традиций, ритуалов и символов, постоянно дополняющихся и совершенствующихся. Взаимосвязь национальной и организационной Культур. Организационная культура подвержена влиянию национальной культуры. Часто черты и характеристики национальной культуры какого-либо народа дают возможность понять характерные особенности элементов организационной культуры. Параметры национальной культуры: физическая среда (люди, живущие в горной местности, сталкиваются с другими проблемами повседневной жизни, чем те, кто живет в пустынной, изолированной местности); общие системы ценностей и верований (религия во всех пониманиях является важным источником культуры), исторический»опыт (люди, которые пережили многие войны и межгосударственные конфликты, отличаются упорным стремлением отстаивать элементы национальной культуры; различия в историческом прошлом накладывают отпечаток на фольклор, литературу и т.д.); уровень развития (чем больше развита экономика, тем сильнее тенденции к развитию индивидуализма). Элементы организационной культуры: индивидуальная автономность (степень ответственности, независимости и возможности проявления инициативы работниками в организации); структура (взаимодействие органов управления организации и отдельных лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля), направление (уровень формирования целей и направлений деятельности организации); интеграция (степень поддержки отдельных частей (субъектов) организации для обеспечения скоординированной деятельности); управленческое обеспечение (степень соблюдения четких коммуникационных связей а организации); поддержка (уровень помощи подчиненным, оказываемой руководителями); стимулирование (степень зависимости вознаграждения работника от результатов труда); идентифицированность (степень отождествления отдельных работников с организацией); управление конфликтами (степень разрешаемости конфликтов в организации); управление рисками (степень поощрения инновационной активности и принятия риска на себя). Организационная культура может стать предметом анализа. Ее анализ проводится в том случае, если необходимо установить ее реальное состояние в целях повышения ее уровня. Обычно современные организации постоянно стремятся развивать свою организационную культуру. Это позволяет им выигрывать в конкурентной борьбе, создавая устойчивые конкурентные преимущества. В разных компаниях могут иметься различные приоритеты в развитии организационной культуры. 119. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ
|