Организация тендера

PR-сопровождение организаций, крупные PR-кампании, а в ряде случаев даже отдельные PR-акции проводятся на тендерной (конкурсной) основе.

К участию в тендере привлекают профессиональные PR-агентства, а смысл их привлечения заключается в поиске наиболее оптимальных с точки зрения качества и стоимости коммуникационных программ, предназначенных к реализации в ходе того или иного проекта.

Тендер является перспективной формой переговорного процесса, позволяющей в соответствии с точными условиями выработать и получить адекватные задачам проекта предложения.

Необходимость проведения тендеров мотивируется и еще одним моментом. Основной набор PR-услуг, предлагаемый любым PR-агентством, по большей части одинаков. В то же время креативные возможности PR-фирм и расценки на услуги существенно разнятся. Выяснить их реальный «вес» в ходе ознакомления с рекламными проспектами вряд ли возможно — требуется более глубокий подход, в качестве которого и может фигурировать тендер.

Выделяются открытые и закрытые тендеры. Первые объявляются публично, а участие в них может принять любой желающий. Во втором случае к тендеру приглашают заранее определенные агентства, которые выбирает заказчик по их соответствию профилю будущей работы, рейтингам и другим объективным и субъективным критериям.

К числу открытых тендеров относятся международные. Например, в качестве заимодавца активно работает Международный банк реконст-

рукции и развития (МБРР). Он периодически выделяет финансовые средства на такие важнейшие направления реформирования российской экономики, как приватизация, проведение залоговых аукционов крупнейших госпредприятий, реструктуризация угольной отрасли, структурная перестройка системы социальной защиты населения. Часть средств займов банка используется на оказание консультационных услуг по реализации программ формирования общественного мнения о конкретных направлениях реформы. В связи с этим и проводятся тендеры, непосредственными организаторами которых выступают различные фонды, центры подготовки и реализации проектов технического содействия и другие аналогичные структуры.

На первом этапе проведения тендера заинтересованная сторона публикует объявление о предстоящем конкурсе вместе с общими условиями его проведения. В качестве примера приведем выдержки из «Объявления о закупках по проекту содействия структурной перестройке системы социальной защиты населения (СПИЛ)», опубликованного в 2000 году Российским фондом социальных реформ:

«...2. Правительство Российской Федерации получило от Международного банка реконструкции и развития (Всемирного банка) заем для финансирования Проекта содействия структурной перестройке системы социальной защиты населения (проект СПИЛ) и намеревается использовать часть средств этого займа на оплату услуг консультантов по следующим направлениям:

-проведение кампании информирования общественности о концепции новых трудовых отношений: разъяснение сути намеченных преобразований в области трудовых отношений, их социально-экономической обоснованности и соответствия интересам работников; создание атмосферы информационной открытости при обсуждении разрабатываемых законопроектов и обеспечении их поддержки общественностью; формирование благоприятных общественных ожиданий в отношении последствий принятия нового Трудового кодекса.

3. Российский фонд социальных реформ (РФСР), осуществляющий управление проектом СПИЛ, приглашает организации, заинтересованные в выполнении данных консультационных услуг, принять участие в конкурсе. Заинтересованные организации должны представить информацию, подтверждающую их квалификацию и опыт в выполнении данных услуг, а также сведения, характеризующие финансовое состояние организации и наличие соответствующим образом обученного штата сотрудников. Организации могут подавать совместные заявки. РФСР использует полученную информацию для формирования списков организаций - участников конкурса, которые получат запрос на подачу предложений по оказанию консультационных услуг...»

Помимо публикации такое объявление может выборочно рассылаться заинтересованным сторонам.

В случае согласия участвовать в тендере PR-агентства письменно информируют об этом заказчика. Последний зачастую просит указать в ответах предварительные сведения об агентстве и его возможностях: справ-

ки об истории агентства; выполненных проектах, имеющих то или иное отношение к новому проекту; интеллектуальном, организационном и техническом потенциале.

После первичного отбора и составления так называемого короткого списка (обычно из трех—пяти агентств) данным структурам предлагается написать предложения по проведению требуемой работы на основе технического задания. В условиях международных тендеров, когда в тендерной комиссии участвуют зарубежные специалисты (как правило, представители международной организации, выделяющей денежные средства на информационную, образовательную или иную PR-программу), это задание вырабатывается совместно членами тендерной комиссии и агентствами, попавшими в «короткий список» («щот-лист»).

Затем агентства (в текстах тендерной документации они называются консультантами) готовят для заказчиков (в тендерной документации -клиентов) предложения о том, как, по их мнению, можно выполнить задание, какой потребуется бюджет, какие информационные каналы следует задействовать, и т.д. На основе этих материалов клиент и принимает решение.

В более развернутой форме последовательность действий организаторов классического (официального, формального) тендера выглядит следующим образом:

— оглашают условия конкурса;

— объявляют конкурсную комиссию;

— объявляют сроки представления предложений — технического и финансового;

— в означенные сроки в комиссию представляют предложения;

— по специальным критериям и шкалам тендерная комиссия рассматривает предложения — варианты технического предложения на предмет качества по своей сути; варианты финансового предложения — на предмет наименьших затрат;

— сочетают варианты технического и финансового предложений и выбирают победителей тендера;

— заключают договор заказчика-клиента с исполнителем-консультантом и начинают практическую работу.

Остановимся на содержании указанных этапов подробнее.