Тендерная документация
Каждому этапу тендера соответствует определенный набор документации. Так, письмо-приглашение к участию в тендере имеет целью уведомление PR-агентств о тендере и включает краткую информацию о клиенте и проекте, предлагаемом для выполнения. Здесь же оговариваются сроки подачи заявки на участие в тендере. Знакомство клиента с консультантом может происходить как на основе изучения информации о нем, так и в ходе очной презентации. Агентствам — участникам «шот-листа» направляется приглашение к подаче предложений (ППП) — комплект документов, включающий: — информацию для агентств; — техническое предложение — стандартные формы; — финансовое предложение — стандартные формы; — техническое задание; — стандартные формы контрактов. Следует добавить, что в рамках ППП каждому агентству предъявляется список агентств, которые также получили ППП идентичного содержания. Среди документов в пункте «Информация для агентств» — подробное описание процедуры взаимодействия заказчика с агентством на протяжении всех этапов тендера, включая подачу, получение, вскрытие и оценку предложений, составление договора, а также рекомендации и требования заказчика по составлению технического и финансового предложений. Оговариваются дополнительные вопросы, например: — язык(и), на котором(ых) должны быть представлены предложения; — примерное число человеко-дней для выполнения задания; — необходимые требования к опыту предлагаемых ключевых сотрудников; — валюта, в которой могут производиться расчеты и осуществляться платежи по контрактам; — сроки представления предложений; — дата, время и адрес вскрытия финансовых предложений; — адрес клиента. Раздел «Техническое предложение (ТП) — стандартные формы» включает следующие подразделы: — форма подачи ТП; —рекомендации агентства (сведения о предыдущих проектах и отзывы заказчиков об их исполнении); — методологический подход и рабочий план для выполнения задания; — состав рабочей группы и задача каждого члена группы; — резюме предлагаемых профессиональных сотрудников; — график работы персонала агентства; — график мероприятий проекта; — список привлеченных консультантов с их краткими характеристиками; — комментарии и предложения консультантов по техническому заданию (замечания, касающиеся данных, услуг и средств, предоставляемых заказчиком). Резюме персонала агентства, занятого в проекте, содержит, как правило, следующие пункты: — предлагаемая должность; — наименование организации; — Ф.И.О. сотрудника; — профессия; — год, число и месяц рождения; — стаж работы в агентстве; — гражданство; — членство в общественных организациях; — порученные задания; — основная квалификация; — образование; — опыт работы с указанием в обратном порядке должностей и предыдущих мест работы; — знание языков; — подтверждение достоверности информации, изложенной в резюме, со стороны уполномоченного представителя. Раздел «Финансовое предложение (ФП) — стандартные формы» включает следующие подразделы: — форма представления ФП; — общая сумма расходов по заданию; — оплата труда (помесячное вознаграждение сотрудников при выполнении работ); — возмещаемые командировочные расходы (транспорт, гостиница, суточные); — затраты на организацию мероприятий; — прочие расходы (например, телекоммуникации, полиграфия). Финансовое предложение сопровождается письмом, где указываются стоимость такого предложения, наименование услуг, за которые выплачиваются комиссионные и премиальные суммы, а также координаты и должность контактного лица. Важным является раздел «Техническое задание» (ТЗ). Здесь содержится обоснование необходимости участия в данном проекте PR-агентств и указываются цели задания, услуги, которые должны быть оказаны PR-агентством в рамках ТЗ, а также подробно расписывается этапность работ, необходимых для реализации данных услуг. В ТЗ разъясняются желаемые результаты работ, сроки и график их выполнения, формулируются критерии оценки предложений, описываются процедуры мониторинга и оценки результатов работы. ТЗ начинается с исходной информации, призванной ввести будущего исполнителя в курс PR-кампании. Так, в ТЗ по организации и проведе- нию информационной кампании для населения по вопросам выплаты пособий для детей показано, каким образом Правительство РФ приступило к совершенствованию государственной социальной политики, и в частности к реформированию системы выплаты пособий на ребенка. ...Выплаты данных пособий производятся в соответствии с российским законодательством из средств бюджетов субъектов Федерации и учитываются при взаиморасчетах федерального бюджета и бюджетов субъектов Федерации. Но в условиях повсеместного дефицита бюджетных средств всех уровней возникла проблема задержки выплаты пособий на местах. Субъекты Федерации испытывают хроническую нехватку средств для выполнения обязательств государства перед населением, причем дефицит средств и рост задолженности приобретают характер перманентной прогрессии. В этих критических условиях в качестве вынужденной меры многие регионы пошли на неординарный шаг - погашение задолженности путем взаимозачетов по оплате коммунальных услуг, путевок в детские санатории и пансионаты, выдачи продуктов и иных товаров в счет суммы задолженности. Этот шаг снизил, а в некоторых регионах остановил рост задолженностей, но тем не менее остроту проблемы не снял. Тогда исходя из ограниченности бюджетных средств, а также учитывая, что наиболее нуждающиеся семьи оказались без одного из немногих стабильных источников доходов, законодатели приняли решение о введении учета среднедушевого дохода семьи в качестве критерия для предоставления пособия на ребенка. Теперь по законодательству пособия предоставляются семьям, среднедушевой доход которых не превышает 200 процентов величины прожиточного минимума. Для успешной реализации намеченных государством мероприятий в социальной сфере требуется создание эффективной системы информирования общественности о происходящих переменах. Цель - достижение взаимопонимания и снижение сопротивления, связанного с недоверием к реформам... В ТЗ определяются итоги предварительной работы экспертов заказчика, указываются «узкие места» в текущей информационной и разъяснительной деятельности среди населения и СМИ по требующему PR-поддержки вопросу, рассматриваются также возможные положительные тенденции в информировании, которые нуждаются в закреплении при реализации проекта. Например, в ТЗ тендера на информационное обеспечение реформы выплаты детских пособий основные итоги предварительной работы определялись так: ...Предварительный этап работы над проектом позволил сделать несколько принципиальных выводов, существенных для дальнейшей деятельности. В частности, выяснились следующие обстоятельства, которые необходимо учесть: - недостаточная информированность большинства журналистов центральных газет относительно приоритетных направлений социальной политики, чему способствует в числе прочего отсутствие жесткой специализации сотрудников большинства изданий (теле- и радиопрограмм), корреспонденты которых, пишу- щие и вещающие на социальные темы, работают в отделах оперативных новостей. В поле их внимания находятся десятки и сотни самых разнообразных сюжетов, и они не сосредоточиваются, как правило, на одной или двух темах; - недостаточная информированность журналистов относительно существующей в стране ситуации с выплатой детских пособий, в том числе слабая информированность о последних решениях правительства в этой области; - существование стойких стереотипов в общественном сознании в отношении социальной политики правительства (например, утверждение, что «правительство ищет любые возможности сэкономить на нуждах населения»); - приверженность некоторых журналистов расхожим стереотипам, отсутствие глубокого понимания стратегии социальной политики; - разная степень заинтересованности различных СМИ в адекватной оценке ситуации. Так, некоторые издания, предпочитающие сенсационность глубокому анализу, фокусируют внимание аудитории на «катастрофическом положении дел», указывают не на пути решения проблемы задолженности по пособиям, а на низкий уровень пособия как такового. В то же время издания, ориентированные на серьезный анализ, не только дают более подробную и взвешенную информацию на тему, но и показывают направления государственной политики в данной области; - необходимость особого внимания вопросам просвещения журналистского сообщества, для чего недостаточно одних лишь информационных мероприятий типа брифингов и пресс-конференций - необходима работа с редакторами газет, руководством телекомпаний и радиопрограмм, с журналистским активом регионов; - необходимость рассмотрения позитивного опыта решения проблемы в форме не только цифр и объемов выплат, но и живых сюжетов, показывающих, как конкретным людям в том или ином регионе в результате нового подхода была оказана помощь, для чего требуется выявить и подготовить информационные материалы о таких примерах... Далее определяются цели и задачи кампании с указанием на то, что их результативность должна подтверждаться социально-психологическими исследованиями и мониторингом СМ И. Вот основные цели и задачи кампании по реформе выплаты детских пособий: ...Главной целью проведения информационной кампании является информирование населения Российской Федерации о новом порядке начисления детских пособий, о существующем положении дел в этой области, о шагах правительства по реформированию этой системы и новых подходах к решению вопроса своевременной выплаты пособий и ликвидации задолженности, о перспективах адресного подхода к решению проблемы. Целью кампании является также формирование позитивного имиджа социальной политики правительства, включая новые подходы к начислению и выплатам пособий на ребенка. Информационная кампания должна стимулировать граждан России к активному участию в обсуждении проблем государственной поддержки семьи. Организация информационной кампании должна строиться с опорой как на инициирование общественной дискуссии, так и на активизацию работы с региональными СМИ с широким привлечением существующих информационных сетей. Особое внимание следует уделить разъяснению ряда непопулярных мер, объективно связанных с переходом на систему адресной помощи, а также вопросу преодоления негативных стереотипов, существующих на сегодняшний день в общественном мнении относительно новых социальных инициатив правительства. Важно информировать общественность о практических результатах, достигаемых в регионах России, об успехах нового подхода к назначению пособий на детей (информация о конкретных сюжетах, о тех областях, где удалось ликвидировать задолженность, и т.д.)... Помимо общих формулировок ТЗ предполагает проведение конкретных акций и создание определенных информационных продуктов, например: ... - необходимо силами специалистов, работающих в команде исполнителя, создавать модельные материалы для распространения по информационным сетям. В Москве, например, могут быть подготовлены интервью первых лиц министерства, в регионах - конкретные репортажи с мест, которые должны распространяться параллельно; - необходимо создать небольшой буклет о приоритетах социальной политики правительства в помощь журналистам, пишущим и вещающим на социальные темы; - целесообразно издать большим тиражом краткие листовки и информационные брошюры, разъясняющие новые подходы, для распространения среди широких слоев населения... Далее формулируются особенности взаимодействия будущего исполнителя с заказчиком и требования к отчетности. Предусматривается график представления промежуточных, поэтапных и итогового отчетов о проведенной деятельности. В качестве отчетных материалов по результатам работы могут выступать следующие: — публикации печатных СМИ, видео- и аудиозаписи теле- и радиопрограмм, материалы интернет-сайтов; — информационные материалы, предназначенные для распространения на мероприятиях для СМИ (пресс-релизы, бэкграундеры, заявления и пр.); — результаты изучения общественного мнения; — адресные и иные базы данных; —реклама, в том числе ее эскизы и фотографии наружной рекламы; — образцы издательской продукции (брошюры, листовки, буклеты, плакаты) и т.п.
|
