Техническое обеспечение системы управления персоналом

Функционирование службы управления персоналом организации и внедрение автоматизированных систем управления кадрами требует целого комплекса технических средств. Основу комплекса технических средств составляют ПЭВМ.

Основной принцип разделения труда между человеком и машиной состоит в том, что технике передаются формализованные, наиболее трудоемкие операции и технические процедуры по преобразованию информации, а человек сохраняет за собой основные аналитические и управленческие функции, экономический анализ, принятие решений, контроль и т.д.[13]

В результате перевода ряда операций на ЭВМ значительно сокращаются затраты труда на ручные, малопроизводительные операции и увеличиваются элементы аналитического, творческого труда. Исследования показывают, что с внедрением автоматизированных систем управления аналитическая работа специалиста увеличивается более чем в полтора раза, несколько сокращается проверка документов, на треть – вычислительные операции и т.п. Одновременно с сокращением операций возникают новые трудоемкие виды работ: формулировка задач для ЭВМ, подготовка и корректировка исходной информации.

Примером использования ПЭВМ для решения кадровых задач может служить отбор кандидатов на замещение вакантных должностей, обладающих наиболее рациональным сочетанием личностных и деловых качеств, учет состава и движения кадров, подготовка данных о личном составе кадров по запросу органов управления, подготовка данных для форм государственной статистической отчетности и т.п.

Целесообразна реализация модульного принципа построения автоматизированной системы работы с кадрами, что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции.

Так, один из вариантов построения информационной системы по кадрам включает пять следующих модулей.

«Штаты» – формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом.

«Приказы» – подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением.[14]

«Кадры» – формирование базы данных о сотрудниках, включая сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.

«Справки» – поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.

«Статистика» – подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени.

На последующих этапах развития системы решаются задачи:

- аттестации кадров;

- подбора и расстановки кадров;

- планирования потребности и расстановки специалистов и др.

Возможность выбора наилучшего варианта из нескольких, позволяет шире использовать ПЭВМ для планирования перемещения и продвижения работника.

Постановка на ЭВМ целого ряда аналитических и расчетных задач являются примерами новых, более современных и точных способов управления кадрами.