Характеристика персональной информации в процессе управления

Процессы, связанные с автоматизацией работы кадровой службы фирмы, предусматривают создание требуемых программных продуктов, позволяющих быстро и качественно получить требуемую информацию о работе фирмы. Современная компьютерная система по управлению персоналом должна представлять собой комплекс взаимосвязанных задач, исключающий дублирование ввода информации и обеспечивающий доступ к данным всех служб предприятия, в них заинтересованных.[1]

Внедрение компьютерной системы, как показывает практика, обеспечивает повышение эффективности управления персоналом на основе оперативных данных о состоянии работников предприятия (за счет достоверности, целостности данных и компьютеризации обработки персональной информации).

При этом предоставляется возможность учета кадровых данных по работникам, включая профессию, образование, состав семьи, стаж работы и т.д.). Кроме того, обеспечивается учет перемещений по должностям, профессиям, подразделениям и т.д.

Компьютерная система управления персоналом, в отличие от системы учета персонала, – это другой уровень задач (так же, как и задачи, стоящие перед дирекцией по работе с персоналом, имеют мало общего с задачами существовавших ранее на предприятиях отделов кадров).

Таким образом, переход от учета к управлению персоналом – это не столько добавление новых процессов, сколько расширение возможностей по регулированию наличного или потенциального состава персонала, анализу его состояния, планированию необходимых изменений и финансов, прямого оперативного доступа к информации о персонале и др.

Информация о персонале должна отвечать требованиям, указанным в таблице.

Требования, предъявляемые к персональной информации предприятия[2]

№ п/п	Общие требования	Частные требования	Особенные требования
	Достоверность	Простота	Адресность
	Актуальность	Наглядность	Прогностичность
	Содержательность	Сопоставимость	Систематизированность
	Достаточность	Преемственность	Востребованность
	Доступность	Непрерывность	Конфиденциальность
	Полезность	Формализованность	Доверительность
	Экономичность	Периодичность	Целенаправленность
	Другое	Другое	Другое

 

Под персональной информацией понимается совокупность знаний о работнике, т.е. сведения, уменьшающие неопределенность знаний о кандидате на должность или работнике фирмы. Информация является одним из ценных ресурсов, который используется в управленческой деятельности, особенно это относится к принятию кадровых решений.

По стадиям образования персональная информация может быть как первичной, так и вторичной. Первичная информация, как правило, возникает и фиксируется непосредственно в процессе найма работника на фирму. После обработки она превращается во вторичную и используется в управлении персоналом при решении множества задач. Вторичная информация подразделяется на промежуточную, которая подвергается последующей обработке, и результативную, которая является окончательно обработанной и служит оперативным материалом для руководства кадровой службы и фирмы в целом.

По степени стабильности различают постоянную информацию, которая не изменяется в течение длительного времени или никогда (Ф.И.О., дата рождения, место рождения и т.д.), условно-постоянную информацию, которая сохраняется неизменной до года (нормы времени на выполнение операций), и переменную информацию, которая может изменяться (сведения о занимаемых должностях, зарплате и т.д.).

По роли в управлении различают нормативно-справочную информацию (обычно постоянная или условно-постоянная, различные законодательные акты, кодекс законов о труде, должностные инструкции), текущую (или оперативную), содержащую сведения на определенный момент времени и накапливаемую за какой-то период времени.[3]

Информация группируется по фазам управления (прогнозная, плановая, учетная, контрольная, отчетная, аналитическая) и по функциям управления (подбор, оценка, создание резерва, повышение квалификации и т.д.).

По отношению к управляемому объекту различают внешнюю и внутреннюю, входную, промежуточную и выходную информацию.

Информационная потребность – это достаточно сложная социально-экономическая категория. Работники фирмы могут быть охарактеризованы с помощью информации, которая отражает состояние, движение и изменение в период их трудовой деятельности. Совокупность всех данных о персонале предприятия представляет собой информационную структуру, необходимую для более эффективной работы с персоналом.

Состав персональных учетных сведений, как правило, обосновывается перечнем задач, решаемых с помощью ПЭВМ. Необходимо помнить, что от своевременности обеспечения руководства информацией, от полноты и достоверности ее зависит качество принимаемых решений по найму, отбору и использованию персонала на конкретной фирме.

Известно, что кадровые системы на 70–80% – справочники, рассчитанные на своевременное получение информации по обращенным к ним запросам. Следовательно, в их основе должна лежать система управления базами данных (СУБД) с развитыми возможностями и удобные средства работы с классификаторами. Поэтому при знакомстве с системами следует уделять внимание технологическим аспектам, аналитическим возможностям и средствам подготовки отчетов.