Характеристика персональной информации в процессе управления

Процессы, связанные с автоматизацией работы кадровой службы фирмы, предусматривают создание требуемых программных продуктов, позволяющих быстро и качественно получить требуемую информацию о работе фирмы. Современная компьютерная система по управлению персоналом должна представлять собой комплекс взаимосвязанных задач, исключающий дублирование ввода информации и обеспечивающий доступ к данным всех служб предприятия, в них заинтересованных.[1]

Внедрение компьютерной системы, как показывает практика, обеспечивает повышение эффективности управления персоналом на основе оперативных данных о состоянии работников предприятия (за счет достоверности, целостности данных и компьютеризации обработки персональной информации).

При этом предоставляется возможность учета кадровых данных по работникам, включая профессию, образование, состав семьи, стаж работы и т.д.). Кроме того, обеспечивается учет перемещений по должностям, профессиям, подразделениям и т.д.

Компьютерная система управления персоналом, в отличие от системы учета персонала, – это другой уровень задач (так же, как и задачи, стоящие перед дирекцией по работе с персоналом, имеют мало общего с задачами существовавших ранее на предприятиях отделов кадров).

Таким образом, переход от учета к управлению персоналом – это не столько добавление новых процессов, сколько расширение возможностей по регулированию наличного или потенциального состава персонала, анализу его состояния, планированию необходимых изменений и финансов, прямого оперативного доступа к информации о персонале и др.

Информация о персонале должна отвечать требованиям, указанным в таблице.

Требования, предъявляемые к персональной информации предприятия[2]

Под персональной информацией понимается совокупность знаний о работнике, т.е. сведения, уменьшающие неопределенность знаний о кандидате на должность или работнике фирмы. Информация является одним из ценных ресурсов, который используется в управленческой деятельности, особенно это относится к принятию кадровых решений.

По стадиям образования персональная информация может быть как первичной, так и вторичной. Первичная информация, как правило, возникает и фиксируется непосредственно в процессе найма работника на фирму. После обработки она превращается во вторичную и используется в управлении персоналом при решении множества задач. Вторичная информация подразделяется на промежуточную, которая подвергается последующей обработке, и результативную, которая является окончательно обработанной и служит оперативным материалом для руководства кадровой службы и фирмы в целом.

По степени стабильности различают постоянную информацию, которая не изменяется в течение длительного времени или никогда (Ф.И.О., дата рождения, место рождения и т.д.), условно-постоянную информацию, которая сохраняется неизменной до года (нормы времени на выполнение операций), и переменную информацию, которая может изменяться (сведения о занимаемых должностях, зарплате и т.д.).

По роли в управлении различают нормативно-справочную информацию (обычно постоянная или условно-постоянная, различные законодательные акты, кодекс законов о труде, должностные инструкции), текущую (или оперативную), содержащую сведения на определенный момент времени и накапливаемую за какой-то период времени.[3]

Информация группируется по фазам управления (прогнозная, плановая, учетная, контрольная, отчетная, аналитическая) и по функциям управления (подбор, оценка, создание резерва, повышение квалификации и т.д.).

По отношению к управляемому объекту различают внешнюю и внутреннюю, входную, промежуточную и выходную информацию.

Информационная потребность – это достаточно сложная социально-экономическая категория. Работники фирмы могут быть охарактеризованы с помощью информации, которая отражает состояние, движение и изменение в период их трудовой деятельности. Совокупность всех данных о персонале предприятия представляет собой информационную структуру, необходимую для более эффективной работы с персоналом.

Состав персональных учетных сведений, как правило, обосновывается перечнем задач, решаемых с помощью ПЭВМ. Необходимо помнить, что от своевременности обеспечения руководства информацией, от полноты и достоверности ее зависит качество принимаемых решений по найму, отбору и использованию персонала на конкретной фирме.

Известно, что кадровые системы на 70–80% – справочники, рассчитанные на своевременное получение информации по обращенным к ним запросам. Следовательно, в их основе должна лежать система управления базами данных (СУБД) с развитыми возможностями и удобные средства работы с классификаторами. Поэтому при знакомстве с системами следует уделять внимание технологическим аспектам, аналитическим возможностям и средствам подготовки отчетов.