Состав информационного обеспечения, необходимого для принятия кадровых решений

Процесс выработки решений неразрывно связан с процессами переработки и усвоения информации. Чем выше эффект от использования информации, тем быстрее будут внедряться прогрессивные достижения и передовой опыт. Перед управляющим органом стоят три задачи, связанные с информационными процессами: получение информации, переработка и использование ее в интересах управления, генерирование и передача новой информации.[4]

В настоящее время возникла острая необходимость усиления информационной деятельности в органах управления фирмой с целью обеспечения руководящих работников этих органов информацией, необходимой для принятия оптимальных решений.

Информационные органы и службы целевого назначения, занимающиеся информационным обеспечением руководителей и специалистов, должны знать специфику их деятельности, их потребности в информационных материалах и влияния информационной обеспеченности на процесс принятия решения. Специфика деятельности руководителя характеризуется:

- широтой исполняемых обязанностей, увеличивающихся в зависимости от должностного уровня;

- важностью вопросов, от решения которых зависит развитие того или иного направления;

- отсутствием в полном объеме информации по проблеме, требующей принятия решения.

Деятельность руководителей предполагает частые изменения информационных потребностей и возникновение новых, поэтому необходимо обеспечить оперативное информационное обслуживание руководителя.[5]

Информация для руководителей служит основой для принятия эффективного решения. Для руководителя требуется полная и проанализированная информация, содержащая по всем основным вопросам достаточно полное изложение.

Для этой цели создаются совершенные автоматизированные системы, способные фильтровать информацию и выделять из нее необходимые руководителю сведения и факты.

При использовании информации важно тщательно взвешивать ее необходимость и достаточность, так как избыток или недостаток информации для руководителя может привести к ошибкам в принятии решений.

Проблема информационного обеспечения руководителя, как правило, решается информационными службами, которые готовят и представляют необходимую информацию, пригодную для быстрого и правильного принятия решения.

Информация для руководителя должна нести в себе элемент оценки, прогноза и быть достоверной, актуальной, кроме того, содержать максимально обобщенные данные. Современные информационно-поисковые системы выдают необходимые для этой цели документы. Однако это не значит, что они помогут обнаружить требуемые фактографические данные и обобщенные сведения. Такие информационные операции, как отбор, обобщение, реферирование, систематизация, а также перевод, предполагают оценку содержания информации, а это не входит в обязанности информационно-поисковых систем.

Между потребителями информации – руководящим работником, принимающим решение, и информационно-поисковой службой, осуществляющей многоаспектный поиск документов, должно быть еще одно звено – центр по информационному обеспечению, выполняющий важнейшие функции, это:

- накопление и систематизация источников документов;

- отбор релевантных документов для последующей аналитической работы;

- аналитическая обработка отобранных документов;

- создание информационного материала и представление его руководителю в удобной для восприятия форме.[6]

В процессе информирования руководителя образуется иерархическая цепочка потребителей информации. Информационные работники вместе со специалистами, непосредственно ответственными за информационное обеспечение, являются первыми потребителями информации.

Следствием их совместной работы является изучение проблемы в целом и подготовка информационного материала. При этом работники, осуществляющие подготовку информационных материалов и потребители информации, абоненты автоматизированной системы располагаются в следующей последовательности:

- информационные работники, осуществляющие отбор и аналитическую обработку документов;

- информационные работники, ответственные за информационное обеспечение по конкретному направлению;

- референты и работники аппарата управления, ведущие информационную подготовку решений;

- руководящие работники, ответственные за проведение политики в организациях.

Однако существуют два аспекта проблемы информационного обеспечения руководителей, с которыми приходится считаться:

- руководитель не знает, что у него нет определенной информации до тех пор, пока он в ней не нуждается;

- руководитель зачастую не знает, какая информация ему нужна.

Следствием этого является, во-первых, то, что информация всегда необходима срочно, и во-вторых, возникает необходимость почти всегда сузить запрос, сделать его более специфическим. Это означает, что запрос изменяется, сужается или расширяется по мере проведения поиска ответа на запрос.[7]

Информационное обеспечение руководителя редко представляет собой ситуацию типа «запрос–ответ». В большинстве случаев – это запрос, требующий срочного ответа и, кроме того, не всегда ясно сформулированная его цель и окончательный вариант. Положительно решить эту проблему можно лишь при тесном контакте информационной службы с руководителем.

Система информирования руководителя должна строится в соответствии с реально существующей потребностью в информации, учитывающей специфику обслуживания руководящих работников. Если специалисту вполне достаточно для удовлетворения своей информационной потребности обратиться к специализированным фондам, то руководящему работнику при принятии решения такое обращение, по меньшей мере, нерационально. Чтобы руководителю меньше тратить времени на сбор, чтение и обработку информации, она должна поступать к нему в обобщенном виде.

Планово-финансовое подразделение

Руководитель организации

Система информирования работников организации[8]

 

Степень обобщения должна возрастать в зависимости от возрастания должностного ранга руководителя, потому что экономия рабочего времени специалиста при изучении решаемой проблемы практически прямо пропорциональна обобщенности информации, которой он располагает.

Исследования подтверждают, что повышение степени обобщенности информации является решающим фактором повышения эффективности труда конкретного руководителя. В системе информационного обеспечения руководителя существует горизонтальная и вертикальная интеграция обработки информации, характеризующейся различной степенью обобщения информации.

В подготавливаемых информационных материалов для руководителя должны освещаться:

- важнейшие результаты исследования, которые могут способствовать ускорению научно-технического прогресса;

- тенденции развития данной отрасли в стране и за рубежом;

- экономические и торгово-политические вопросы;

- тенденции международного разделения труда и коопераций;

- положение на мировом рынке в отношении проблем и задач данной отрасли;

- проблемы, связанные с управлением и планированием экономики и т.д.

Зависимость, которая возникает между процессом принятия решения и информацией, можно охарактеризовать следующим образом: каждое решение (естественно, при условии, что речь идет о решении правильном и рациональном) должно приниматься в результате серии предварительных действий.

Не следует считать, что информация необходима только на этапе непосредственной подготовки решения, так как это означало бы, что предварительная подготовка решения не требует никакой информации.

На этом этапе подготовки решений идет анализ фактического состояния объекта, который производится на основе контроля информации. Эта информация должна быть: своевременной, достоверной, достаточной, обобщенной, комплексной. На данном этапе также осуществляется поиск, сбор и обработка необходимой для принятия решений информации.[9]

При этом необходимо принимать во внимание прогнозную информацию о будущем состоянии объекта управления и окружающей среды с тем, чтобы предвидеть возникновение и появление конфликтной ситуации.

Основными источниками исходной информации для прогнозирования служат:

- статистическая, финансово-бухгалтерская, оперативная отчетность организации;

- научно-техническая документация по результатам выполнения НИОКР, обзоры, проспекты, каталоги и другая информация;

- патентно-лицензионная документация.

Учитывая значительное дублирование информации, используемой при прогнозировании, целесообразно использовать единые базы данных, формулированные по принадлежности к объектам прогнозирования и планирования. В этом случае проблему информационного обеспечения прогнозирования следует решать комплексно с развитием АСУ.

На этом этапе определения варианта принятия решений следует оценить обстановку на основании полной, достоверной и своевременной информации. При разработке вариантов решения следует пользоваться одними и теми же подходами и методами получения информации и выполнения расчетов, так как в противном случае в исходную информацию будут привноситься разные по величине погрешности.[10]

Обеспечение многовариантности, как условия повышения качества и эффективности решения, означает необходимость перерабатывать не менее трех вариантов по достижению цели.

Выбор метода решения осуществляется путем просмотра ранее собранной информации. Выработанный проект решения следует всесторонне обсудить на специальном совещании высококвалифицированных специалистов и производственников. Цель обсуждения – внесение замечаний и дополнительной информации к проекту решения, а также анализ того, найдется ли наилучший вариант.

На этапе принятия решения руководитель единолично или коллегиально анализирует решение, приложенные к нему материалы и выбирает окончательный вариант. Принятое решение фиксируется и оформляется соответствующими документами.

Полученная информация в ходе выполнения решения обрабатывается в целях прогнозирования его выполнения. На основании этой информации определяется наличие отклонений.

Информационное обеспечение принятия решений осуществляется посредством функционирования информационных систем, которые позволяют определять сбор, хранение, накопление, поиск и передачу необходимых данных.

Информационная система включает:

- информационные ресурсы;

- материальные ресурсы;

- каналы циркулирования информации;

- определенный контингент работников.

Информационная система характеризуется рядом параметров таких, как:

- объемом основных массивов информации;

- пропускной способностью каналов информационной системы;

- способностью хранения единицы информации;

- временем реакции системы на разные виды информационных работ;

- быстродействием системы и т.д.

Информационные системы можно классифицировать по различным критериям, раскрывающим ту или иную особенность.[11]

Существуют два подхода к разработке систем информационного обеспечения: функциональный и системный.

При функциональном подходе каждое структурное подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь при этом на собственном документировании, методах информирования информации, каналах связи и архивах.

Этот подход обусловлен тем, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от процессов производства и управления. Работники сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты решений.

При системном подходе информационное обеспечение формируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой как последовательными, так и параллельными связями на основе единых данных. Этот подход возможен при обследовании процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления. Для этого весь процесс управления делится на творческие и технические работы, что связано с его детализацией.

Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, отражающиеся в многократности ее использования.

Системный подход предполагает разделение системы информационного обеспечения на составляющие. Их описание и установление взаимосвязей требуют единообразия форм представлений данных, систем показателей и классификации. Интегрированная система управления включает в себя:

- банк данных;

- систему управления.

Следует отметить, что автоматизированные информационные системы базируются на средства вычислительной техники.[12]