Решение о выборе структуры организации почти всегда принимается руководителем высшего звена. Руководители низового и среднего звена лишь помогают или предоставляют необходимую информацию. На управленческую структуру влияют следующие факторы: масштабы организации, характер деятельности, разнообразие видов деятельности, особенности технологии, автоматизация и механизация производства и необходимым фактором является норма управляемости - это предельное число работников (подчиненных), которыми можно успешно руководить. Ее средняя величина составляет 7-10 человек, в том числе на высший уровень управления 4-5 человек, а на низовые уровни при выполнении простых работ может достигать 20-30 человек. Предельное число зависит от характера деятельности, уровня знаний и умений работников, их физиологических и психологических особенностей, а также от сложности стоящих перед ними задач.
На структуру управления влияет сфера контроля.
Сфера контроля – это количество лиц подчиненных одному руководителю. Если одному руководителю подчиняется большое число людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая в результате образует плоскую структуру управления. Если одному руководителю подчиняется малое число людей, то мы говорим об узкой сфере контроля, которая в результате образует многоуровневую структуру управления. Идеальной сферы контроля не существует.
4. Технология. Большинство людей понимают технологию как нечто связанное с изобретениями и машинами. Однако социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы- в искомые продукты или услуги.
Управление внутри организации определяется той ролью, которую она выполняет. Управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения поставленной цели. Менеджмент формирует и при необходимости изменяет внутреннюю среду организации, осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.
Внутренняя среда организации представляет собой следующие элементы:
1. Структура организации – сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, коммуникационные связи между ними и объединение в единое целое. Построение структуры организации основывается на проектировании ее работы, которое зависит от многих факторов:
- какая квалификация требуется для выполнения этой работы;
- какую часть проекта возглавит данный работник;
- в какой мере содержание работы воздействует на работника;
- требуется ли наличие образования связи по конечному результату;
- предполагает ли работа развитие и обучение работника.
Менеджер должен уделять этому большое внимание: регулярно проводить пересмотр и корректировку работы системы. Следующим шагом формирования структуры организации является выделение структурных подразделений – они должны быть иерархически связаны и находить в постоянном производственном взаимодействии. Менеджер должен определить размер структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия друг с другом путем разработки положений о подразделениях. Он должен поставить задачи перед подразделениями и обеспечить их необходимыми ресурсами. От правильного выполнения этих функций зависит эффективность функционирования организации.
2. Внутриорганизационные процессы: координационный, принятие управленческих решений, коммуникационный. Для координации менеджер должен и может использовать два типа процедур: непосредственное руководство (действия, распоряжения, приказы, предложения) и координация действий путем создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации. Процедуры и нормы принятия решений в различных предприятиях формируются по-разному. Есть организации, где решения принимают только на верхнем уровне. Существуют предприятия, где широко используется делегирование права принятия решений на нижние уровни (в Японии принятие решений осуществляется снизу вверх – от коллектива). Нормы и формы коммуникации оказывают решающее влияние на психологический климат внутри организации. Есть организации, где в основном практикуется письменная форма организации, а в других – устная. Обычно менеджеры используют комбинацию этих форм. Эффективный менеджер уделяет особое внимание созданию и поддержанию коммуникационных каналов.
3. Технологии и оборудование – включают в себя технические средства и способы для получения конечного продукта, создаваемого организацией. Менеджер решает вопросы и их эффективного использования. Он должен учитывать не только рост производительности от внедрения этих технологий, но и их влияние на микроклимат организации.
4. Кадровые ресурсы – основа любой организации, так как она функционирует за сет людей. Они создают продукт, формируют организационную культуру и ее социально-психологический климат. Менеджер формирует кадровый состав организации, устанавливает систему взаимоотношений, включает работников в совместную работу, способствует развитию, обучению и карьерному росту. Эффективный менеджер строит свою работу с кадрами так, чтобы способствовать развитию улучшения результатов поведения и деятельности каждого отдельного работника и старается устранить отрицательные последствия его действий.
5. Организационная культура – складывается из устойчивых норм, представлений, принципов о том, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия; как следует вести себя сотрудникам организации; каков смысл функционирования данной организации. Носителями организационной культуры являются сотрудники, но формируется она высшим руководством. С точки зрения эффективности функционирования организации она может играть как положительную, так и отрицательную роль. Поэтому эффективные менеджеры уделяют большое внимание формированию, поддержанию и развития предприятия и его организационной структуры.
