Формирование библиотечного фонда как технологический цикл.

1. Технологическая структура цикла формирований фонда

2. Понятие моделирования фонд и модели фонда

Все теоретические представления о фонде должно реализоваться в практической деятельности в создании и развитии фонда, иначе это работа назовется технологией формирования библиотечного фонда(тфбф). В рамках рассмотрения бф как одной из подсистем системы библиотека, технология выражается о взаимодействие бф с другими подсистемами системы. Так взаимодействие с мтб будет выражаться при комплектовании, обработки, размещении, хранении и доставки документов. Взаимодействие с контингентов читателей будет проявляться при моделировании фонда и анализе его использования. Взаимодействие с библиотечным персоналом имеет самое непосредственное значение и заключается в том, что вся технология по формированию фонда выполняется самим библиотекарем. Вся технология формирования фонда представляет собой цикл, состоящий из набора процессов, направленных на преображение множества документов в упорядоченный массив, а так же хранение и использование этого массива. Столяров установил иерархию рассмотрения технологии формирования фонда. В этой иерархии он выделял см рис 3. Столяров впервые представил характеристику библиотечных процессов на уровне отдельных операций и действий. Формирование фонда рассматривается как цикл, потому что все процессы по его созданию и развитию периодически повторяются. Поэтому цикл делиться на процессы, сложные процессы состоят из этапов, а этапы состоят из операций. Простые же процессы могут сразу делиться на операции, которые в свою очередь будут распадаться на ряд действий и приемов. Фондоведы сформулировали 8 процессы из которых состоит формирование фонда. Эти процессы имеют как прямые, так и обратные связи, что в свою очередь позволяет управлять всем библиотечным фондом. 1 кто сформулировал эти процессы, был Григорьев. Его последователем был Столяров, который разместил их в последовательном и логическом порядке. Столяров выделил следующие процессы:

1. Моделирование

2. Комплектование (отбор, заказ, приобретение документов)

3. Учет

4. Обработка (инвентарные номер перенести на книги, проставить штампы, приклеить кармашки, написать листки возврата, библиографическое описание, засистематизировать)

5. Размещение (распределение по структурным подразделениям) и расстановка (расстановка на полки по классификации или систематизации)

6. Хранение (библиотека должна сохранить те документы, которые были приобретены)

7. Доставка документов читателям

8. Анализ информации

Аналогичные процессы назвал и Терешин. Он так же считает, что в основе всего лежит моделирование, далее идет комплектование, учет, обработка, размещение, хранение, использование документов, управление библиотечным фондом. Каждый отдельный процесс имеет свою специфику. Это обусловлено тем что все библиотеки отличаются своим объемом фонда, типом, видом, контингентом читателей. 80-е г. Была сделана попытка унификации всех процессов. Было разработано несколько стандартов и методических указаний. Основная цель унификации это упорядочение работы с фондом и достижении его рационального использования, однако, ряд технологических процессов имеют смысловой подход к формированию фонда. При формировании фонда необходимо производить анализ данных о содержании документа, осуществлять систематизации документов, принимать решение об отборе документов и еще имеется ряд логических действий которые не подаются жесткой формализации. Поэтому эта идея была быстро прекращена.

Особенности технологии каждой библиотеки определяется, прежде всего, типом и видом библиотеки, ее задачами, числом читателей, интенсивностью использования фонда, величиной и структуры фонда, а так же характеристиками приобретаемых документов. Нарушение технологии оказывает отрицательное влияние на качество обслуживания читателей. Так несвоевременно обработанный документ окажется бесполезным, если он попадет к читателю поздно, а ошибки в шифре документа могут замедлить процесс выдачи документа либо вообще лишить читателя документа.

Для того что бы правильно вести формирования фонда необходимо учитывать и социально-экономический профиль региона, культурный профиль, задачи библиотеки, состав читателей их потребности и т.д. Все это дает возможность, получить каким, должен быть фонд и его профиль. Библиотекарю должен представляться образ фонда и в случае, когда он создан и когда он только создается. Образ фонда иначе называется моделью фонда. Модель фонда выступает научной основой формирования фонда. В широком смысле, моделирование - это специфический способ познания, при котором более сложные системы, представляется в менее сложной системе. Поэтому под моделированием библиотечного фонда понимается создания образа фонда. Который воспроизводит в миниатюре все его параметры и границы. Благодаря своей простоте модель фонда значительно облегчает изучении и преобразование фонда. Моделирование это первый процесс который создает условия для реализации всех последующих процессов. Все последующие процессы лишь только реализуют созданный образ фонда. Создание модели создает удобную для экспериментирования конструкцию. Достоинство модели состоит в том, что она позволяет изучить еще не существующие системы. Имея модель библиотекарь может изменить параметры фонда и установить такие характеристики и условия при которым желаемые состояния получают наилучшее значение. После этого библиотекарь преступает к формированию фонда, опираясь на созданную модель. Каждая библиотека должна иметь свою собственную модель фонда. Модель фонда передает те характеристики, которые максимально приближены к потребностям определенной библиотеки. Различают 2 класса моделей:

1. Реальные модели(копии)

2. Идеальные модели (проспекты)

Реальные модели они многоаспектно отражают состав уже сформированного фонда. (каталог, БД и т.д.)

Вторая модель она прогнозирует будущее состояние фонда и отражает желаемые качественные и количественные параметры фонда. Это прогнозируемое моделирование носит вероятностный характер и составляется на 5-10 лет с учетом ежегодных корректировок. Существуют 4 вида моделей:

1) Описательная

2) Математическая

3) Структурная

4) Библиографическая

Моделей библиотечного фонда составляют в несколько этапов:

1. Начальный или подготовительный, включает сбор и анализ итоговой информации о состоянии всех параметров, характеризующих состав и величину фонда, степень использования.

2. На втором этапе будут выявляться тенденции развития фонда, это поможет определить задачи комплектования на определенный период. Все это будет закладываться и отображаться в описательной модели. Общие и частные параметры фонда(объем, документообеспеченость, обращаемость фонда) будут находить отображение в математической модели.

3. 3 этап будет осуществляться либо параллельно, либо вслед за 2. На 3 этапе будут создавать структурную модель, которую именуют тематико-типологическим планом комплектования. На этом этапе все подготовленные проекты обсуждаются и утверждаются.

4. На 4 этапе они становятся обязательными документами. Требующие их реализации.

5. На 5 этапе на основе отдельных моделей создаются сводная модель единого регионального фонда.

Первая модель это описательная модель. Она ставит задачу дать представление о целях, тенденциях формирования фонда, об основных характеристиках обслуживаниях зоны о контингенте. То есть описательная модель служит базой математической и структурной модели. Научная и организационная работа с фондам всегда начинается с паспортизации. В этом паспорте даются сведения о местонахождении библиотеки, о ее истории, о современном составе, о структуре объеме, о периодичности проверки и т.д. В описательной модели так же обосновывают перечень тем типов видов документов, экземплярность, хронологическую глубину и другие существенные признаки.

Математическая модель дает общие количественные представления о фонде. С ее создания и начинают определять желаемые характеристики фонда. Минимальный объем фонда, необходимый для открытия библиотек разного вида и типа, регламентирован как для сельский библиотек - минимальный объем 2000, так и для городских - не менее 5000 томов. Существуют общие и частные методы расчета показателей. Общие это число запросов, которые библиотека обязана удовлетворить собственными фондами. Их можно высчитать на основании закона Бредфорда. Из закона следует, что для удовлетворения всех запросов требуется фонд в несколько или даже в десятки раз больше чем количество самих читателей, поэтому фонд считается укомплектованным оптимально по ставу и величине, если им удовлетворяют до 70% общего числа требования из числа фонда. Остальные 30% будут удовлетворяться из фонда других библиотек. Существуют так же частные методы расчета показателей. Величина активного фонда не должна превышать возможности его освоения. Иначе в нем будет образовываться пассивная часть. Наиболее важными измерителями характеризующими бф является величина фонда(исчисляется количеством находящихся в нем учетных единиц), документообеспеченностью(как реальных так и потенциальных читателе) из показателей использования фонда употребляются такие так как общее документовыдача, читаемость, обращаемость и число читателей. Все показатели взаимосвязаны и взаимозависимы, что может быть выражено математически. Документообеспеченность это показатель, который определяет, сколько в среднем документов приходиться на 1 читателя библиотеки, он высчитывается как

Д=Vбф ÷на кол-во читателей.

Д-докуметообеспеченность

На 1 читателя приблизительно 16 экземпляров.

Читаемость этот показатель которые определяет сколько в среднем документов й читатель прочел за год(за определенное время)

Ч = Д÷ на кол-во читателей

Ч – читаемость

Д – документовыдача

Обращаемость фонда- это показатель который показывает сколько раз за год в среднем был выдан 1 документ

О =Д÷ Vбф на конец года

О – обращаемость

Д – документовыдача

Оптимальная величина фонда: Д*на кол-во читателей. Д – документообеспеченность.

Как высчитать прирост фонда – это удельный вес поступивших документов минус удельный вес выбывших документов.

Удельный вес поступивших документов – процент, который занимает новое поступления от общего объема фонда.

Удельный вес поступивших документов: берем объем поступивших документов делим на объе фода(на конец года) и умножить на 100%.

Прирост в фонде должен составлять 2-3%, удельный вес поступивших документов до 10%, выбивших 8-7%.

Структурная модель (тематико-тематический план комплектования)- это документ, регламентирующий создание и развитие библиотечного фонда в течении средней или дальней перспективы. Структурная модель определяет необходимые параметры работы библиотеки, а так же другие признаки фонда. Впервые этот вид модели появился в конце 19 века в США и представлял собой примерный каталог, содержащий необходимый перечень тем со списком литературы по каждой теме. В 50-60 годы разработкой структурной модели занимался Григорьев. Этот вид модели воспроизводят в упрощенном виде структуру фонда по типам документов, п экземплярности в рамках определенной темы. Структурная модель предусматривает развитие фонда библиотеки на много лет вперед. Благодаря ей определяется общее направление развития фонда а так же определяется политика комплектования. Структурная модель состоит из 2 разделов:

1. Пояснительная записка, в которой приводиться паспорт фона, фиксируются все сведения о библиотеки ее задачи, состав читателей

2. Отражаются все существенные параметры моделированного фонда, а именно это тематика, тип, вид документа, экземплярность, языковой состав, принадлежность к структурным подразделениям, хронологические рамки.

Выбор языка определяется удельным весом лиц, которые владеют тем или иным языком, и учитывается, на каком языке выходят наиболее ценные документы по профилю фонда. Выбор типа и вида документов зависит от социального значения библиотеки. Расчет потребной экземплярности основывается на количестве читателей, которым документ нужен единовременно на сроках пользования документом одним читателем и сроках активной жизни документа.

Аэ=(кол-во читателей*t(срок пользования документом 1 читателем))÷такт(срок активной жизни документа равен 2 годам или 730 дням).

Библиографическая модель – сопоставление библиотечного фонда с библиографическими пособиями, позволяет приобрести недостающие экземпляры, а так же выявить не правильные. Впервые библиографическая модель была предложена Чижковай. И имеет несколько подвида, в частности библиографическая модель бывает идеальной и реальной. Идеальная модель – желательный состав фонда по содержанию и включается перечень необходимых документов, зачастую с точными выходными данными. Реальная модель – это модель, которая максимально приближена к действительному состоянию и выражается в системе ведущих библиотекой каталогов и картотек, а так же инвентарной и суммарной книги. Это та модель, которая выполняет идентифицирующуюся и справочную функции.

Комплектование библиотечного фонда

1. Общее положение комплектования

2. Понятия и виды комплектования

3. Этапы комплектования

Имея набор необходимых моделей, комплектатор приступает к комплектованию фонда. Термин комплектование широко вошел в библиотечный обиход в начале 20 век и означал создание и постоянно обновления фонда документами, которые отвечают задачам библиотеки и интересам читателе. Значения комплектования состоит в том, что являясь одной из подсистем (технологическим процессом), комплектование практически определяет дальнейшую работу библиотеки. Комплектование базируется на 2 основных БД это на БД социально-экономического профиля и БД читателя профиля. Определив с помощью эти БД а так же с помощью математической и структурной модели групповые границы фонда, комплектатор с помощью библиографических пособий или визуально начинает знакомиться с ассортиментом документов которое либо уже находиться в обращении либо запланировано к выходу. Затем устанавливается круг источников из которых предполагается снабжать фонд. После этого с отобранными организациями и предприятиями, которые издают или продают эту продукцию, библиотека вступает в договорные отношения. Затем после того как был заключен договор на поставку документов, осуществляется заказ а затем идет получение заказанных документов. Это и есть 4 этапа комплектования. Под воздействием изменений во внешней среде периодически уточняется тематика первичного отбора. Осуществляется докомплектование фонда недостающими документами и идет освобождение фонда от документов которые перестали соответствовать профилю фонда. Это и есть основная сущность комплектования.

Виды комплектования:

1) Текущее комплектование – пополнение библиотечного фонда выходящими в свет документами, а так же вышедшими в предыдущий год документами.

2) Ретроспективное комплектование (докомплектование) – это пополнение библиотечного фонда недостающими названиями и экземплярами за прошлые годы, которые вышли 3 и более годами ранее.

3) Рекомплектование - освобождение фонда от устаревших изношенных, непрофильных и излишне дублетных документов.

В ходе текущего комплектования библиотеки получают от 80 до 90% всех новых поступлений. Ретроспективное комплектование восполняет пробелы в фонде(лакун). Эти лакуны образоваются в результате недочета текущего комплектования. А так же могут образовываться в результате изменения фонда, износа документа либо его утраты. Пробелы обнаруживаются путем изучения состава использования фонда, а так же учитывают каратели под названием дезидерат (желаемые). Особенно остро в восполнении этих пробелов стоит перед научными библиотеками. Существует и 4 вид комплектования, который называется начальным комплектованием. Но он существует только когда открывается новая библиотека или когда создается новый подфонд уже действующей библиотеки, но как отдельный вид комплектования он не выделяется, что не имеет собственной методики. Считается, что этот вид комплектования заканчивается тогда когда объем фонда достаточен для открытия библиотеки. Рекомплектованию подвергаются либо не используемые, либо малоиспользуемые документы. При этом не время их выхода в свет ни стоимость, ни читательское назначение, не имеют никакого значения. Все виды комплектования могут происходить одновременно, во время текущей работы библиотеки при этом фонд постоянно обновляется.

Технология комплектования состоит из 4 этапов:

1. Анализ потока документа

2. Первичный отбор

3. Заказ документов

4. Прием документов

На первом этапе комплектатору необходимо иметь представление о библиографических пособиях, которые будут информировать, какие документы уже имеются в обращение либо какие планируются в свет. Такого рода пособия помогают отобрать комплектатору то что необходимо библиотеки. Значение самой библиографии до 50-х г 20 века рассматривалась как часть библиографической работы а комплектование и библиография имеют общую основу отбор документов. Поэтому библиографические пособия для комплектатора являются главным рабочим инструментом. При текущим комплектовании библиотекари используют перспективные и текущие библиографические пособия к ним относятся тем-планы, прайс листы, перспективные части книготорговых билютений, книжные обозрение сообщает о сигнальных экземплярах документов. О новых документов по своему профилю информируют многие специальные журналы, а так же отраслевые библиографические билютени, зачастую на основании этих изданий происходит предварительный заказ литературы. Для контроля, за поступлением заказанной литературы, составляются картотеки предварительного и текущего заказа. Техническую работу по заказу литературы и ведению картотек облегчает международный стандартный книжный номер, считается, что он заменяет собой всю библиографическую запись и очень удобен для автоматизации определенных операций.

Выявив источники, по которым можно проанализировать потом документов, комплектатор приступает к их отбору. Этот отбор состоит из 5 основных стадий:

1) Изучение документов либо девизу, либо по библиографическим пособиям и выясняем их соответствие по формальным признакам. Эти формальные признаки больше всего поддаются анализу и считаются наиболее эффективными они позволяют комплектатору без особых затрат отсеять те документы которые не соответствуют профилю библиотеки.

2) Наиболее трудоемкая и ответственная. Происходит отбор документов по смысловому соответствию. Требует от комплектатора квалификации, эрудиции и навыков логичного анализа. Основная задача вот этого семантического анализа и отбора это отобрать те документы, которые будут качественно соответствовать фонду. В случае полного смыслового соответствия комплектатор переходит к 3 стадии

3) Он анализирует документ по внутри и внешнему системному соответствию. Комплектатор на этой стадии определяет, в каком именно структурном подразделении должен находиться этот документ, нет ли его уже в наличии фонда, либо в достаточном ли он количестве.

4) Соотношение желаемого с финансовыми возможностями, то есть соотношение наших документов с финансовыми возможностями библиотеки. Документы, которые вызывают общий или повышенный интерес у читателей приобретаются в повышенной экземплярности а удовлетворении особенного требует меньшего количества экземпляров но большего разнообразия документов.

5) Принятие решение о первичном отборе. Еще раз уточняется заказ, сделанный ранее уточняется те ли документы были отобраны. Еще раз просматриваются к тому ли они отделы должны быть отнесены и если все параметры совпали, то первичный отбор на этом заканчивается.

Заказ документов, выявив необходимые документы комплектатор поиск источников с помощью которых он смог бы обеспечить библиотеку документами. Существуют источники, методы, способы и формы комплектования. Источник это объект, откуда поступают документы. Метод это порядок последовательных действий по заказу документов. Способ это так же порядок последовательных действий, но относящийся не к заказу, а к получению документа. Форма это совокупность источников, способов и методов пополнения фона которые объединены общей целью. Выбор источника документоснабжения и заключение с ним деловых контактов является очень ответственной и важной задачей, так как от этого зависит как и полнота фонда так и оперативность комплектования фона. Для многих библиотек основным источником является библиотечные коллекторы, хотя в последние время некоторые библиотеки стали отказывать от библиотечных коллекторов. Услугами коллекторов стали пользоваться те библиотеки, которые удалены от издающих организаций. Библиотека либо другая какая-либо организация заключает с коллектором договор сроком на 1 год. В этом договоре указывается сумма отсигналеной приобретения литературы. Распределение этих средств по кварталам и их соотношение. Так же в коллектор отправляют 1 экземпляр структурной модели.(профиль фонда) со своей стороны коллектор обязуется систематически снабжать библиотеки вновь вышедшей литературой и оказывать при необходимости библиотеки консультационную библиографическую помощь при отборе. В нашей стране первые коллекторы появились в 1932 году. Руководил ГОСКОМИЗДАТ. в структуре коллектора имеются следующие отделы:

1. Консультационный библиографический отдел

2. Отдел комплектования который изучает профили фонда библиотек. Ведет четы заказа и осуществляет подбор книг для разных библиотек

3. Отел свободного комплектования, заниматься по индивидуальным запросам библиотек и подбирают документы прошлых лет для докомплектования.

4. Отдел библиотечной техники.

Важную роль в снабжению библиотек принадлежит книжным магазинам, как универсального так и специализированного профиля. Магазины продают как вновь вышедшие издания так и бывшие в употреблении документы. Основным достоинством книжных магазинов является то что туда литература поступает раньше чем в библиотечные коллекторы так же там легче купить местные издания. В специализированных магазинах приобретают фоноиздания, ноты, электронные документы и так далее. Однако как источник магазины тоже имеют ряд недостатков. Магазины не когда не гарантируют планомерности пополнения фонда. Магазины не оказывают консультационные библиографической помощи при отборе документов.

Издательство. До сер 90 годов в отличии от зарубежных стран слабо было поставлено снабжение с помощью этого источника. Исключение составляют местный обязательный экземпляр, который являлся основой всех краеведческих фондов. Но с середины 90 годов положение меняется, и библиотеки стали тесно на основе договорного сотрудничества приобретать документы в издательствах. Обходя тем самым библиотечный коллектор.

Методы документоснабжения. Наиболее распространенным методом является предварительный заказ торговым организациям на планируемые к выходу документы. Из библиотечных пособий комплектатор составляет картотеку из такого рода документов и сообщает в источник данных тех документов, которые требуются библиотеке. Этот метод используется как очным так и заочным комплектовании. При очной форме комплектатор производит заказ документа, уже предварительно с ним ознакомившись, заочно с помощью аннотации. Текущий заказ это заказ документы уже вышедших в свет. Существуют формы пополнения фондов. Наиболее гарантированной формой пополнения фонда является система обязательного экземпляра, а так же библиотечная серия. Библиотечная серия это целевое издание литературы для библиотек. Особенно большое внимание этому уделяли после революции. Так в 73 году начинает выходить наиболее популярная серия школьная библиотека. В серию могли включаться книги, которые в дальнейшем составляли ядро фонда. Обязательный экземпляр приемлемо для крупных научных библиотек. Обязательный экземпляр представляет собой часть тиражного издания выпускаемое, каждым издательством и в обязательном порядке направляемое в библиотеки (положение об обязательном экземпляре 2008 года).

По масштабам распределения обязательный экземпляр делиться на республиканский и местный. По способу предоставлениям библиотекам бывает платный и бесплатны. По принадлежности ведомственный или неведомственные. По хронологическому признаку постоянного, временный или локального действия. По полноте полный, дробный. По назначению общей и целевой. Именно обязательный экземпляр является самым гарантируемой формой пополнения фондов научных библиотек, он гарантирует надежность, полноту и своевременность доставки литературы, в предусмотренном объеме. При помощи системы обязательного экземпляра в библиотеки поступают малотиражные издания большую часть из которых, в открытой торговле библиотека не смогла бы приобрести. Начало истории обязательного экземпляра было положено в 1537 году французским королем Франциском первым. В настоящее время обязательный экземпляр существует во всех странах мира. Исключение Швейцария, Нидерланды, Иран и США. После революции начала закладываться система обязательного экземпляра. Наша национальная библиотека получает обязательный экземпляр с даты основания. В начале 80 годов национальной библиотека разработала положение об обязательном экземпляре, где прописано, какие документы библиотека может потребовать от издающих организаций, однако юридической силы он не носил. Но потребность в таком роде документе постоянно была. В России в 1994 году был утвержден закон об обязательном экземпляре. У нас в РБ по аналогии с российским изданием было разработано положение, а в 96 году утверждено это положение. В этом положении четко прописывалось, что такое обязательный платный или бесплатный экземпляр, какие документы библиотека не имеет право получать по обязательному экземпляру и какие организации имеют право получать обязательный экземпляр.

Бесплатный экземпляр служит гарантирующим источником крупных библиотек и органов информации он включает все виды печати по всем отраслям знаний и на всех языках выходящих на территории страны. Рассылкой обязательного бесплатного экземпляра занимается национальная книжная палата.

Платный обязательный экземпляр был введен в 1931 году для обеспечения надежности и регулярности пополнения фонда научных библиотек. Платный экземпляр это особая форма гарантированного получения литературы научными библиотеками. Но это система имеет ряд недостатков самым главным то, что рассылка идет без учета хозяйственно-экономического профиля зоны, где находиться библиотека. Часто не оперативно доставляется, что вынуждает библиотеку на сознательно дублирование части приобретаемой литературы.

Прием новых поступлений. Заказав новые документы библиотека следит за их выходом в свет и контролирует их доставку. Прибывшие документы должны оформлены счетом, докладной в том случае, когда без сопроводительного документа, то на них составляют акт приема. После поступления новой партии ее необходимо сверить сопроводительными документами. После того как сверили с накладными она штемпелюется либо наклеиваться экслибрис на документы и с этого момента документ становиться библиотечным.

 

Учет и обработка библиотечных фондов.

1. Определение, задания и функции учета, требования к учету.

2. Виды и формы учета

3. Проверка фонда

4. Обработка фонда

Все поступающие в фонд и выбывающий из него документы подлежат учету. На основании этого бф как и все остальные процессы по формирования фонда имеет двусторонний характер. Осуществляется учет отделом комплектования. На местах делает учет то место, куда документы поступили документы. Назначение учета это документирование как поступающих так и выбывающих документов учет так же способствуют раскрытию динамики фонда, его состава, структуры, соотношения источника и способов его пополнения а так же темпы обновление и местонахождения каждого документа. Это первое назначении. Второе учет обеспечить контроль за расходом средств и сохранность фонда. Позволяет информировать о фонде и его движении. Основная функция учета заключается в том что бы фиксировать наличие и место нахождение каждого документа в фонде. Сущность учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчет общего их количества. Достаточно часто оправдывает себя разделение учета. Когда оно осуществляется не только централизовано но и каждым структурным подразделением. Такая ситуация позволяет руководителям этих структурных подразделений лучше знать часть своего фонда и облегчить его проверку. Вместе с тем предъявляется к учету ряд требований:

1) Обязательность ведения учета всеми библиотеками. Это требование вытекает из общественных функций выполняемых учета.

2) Учет обязательно должен быть полным, то есть предоставлять достаточно информации о каждой единицы учета или группе выделены по некоторым признакам

3) Учет должен быть непрерывным, не иметь ни одного пропуска с самого начала комплектования фонда.

4) Учет должен быть точным и тщательным. Она обеспечивается(точность и тщательность) четко оформленной документацией. Учет всегда базируется на первичной документации на накладных, актов, квитанция, на сопроводительных документов. Такой же точности требует и исключение документов из фонда. Точность зависит от аккуратности введения учетной документации.

5) Оперативность учета. Несвоевременно учтенный документ подвержен риску утраты. И может запутать последующие технологические операции. Оперативность учета позволит ускорить предоставление документа читателю, а так же позволит быстро информировать обо всех изменений в фонде, что в свою очередь позволит оперативно изменить коррективы в его формирования и использования.

6) Унификация и стабильность. Это требование позволит сопоставить между собой фонды различных библиотек. А так же делать выводы о качестве и эффективности их формирования. Вот эту унификацию можно обеспечить благодаря соблюдению государсвенных стандартов и инструктивно методических указаний. Так основным нормативным документом по учету и сохранности в РБ является инструкция «па улику и захаванасци библятэчных фондау» впервые эта инструкция на РБ была разработана и утверждена в 1994 году. В последующем эта инструкция доработалась и изменялась в частности в 1996, 1998, 2001 годах.

Каждый вид документа требует особой единицы учета. Впервые это высказывание высказал в 19 веке Собольцуков. Так для непереодических это название и экземпляр. Для газет единицы учета название и комплект, для нотных изданий название и экземпляр.

Повторное издания приравниваются к новым изданиям, только в случае, если это издание дополнялось или перерабатывалось. Если этот документ вышел в другом году либо его издало другое издательство, то этот документ тоже считается как новое издание и на него делается новая карточка. Копии документов учитывают идентично их оригиналу. Общий объем фонда кино фото и фоно документов учитывают в зависимости от разновидности по количеству бобин, рулонов или кадров. Но если вот это кино фото фоно документы выступают как приложению к произведению печати то к учеты они не подлежат хотя сейчас некоторые библиотеки их учитывают. В особых случаях используются и другие учетные единицы. Так скажем, метрической единицей показывают величину фонда в погонных метрах. С тем, что бы можно было определить вместимость фондохранилища.

В практике существуют 2 основных вида учета. Это интегрированный учет и дифференцированный учет (суммарный и индивидуальный учет). Но против такого названия(суммарный и индивидуальный учет) выступают теоретики они говорят что эти названия не отражают в полной мере сущности каждого вида учета. Интегрированный учет(суммарный)- дает представление о структуре, величине, и обновлении фонда как в целом так и его структурных частей. Дифференцированный учет дает представление о каждой учетной единицы, о ее наличии в фонде или списании, каждый поступающий и выбивающих документ проходить оба вида учета. В совокупности будучи обязательным для всех типов библиотек эти вида учета дают достаточно полное представление о составе, структуре, величине фонда и о происходящих в нем изменений. Первые рекомендации по ведению интегрированного учета были даны в 1912 году Васильевым. Объектом интегрированного учета служит партия поступающих или выбывающих документов. А партия это Н-ое количество документов поступающих из 1 источника. Формы учетной документации, относящиеся к интегрированному учету, будут разниться, в зависимости от типа, вида, величины и назначения библиотеки. Основной учетной формой относящиеся к интегрированному учету непериодических произведений печати является книга суммарного учета. Книга суммарного учета состоит из 3 частей. 1 часть поступление в фонд, 2 часть выбытие из фонда, 3 часть итоги движения фонда. Книга суммарного учета в отличии инвентарного учета видеться на каждый год в отдельности. 3 часть является итоговая там данные за год (какой фон на начало, сколько поступило и выбыло документа и каков фонд на конец текущего года). Партии. Поступающих или выбывающих документов в начале, обязательно подвергают суммарному учету, а затем индивидуальному. При дифференцированном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируемся в инвентарной книги или тождественной ей учетной форме.

Остальные виды только в экземплярах. То же самое и о выбытии документа из фонда. В 3 части все данные из 1, 2 части.

При выбытии документов делается соответствующая отметка в инвентарной книги. под основной формой дифференцированного учета является инвентарная книга. Состоит из 3частей. 1 регистрационная,2 часть инвентарной книги дает информацию, что этот документ определенного числа был списан. Формой дифференцированного учета имеют силу юридического доказательства отсутствия или наличие документа в фонде. на основании дифференцированного учета осуществляется учет фонда и библиотекари несут финансовую или иную правовую ответственность за фонд. Периодические издания учитываются в регистрационных алфавитных картотеках, или в регистрационных картотеках периодических изданий, где на каждое название заводиться отдельная карточка. Эта картотека являются разновидностью дифференцированного учета. А карточка является формой в которой этот учет осуществляется.

Библиотека с большим объемом комплектования применяет актовую систему дифференцированного учета, которая позволяет ускорить инвентаризацию, при этом на каждую поступающую партию книг состовляются акты-списки. Что позволяет инвентаризировать несколько партий. Актовый номер который получает каждая книга обычно состоит из 3 элементов:

1 Год записи

2 № акта

3 порядковый номер записи книги в акте.

По завершению года все акты переплетаются, и храниться как инвентарные книги. Библиотеки, которые получают обязательный бесплатный экземпляр, регистрируют их по инвентарным листам национальной книжной палаты. Таким образом, индивидуальный учет упрощается. В этом случае сама инвентарная книга будет состоять из листов национальной книжной палаты. Многоэкземплярные книги будут подвергаться без инвентарному учету. на каждое название будет заполняться своя учетная карточка. На ней указывается № партии в книге суммарного учета, число поступающих или выбывающих экземпляров, число оставшихся экз и шифр учтенного в инвентарной книги учебника. Из учетных карточек так же составляют картотеку на фонд учебной литературы. Каждая карточка будет получать очер