Понятие «система» виды систем и свойства

Система – это совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию.
Здесь существенно то, что элементы должны быть взаимосвязанными или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в целое. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы.

Система управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую. Для осуществления функций управления управляющая подсистема должна располагать необходимыми материальными, трудовыми, финансовыми ресурсами, обеспечивающими реализацию управленческих действий.

Управляющая подсистема выполняет функции управления производством. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами.

В свою очередь, управляющая подсистема состоит из двух частей: управляющая производством и управляющая процессами дальнейшего совершенствования как производства, так и самой управляющей системы. В управляющей подсистеме выделяют следующие элементы: планирующий, регулирующий, маркетинг, учётный и контрольный элементы. Управляемая подсистема осуществляет многообразные процессы производства. Сюда входят цехи в составе производственных и вспомогательных участков, предприятия в составе основных и вспомогательных цехов. Управляющая подсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений.

Управляющая и управляемая подсистемы образуют систему управления хозяйством.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся; она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжать своё функционирование. Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому, что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Таблица 1

Организация, как открытая

Входы	Преобразования	Выходы
Информация	Обработка	Продукция или услуги
Материалы	Информация	Прибыль
Капитал	Преобразовани	Социальная ответственность
Трудовые ресурсы	Прибыль	Удовлетворённость работников

 

Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования создаётся добавочная стоимость входов, и в результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как:

-прибыль;

-реализация социальной ответственности;

-реализация удовлетворённости работников.

Определение переменных и их влияния на эффективность организации – основной вклад ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Для закрытых систем характерно наличие обратной связи. Это означает, что на входе системы постоянно измеряются значения параметра, выбранного в качестве управляемого, а на выходе системы производятся такие изменения, цель которых состоит в ликвидации возможных ошибок или отклонений от заранее заданной величины. Однако не во всех случаях автоматическая система в состоянии произвести полную коррекцию.

Часть информационных потоков, имеющих место в системе управления организациями, имеет вид замкнутого контура. Это утверждение станет понятным, если согласиться с тем, что любая система, которая стремится к заранее заданной цели, должна в любой момент времени располагать показателем меры достижения этой цели. Вообще каждая замкнутая система имеет внутри себя замкнутые цепи управления, т.е. обратную связь.

Управление с обратной связью применяется в тех системах, где можно ожидать возникновения ошибок и которые поэтому нуждаются в корректирующем воздействии. Цель таких систем состоит в том, чтобы сделать ошибку настолько малой, насколько это практически осуществимо.

Открытые и закрытые системы управления можно классифицировать в зависимости от характера управляющего воздействия или чувствительного элемента, или того и другого вместе. Например, функция датчика может выполняться не одним, а несколькими чувствительными элементами или несколькими лицами.

Для увеличения надежности работы системы поток информации может распространяться не по одному, а по нескольким каналам обратной связи. Аналогично управляющее воздействие может поступать от одного или от нескольких источников. В системе «человек - человек» на управление оказывают влияние как формальные, так и неформальные взаимоотношения.

В ряде случаев входные данные от многих источников (чувствительных элементов) поступают в какой-то центр. По некоторым из этих связей передаются количественные, объективные данные, но существуют также системы, в которых большая часть информации субъективна, она создает картину состояния системы, зависящую от личных впечатлений или предубеждений человека или предубеждений человека, готовившего информацию. Корректировать работу системы можно прямым или косвенным воздействием, путем «неформального» давления, принуждения. Например, руководители часто полагаются на взаимодействие членов группы, когда необходимо побудить рабочих увеличить выпуск продукции, улучшить ее качество и снизить себестоимость.

Можно также классифицировать процессы управления в зависимости от того, в какой точке системы вырабатывается управляющее воздействие. На одном полюсе такой классификации находятся системы, имеющие либо устройства типа «черного ящика», либо людей, которые способны непосредственно в месте возникновения первичной информации воспринимать ее, сравнивать с эталонами и корректировать отклонения; на другом – системы, где все управление сосредоточено в центре. При этом информация по каналам обратной связи поступает от периферийных точек в центр. Из центра, когда это необходимо, к месту выполнения операции передается корректирующее воздействие. В системе, включающей людей, управление может быть децентрализовано только в том случае, если цели ее периферийных элементов согласованы с целями всей организации. Это означает, что лица, принимающие участие в управлении, должны усвоить цели и задачи системы

1.2 Эволюция систем управления

В прошлом, как отмечает Ансофф И. (1989), системы управления изобретались самыми передовыми фирмами. Если они оказывались удачными, то принимались большинством. В 80-х годах нынешнего века в создании новых систем принимают участие профессиональные консультанты по вопросам управления, а также ученые. По мере возникновения каждая новая система объявлялась окончательным и полным разрешением всех проблем фирмы, лучшим, чем все предыдущие. Пользуясь тем, что у нас есть историческая ретроспектива, мы видим, что эти системы нельзя считать ни взаимоисключающими, ни всеобъемлющими. Каждая предназначена для решения какой-то определенной задачи и является вспомогательной для решения остальных задач. С течением времени управленческая практика выработала ряд методов организации деятельности фирмы в условиях растущей непредсказуемости, новизны и сложности внешней среды. Чем сложнее и неожиданнее становилось будущее, тем соответственно больше усложнялись системы, причем каждая последующая дополняла предыдущую. Сменявшие друг друга системы рассчитывались на растущий уровень нестабильности внешней среды, и в особенности на все большую непривычность событий и все меньшую предсказуемость будущего. Можно выделить четыре этапа в эволюции систем управления: · управление на основе контроля за исполнением (постфактум); · управление на основе экстраполяции когда темп изменений ускоряется, но будущее еще можно предсказывать путем экстраполяции прошлого; · управление на основе предвидения изменений возникло тогда, когда начали возникать неожиданные явления, и темп изменений ускорился, однако не настолько, чтобы нельзя было вовремя предусмотреть будущие тенденции и определить реакцию на них. · управление на основе гибких экстренных решений, которое складывается в настоящее время, в условиях, когда многие важные задачи возникают настолько стремительно, что их невозможно вовремя предусмотреть. Системы раннего происхождения, включая долгосрочное планирование, сейчас широко применяются в управленческой практике. Стратегическое планирование внедрялось медленно и трудно в течение 20 лет, но теперь и оно все шире входит в практику фирм. Периодически стратегическим планированием начинают интересоваться фирмы, которые сталкиваются с трудностями в осуществлении принципиально новых стратегий. Управление на основе ранжирования стратегических задач имеет своих сторонников в Японии и США. Управление по слабым сигналам еще только складывается (Ансофф И., 1989). Ретроспективный анализ развития управления, как считает Ансофф И. (1989), позволяет сделать два вывода: · развитие систем управления подчиняется логике, которую диктует меняющийся характер задач, стоящих перед управлением; · каждая последующая система, как правило, не просто заменяла предыдущую систему. Она вбирала в себя ее достижения, расширяла и обогащала их. Эти выводы позволяют нам рассматривать накопленный опыт не как совокупность разрозненных методик решения различных проблем, а как методологический массив.

1.3. Место и роль системы управления в организации

Система управления является неотъемлемой частью организации и в то же время относительно самостоятельной системой в совокупности систем, составляющих (актуализирующих) организацию. Управленческая деятельность – это динамика или процесс управления, осуществляемый системой управления. Исходя из этого определения целесообразно у правление организацией рассматривать в статике и динамике. В статике рассматриваются отдельно субъект и объект управления как относительно самостоятельные системы. Субъект управления – это собственно и есть система управления. А объект управления – это сама организация или элементы, ее составляющие. Но объект управления не равен ни системе управления, ни самой организации. В динамике субъект и объект управления рассматриваются в совокупности их связей и взаимодействий в процессе управления (это не является предметом настоящего курса). Вероятно, этим объясняется разнообразие вариантов структуризации систем управления, которые мы рассмотрим ниже. Существует несколько подходов к определению роли и места системы управления в организации. Виханский О.С. и Наумов А.И. (1994) рассматривают это как процесс. Фатхутдинов Р.А. (1997) предпочитает рассматривать систему управления с учетом ее взаимодействия с внешней средой, называя это производственным менеджментом. Рассмотрим эти подходы подробнее

 

 

1.4 Основы системного подхода в управлении

Системный подход пытается рассмотреть организацию и внешнюю среду, в которой она функционирует, как целое.

Фирма рассматривается как сеть решающих центров, связанных между собой с внешним миром коммуникативными каналами. Организация при таком подходе ориентирована на процесс принятия решений, мотивацию и контроль

В последние годы слово «система» стало нарицательным и утратило своё значение. Появился новый термин «системный подход». Чем шире границы проблемы, тем шире изучаемая система, и тем больше переменных, которые необходимо учесть. Например, проблема дискриминации при приёме на работу может восприниматься как один из аспектов более крупной проблемы, требующей принятия мер в области законодательства, образования, жилищного строительства и т.д. Если ресурсы недостаточны то основная цель разбивается на подцели, что облегчает подход к решению основной задачи.

1.5. Производство как система «ресурсы - продукция»

 

С точки зрения теории систем, любое идеальное образование представляет собой организационную систему по преобразованию ресурсов с целью получения на выходе продукции (услуги) для конечного непроизводственного потребителя.

Бригада, цех, участок, функциональное подразделение – это организованные системы типа «ресурсы – продукция». Через службу снабжения, функции которой различны для разных систем (закупа, взаимоотношение с поставщиками, получение товаров и услуг, контроль качества) на вход системы «ресурсы – продукция» поступают различные виды ресурсов: энергия, финансы, материал, труд, информация по цене за единицу. Эти виды ресурсов преобразовываются в процессе производства (в «чёрном ящике») в продукцию – товары и услуги. Продукция – суть те же виды ресурсов, поступившие на вход системы, но в преобразованной форме.
Эта продукция через службу сбыта распределяется, продаётся, поставляется по цене за единицу, которая устанавливается службой сбыта. Цена определяется стоимостью затрат и добавленной стоимостью преобразования.

Соотношение между объёмами поступавших на входе ресурсов и полученной на выходе продукции определяет результаты функционирования производственной системы.

Каждая конкретная система обладает специфическими особенностями: сочетание видов ресурсов и затратами на них; сочетанием процессов преобразования; сочетанием видов продукции; видами воздействия окружающей среди и т.д. Здесь важно уяснить, что любой производственно – хозяйственной системе присущи все названные элементы и взаимосвязь между ними.