Облік запасів на складі

Правильно організований складський облік позитивно впливає на достовірне відображення інформації про склад та стан запасів на підприємстві. Керівник підприємства своїм наказом призначає працівника на посаду комірника, який має займатися веденням складського обліку. З ним укладається договір про майнову відповідальність. До обов’язків комірника входить належним чином відображати інформацію про рух матеріальних цінностей на складі та вчасно подавати її в бухгалтерію та інші відділи підприємства. У своїй діяльності комірник використовує затверджені Наказом Мінстату України від 21.06.96 р. №193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів: -1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"; М-4 "Прибутковий ордер"; М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-8 "Лімітно-забірна картка"; М-9 "Лімітно-забірна картка"; М-12 "Картка складського обліку матеріалів"; М-19 "Матеріальний звіт".

При оформлені запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів складається форма М-4 "Прибутковий ордер" (ф.№4) в одному примірнику.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників документом, що оформляє надходження запасів на склад підприємства є "Товарно-транспортна накладна" (ф. №1-ТН).

На складі для правильної організації обліку комірник повинен на кожний номенклатурний номер запасу оформлювати “Матеріальний ярлик” (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі, або поблизу нього.

Для обліку запасів в розрізі їх видів комірник веде окремі документи за формою М-12 "Картка складського обліку матеріалів". В ній проводяться записи по кожному факту надходження та вибуття запасів.

Тільки після того як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки особам, які мають на це право. Список цих працівників складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства. Підставою для відпуску матеріалів із складу у виробничі цехи, дільниці, є належним чином оформлені лімітно-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28, М-28а). Ці картки застосовуються при систематичному відпуску цінностей для одних виробничих одиниць. Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником.

При закінчені облікового періоду комірник, як і всі матеріально-відповідальні особи, має скласти "Матеріальний звіт" М-19, який містить інформацію про надходження та вибуття товаро-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у формі М-13 "Реєстр № приймання-здавання документів". Всі вони передаються в бухгалтерію.

В бухгалтерії узагальнюється отримана від комірників аналітична інформація про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського обліку та синтетичні реєстри (журнали-ордери та відомості). Станом на перше число місяця, в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості виводиться залишок по кожному рахунку запасів.