Документування операцій руху безготівкових розрахунків на досліджуваному об’єкті

Нормативним документом, який врегульовує питання оформлення розрахункових документів та їх приймання установами банків є Інструкція «Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України», яка затверджена Постановою Національного банку України від 02.08.1996 р. №204 з подальшими змінами і доповненнями.

Зазначеним нормативним документом визначено, що розрахункові документи, які подаються клієнтами в банк у паперовій формі, мають відповідати вимогам установлених стандартів та вміщувати (залежно від їх форми) такі реквізити:

а) назву документа;

б) номер документа, число, місяць, рік його виписки. Число та рік вказуються цифрами, місяць – літерами. На розрахункових документах, які заповнюються за допомогою технічних засобів, допускається зазначення місяця цифрами (01-12);

в) назви та коди (номери) платника й одержувача коштів: повна назва або її офіційне скорочення, які відповідають зареєстрованим в установчих документах, ідентифікаційні коди за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі за текстом – код);

г) назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку);

д) суму платежу цифрами та літерами. При зазначенні суми цифрами розділовим знаком є кома, а цифрами проставляється як сума у цілих гривнях, так і сума копійок. Наприклад: 123,45. При зазначенні суми літерами перше слово починається з великої літери, назва грошової одиниці вказується у скороченій формі, а сума копійок – цифрами. Наприклад: Двадцять одна грн. 78 коп., якщо сума складається тільки з копійок, то обов’язковим є написання слів «Нуль грн.», а у разі відсутності в сумі копійок обов’язковим є написання слів «00 коп.»;

е) призначення платежу: назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється операція (договір, рахунок, товарно-транспортний документ та інше), із зазначенням його номера й дати, назви і відповідної статті закону, якою передбачено безспірне списання (стягнення) коштів, тощо.

Замість назви товару може зазначатись його кодове (умовне) значення.

Якщо платник або одержувач платежу (або вони разом) є особами, які відповідно до чинного законодавства України визнаються нерезидентами, то реквізити «Призначення платежу» обов’язково має додатково вміщувати дані про зміст операції, за якою здійснюється рух коштів, а також код країни, в якій одержувач платежу зареєстрований як юридична особа (для фізичних осіб – країна постійного проживання). Ці дані мають бути відображені у вигляді семизначного коду, що утворюється таким чином: перші чотири знаки – код операції за стандартною класифікацією платіжного балансу, останні три знаки – код країни одержувача платежу за Класифікатором країн світу (ДК007-96);

є) на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) - відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або одержувача коштів;

ж) коди бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);

з) суму податку на додану вартість (цифрами) або напис "без податку на додану вартість".

Якщо хоча б один із зазначених реквізитів (якщо вони передбачені формою документа) не заповнений або заповнений з порушенням вимог, що встановлені цією Інструкцією, то банк такий документ до виконання не приймає.

На всіх примірниках паперових розрахункових документів банк в обов'язковому порядку в правому верхньому куті проставляє дату надходження цих документів. Якщо документи надійшли після закінчення регламентованого банком часу роботи з клієнтами, на них, крім того, проставляється штамп "Вечірня". Дата виконання розрахункового документа проставляється в правому нижньому куті.

У разі, якщо дата розрахункового документа збігається з датою проводки його банком, дата отримання банком документа у правому верхньому куті не проставляється.

Банк одержувача зобов'язаний зарахувати кошти на рахунки клієнтів не пізніше наступного робочого дня після отримання інформації від розрахункової палати.

Банк не має права робити виправлення в розрахункових документах у паперовому чи в електронному вигляді, отриманих від своїх клієнтів та клієнтів інших банків, за винятком випадків, обумовлених нормативно-правовими актами Національного банку України.

У разі відмови прийняти від клієнта розрахунковий документ банк у день отримання документа має зробити на його зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (з посиланням на розділ (пункт) нормативно-правового акта Національного банку України, який порушено), вказати дату його повернення (за підписами виконавця і головного бухгалтера, звіреними штампом банку) та повернути документ клієнту.

Відповідальність за правильність внесених у розрахунковий документ даних, у тому числі номерів рахунків (у тому числі реєстраційних), кодів банків, суми податку на додану вартість та кодів бюджетної класифікації несе підприємство «Любисток» чи фізична особа, яка оформила документ.

Клієнт, виходячи із своїх технічних можливостей та технічних можливостей банку, в якому він відкрив рахунок, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних повідомлень) каналами зв’язку. Спосіб подання ним документів до банку передбачається в договорі на розрахунково-касове обслуговування.

Паперові розрахункові документи, як правило, виписуються з використанням технічних засобів за один раз під копірку у двох примірниках, платіжні вимоги та документи підприємств, які обслуговуються в одній установі банку, - в трьох примірниках (якщо застосування копірки неможливе, то на всіх тотожних примірниках у правому верхньому куті мають бути вміщені послідовні порядкові номери).

Форми безготівкових розрахунків та їх характеристика

Безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахунків:

· платіжними дорученнями;

· платіжними вимогами-дорученнями;

· акредитивами.

1. Розрахунки платіжними дорученнями. Платіжне доручення являє собою доручення підприємства обслуговуючому його банку про перерахування певної суми зі свого рахунку на рахунок іншого підприємства.

Платіжні доручення застосовуються як при місцевих, так й міжміських розрахунках.

Дорученнями можуть проводитися:

- розрахунки за отримані товари та надані послуги;

- авансові платежі;

- розрахунки по нетоварних операціях;

- попередня оплата товарів і послуг та інші.

Під попередньою оплатою слід розуміти оплату товарів чи послуг, готових до відвантаження покупцям зразу ж після отримання платежу і відвантажених (вивезених) не пізніше терміну, зазначеного в договорі (як правило, трьох робочих днів з дня отримання платежу).

Платіжне доручення приймається банком до виконання тільки за наявності коштів на поточному рахунку або права на отримання кредиту.

Доручення на перерахування коштів у дохід бюджету, державні цільові фонди та інші платежі безспірного характеру приймаються банком незалежно від наявності коштів на поточному рахунку. У випадку відсутності коштів доручення розміщується в картотеку № 2, тобто обліковується на позабалансовому рахунку.

Платіжне доручення дійсне 10 календарних днів.

Окрім звичайних платіжних доручень, у розрахунках використовуються гарантовані банком платіжні доручення. Вони застосовуються:

· при перерахуванні окремим громадянам пенсій, аліментів, зарплати, авторського гонорару;

· при перерахуванні підприємствам у регіони, де немає банків, коштів на виплату зарплати, набір робочої сили, заготівлю сільгосппродукції у населення тощо;

· при зарахуванні на рахунки в банках торговельної виручки, податків.

Інакше кажучи, гарантовані платіжні доручення застосовуються в тому випадку, коли розрахунки проводяться через підприємство зв'язку. Суть такої гарантії полягає в тому, що банк, гарантуючи своєчасність платежу по такому дорученню, робить відповідний напис на дорученні, а гарантія забезпечується коштами, які банк списує з рахунку платника і депонує їх на окремому рахунку "Гарантовані платіжні доручення". Це платіжне доручення з відміткою банку передається відділенню зв'язку. До платіжного доручення додається список одержувачів коштів і запевнені бланки повідомлень на їх переказ. Потім підприємство зв'язку платіжне доручення разом з реєстром здає в банк, який зараховує кошти підприємству зв'язку, одночасно списуючи їх з рахунку, де вони були задепоновані (рахунок "Гарантовані платіжні доручення").

Якщо підприємство зв'язку і платник обслуговуються різними банками, то банк, що обслуговує підприємство зв'язку, направляє до банку, що обслуговує платника, дебетове повідомлення. Банк платника, отримавши дебетове повідомлення і реєстр з гарантованими дорученнями, списує кошти з рахунку "Гарантовані платіжні доручення" і перераховує їх підприємству зв'язку.

Сума втраченого гарантованого платіжного доручення може бути відновлена на рахунку через 15 днів після депонування коштів за заявою платника.

Техніка розрахунків за допомогою звичайних платіжних доручень проста: банк платника списує зазначену в дорученні суму з рахунку платника і зараховує на рахунок одержувача коштів. Якщо одержувач коштів обслуговується іншою установою банку, то кошти перераховуються через коррахунки.

Схема документообороту за рахунок платіжних доручень

2.Розрахунки вимогами-дорученнями. Ці розрахунки використовуються як у місцевих, так й міжміських розрахунках за поставлені товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги.

Платіжна вимога-доручення являє собою вимогу постачальника до покупця оплатити на підставі направлених йому поза банком розрахункових і відвантажувальних документів вартість поставленої за договором продукції, виконаних робіт і наданих послуг.

Платник, вирішивши оплатити платіжну вимогу-доручення, здає його до свого банку, оформивши його своїми підписами та відбитком печатки. Строк здачі вимоги-доручення до банку платника передбачається в договорі, але не повинен перевищувати 20 днів.

Про відмову повністю або частково оплатити платіжну вимогу-доручення платник повідомляє безпосередньо постачальника в порядку і строки, передбачені договором.

Платник може відмовитися від акцепту в повній сумі, якщо:

- постачальник пред'явив вимогу за незамовлені, не передбачені договором товари та послуги;

- товари відвантажені не за належною адресою або достроково без згоди покупця;

- до закінчення строку акцепту документально встановлено, що товари, які надійшли, недоброякісні, некомплектні, нестандартні, пониженої сортності;

- товари оплачені раніше та інше.

Часткова відмова від оплати може бути заявлена, коли згадані причини стосуються лише частини суми вимоги, а саме:

· поряд із замовленими товарами постачальник відвантажив незамовлені;

· допущена арифметична помилка в рахунку;

· частина товарів виявилася недоброякісною та інше.

У заяві про відмову від акцепту через недоброякісність, некомплектність, понижену сортність товарів зазначаються номер і дата акта прийняття товару за якістю чи комплектністю. Один примірник акта прийняття товару за якістю платник зобов'язаний вислати постачальнику не пізніше дня заявлення відмови від акцепту.

Схема документообороту за допомогою платіжної вимоги-доручення

3. Розрахунки з використанням акредитивів. Акредитиви використовуються тільки в міжміських розрахунках за матеріальні цінності і послуги. Особливість цієї форми розрахунків полягає в тому, що рух грошових коштів випереджає рух матеріальних цінностей.

Акредитивна форма розрахунків застосовується тоді, коли ця форма розрахунків передбачена договором. Відкриття (виставлення) акредитива проводиться за рахунок власних коштів покупця або кредиту банку. Дозволяється також виставлення акредитива частково за рахунок власних коштів і кредиту банку.

Кожний акредитив призначений для розрахунків тільки з одним постачальником і не може бути переадресованим.

Строк дії акредитива встановлюється у договорі між постачальником і покупцем у межах 15 днів з дня відкриття, не враховуючи термін проходження документів спецзв'язком між банками. У зв'язку зі змінами умов поставки і відвантаження продукції строк може бути подовжений на 10 днів.

Акредитиви можуть відкриватися в банку покупця або постачальника. Вони бувають таких видів:

- покриті (депоновані) і непокриті (гарантовані);

- відзивні і безвідзивні.

Покритими (депонованими) вважаються акредитиви, відкриття яких банк покупця перераховує кошти платника на окремий рахунок "Акредитиви", що відкривається в банку постачальника або покупця.

Непокриті акредитиви - це акредитиви, які виставлені без депонування коштів. Такі акредитиви можуть виставлятися в банку покупця. В банку постачальника вони можуть відкриватися тільки при наявності кореспондентських відносин між банками.

Відзивний акредитив - це акредитив, який може бути змінений або анульований банком покупця без попереднього погодження з постачальником (наприклад, у випадку недотримання умов, передбачених договором, дострокової відмови банку-покупця гарантувати платежі по акредитиву). Всі розпорядження про зміну умов відзивного акредитива платник повідомляє своєму банку, який повідомляє банк постачальника, а останній - самого постачальника.

Безвідзивний акредитив може бути змінений або анульований тільки за згодою постачальника, на користь якого він відкритий.

Строк дії і порядок розрахунків по акредитиву встановлюється в договорі між платником і постачальником, в якому слід вказати:

- найменування банку покупця;

- вид акредитива і спосіб його виконання;

- перелік документів, які повинні бути подані постачальником для отримання коштів по акредитиву;

- строк подання документів після відвантаження товару.

Для відкриття акредитива платник подає обслуговуючому банку заяву, в якій вказує:

· номер договору, за яким відкривається акредитив;

· строк дії акредитива;

· найменування постачальника;

· найменування банку-постачальника;

· місце виконання акредитива;

· повне і точне найменування документів, проти яких проводяться виплати по акредитиву, строк їх подання;

· вид акредитива;

· для відвантаження яких товарів відкривається акредитив;

· строк відвантаження;

· сума акредитива;

· спосіб реалізації акредитива.

Порядок розрахунків з використанням акредитивів такий:

1. Якщо платник виставив покритий акредитив у банку постачальника, то за заявою покупця на виставлення акредитива і його платіжного доручення гроші перераховуються до банку постачальника на рахунок "Акредитиви". В банку платника цей акредитив обліковується на позабалансовому рахунку "Акредитиви до оплати".

2. При виставленні покритого акредитива в банку платника сума акредитива депонується в банку платника на рахунку "Акредитиви", а прийняті до оплати акредитиви в банку постачальника обліковуються на позабалансовому рахунку "Акредитиви до оплати".

3. Для отримання коштів по акредитиву в тому випадку, коли акредитив покритий і виставлений в банку постачальника, постачальник, відвантаживши товари, подає реєстр рахунків, відвантажувальні та інші, передбачені умовами акредитива, документи в обслуговуючий банк.

Реєстр рахунків подається постачальником банку в чотирьох примірниках. Перший використовується як меморіальний ордер, другий повертається постачальнику як розписка в прийнятті реєстру рахунків, третій та четвертий з доданими товарно-транспортними документами і відміткою банку відсилаються банку покупця для вручення платнику (четвертий примірник) і для відображення операцій по рахунку "Акредитиви до оплати" (третій примірник).

Якщо гроші в сумі виставленого акредитива задепоновані в банку покупця на рахунку "Акредитиви", то розрахунки проводяться наступним чином. В міру відвантаження товарів постачальник подає своєму банку реєстри рахунків (у трьох примірниках) та інші документи, передбачені умовами акредитива. Третій примірник реєстру банк постачальника повертає постачальнику, а перший та другий - разом з документами направляються спецзв'язком банку покупця. На основі першого примірника банк списує гроші з рахунку "Акредитиви" і перераховує їх постачальнику. Другий примірник реєстру з іншими документами передається платнику. Банк постачальника після отримання грошей від банку покупця списує кошти з рахунку "Акредитиви до сплати".

 

Схема документообороту при акредитивній формі розрахунків з депонуванням коштів у банку платника.

Непокритий акредитив. При виставленні такого акредитива депонування коштів не проводиться, але гарантія платежу при цьому акредитиві є і досягається за рахунок банківської гарантії.

При отриманні заяви на виставлення такого акредитива банк покупця суму непокритого акредитива оприбутковує на позабалансовому рахунку "Гарантії і поручительства, видані банком". Якщо такий акредитив виставлений в банку постачальника, то банк покупця дає дозвіл банку постачальника, де відкритий коррахунок банку покупця, освоюючи акредитив, відповідні суми списувати зі свого коррахунку.

Зарахування грошей постачальнику при непокритому (гарантованому) акредитиві здійснюється банком постачальника після перевірки отриманого реєстру та інших документів, що підтверджують відвантаження товару, та після списання коштів з коррахунку банку покупця. При цьому два примірники реєстру і доданих до нього документів по виконаному акредитиву банк постачальника направляє спецзв'язком банку покупця, де перший примірник слугує підставою для списання грошей з покупця, а другий разом з оплаченими з акредитива документами передається покупцю.

Після перевірки дотримання умов акредитива банк покупця повертає банку постачальника витрати, пов'язані з виконанням акредитива. Ці витрати відшкодовуються на умовах, передбачених міжбанківським договором.

Якщо банк покупця не може списати кошти з рахунку покупця, за умови, що виконання акредитива здійснювалось за рахунок кредиту, банк до вирішення питання згідно з договором відносить заборгованість на рахунок "Суми нестягнені по банківських гарантіях, наданих підприємствам і організаціям". Одночасно на суму виплачених постачальнику коштів проводиться списання з рахунку "Гарантії і поручительства, видані банком".

При виставленні непокритого акредитива в банку покупця списання коштів на суму відвантажених товарів проводиться з рахунку покупця, а у разі відсутності на ньому грошей операції здійснюються в порядку, викладеному для непокритого акредитива, виставленого в банку постачальника.

Платежі з акредитива проводяться в межах строку його дії повною сумою акредитива або частинами. Видача з акредитива готівки не допускається.

Акредитив може закриватися достроково за згодою постачальника і покупця, якщо акредитив безвідзивний, або однією стороною, якщо він відзивний.

Правові основи організації безготівкових розрахунків у господарському обороті регламентуються законодавчими, інструктивними документами. Національний банк України виступає як методичний центр з розробки форм і засобів розрахунків у народному господарстві, правил документообороту, організації банківського контролю за проведенням розрахунків.

За часів переходу до ринкових відносин організація безготівкових розрахунків повинна активно сприяти вирішенню таких завдань:

- удосконалення комерційного розрахунку на підприємстві;

- підвищення відповідальності підприємств за своєчасне і в повному обсязі здійснення платежів за всіма зобов'язаннями;

- зміцнення договірної дисципліни;

- прискорення обороту оборотних коштів.