ТЕМА 9. УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ИХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

 

Порядок учета материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Документальное оформление поступления сырья и м а териалов зависит от способа их поступления в организацию. Поставщиками выступаю промышленные и сельскохозяйственные организации, торговые и посреднические структуры, индивидуальные предприниматели, физические лица. Кроме того, сырье и материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц, в том случае, если сырье и материалы приобретаются за наличный расчет.

В крупных организациях, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов.

Доставка МПЗ может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самойорганизации (самовывоз) и с привлечением транспортных организаций. Независимо от вида поставки поставщик обязан выдать организации - покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные (далее - ТТН) и другие. Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных МПЗ, например, сертификаты соответствия.

При централизованных поставках МПЗ приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации-покупателя в том случае, если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель обязан предъявить поставщику доверенность (форма № М-2, № М-2а) и документ, удостоверяющий личность.

В соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Российской Федерации максимальный срок действия доверенности - три года. Если в доверенности не указан срок действия, то она сохраняет силу в течение года. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером (форма № М-4) или актом о приемке материалов (форма № М-7).

Приходный ордер (форма М-4) с оставляется на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

При полном соответствии сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов, приходный ордер по форме №М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличиетакого штампа приравнивается к приходному ордеру. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями №119н.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков организаций и квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Отпуск материала в производство - это выдача материалов со склада, кладовой, непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места, производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Выдача материалов со склада оформляется следующими первичными документами: Лимитно-заборная карта (форма № М-8) и требование-накладная (форма № М-11).

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, получающему МПЗ для производства продукции (работ, услуг), а другой - складу.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами. Требование-накладная заменяет выписку лимитно-заборной карты в том случае, если отпуск МПЗ в производство не носит массовый характер и лимиты такого списания в организации не установлены.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Первый экземпляр накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию, но неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака из производства.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода (составляется в произвольной форме). Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

- наименование полученных материалов;

- количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

- номер и наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

- количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

- подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории;

- сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр - получателю материалов.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма № М-17). Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей начинается с составления приказа руководителя о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22), на основании которого назначается рабочая инвентаризационная комиссия, которая проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме № ИНВ-3. Применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Материалы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме № ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

 

Задача № 9. Учет движения материалов и проведение инвентаризации на складе

 

Остаток по счету 10 «Материалы» на 1 марта – 67600 рублей.

 

Таблица 9.1

Аналитические данные к счету 10 «Материалы»

№ п/п	Наименование материалов	Ед. изм.	Цена за единицу материала	Количество	Сумма, руб.
1.	Ткань обивочная (велюр)	м	450-00
2.	Лак	кг	115-00
3.	Фурнитура	кг	370-00
ИТОГО

 

Таблица 9.2

Журнал хозяйственных операций по счету 10 «Материалы»

№ п/п	Дата	Содержание операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
1.	1.03.	ПО № 200. Получены от «Леспромхоза» пиломатериалы 20 м3 по цене 3600 руб./ м3
2.	11.03	ПО № 201. Получена от ОАО «Текстильторг» ткань (вельвет) 50 м по цене 400 руб./м
3.	11.03	Требование-накладная № 100. Отпущена со склада на производство диванов ткань обивочная (велюр) 100 м
	16.03	Требование-накладная № 101. Отпущен со склада на производство диванов лак 40 кг
	19.03	Лимитно-заборная карта № 3. Отпущены со склада на производство диванов пиломатериалы 10 м3
ИТОГО отпущено на производство
4.	30.03.	На основании приказа № 1 директора предприятия от 25.03 комиссия в составе председателя Родионова И. В. (инженер-снабжения), Смирновой Р.А. (бухгалтер) и Неждановой Н.И. (секретарь-кассир) провела инвентаризацию материалов на складе. Решение комиссии по результатам инвентаризации оформлено приказом № 15, где указано оприходовать выявленные в ходе инвентаризации излишки ткани обивочной (велюр) 10 м по цене 450 руб./м

 

Таблица 9.3

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 «Материалы»

Наименование материалов	Ед. изм.	Цена за ед. изм.	Остаток на 1.03	Приход	Расход	Остаток на 1.04
Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
1. Ткань обивочная (велюр)
2. Лак
3. Фурнитура
4. Пиломатериалы
5. Ткань (вельвет)
ИТОГО

 

Таблица 9.4

Ведомость учета остатков материалов на складе

Наименование материалов	Ед. изм.	Цена за ед. изм.	Остаток на 1.03	Остаток на 31.03	Остаток на 1.04
Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма	Кол-во	Сумма
1. Ткань обивочная (велюр)
2. Лак
3. Фурнитура
4. Пиломатериалы
5. Ткань (вельвет)
ИТОГО

 

Задание:

1. Проставить корреспонденции по счетам бухгалтерского учета.

2. Заполнить следующие документы:

- приходный ордер (М-4);

- требование-накладная (М-11);

- лимитно-заборная карта (М-8);

- карточка учета материалов (М-17);

- оборотно-сальдовая ведомость (таблица 9.3);

- ведомость учета остатков материалов на складе (таблица 9.4);

- журнал-ордер № 10, 10/1 (ПРИЛОЖЕНИЕ 1);

- приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);

- инвентаризационная опись (ИНВ-3);

- сличительная ведомость (ИНВ-19).

3. Составить приказ руководителя об оприходовании излишков материальных ценностей (ПРИЛОЖЕНИЕ 2).