Оформление заказов

За последние полтора-два года ресторанный бизнес пережил настоящий подъем. И сегодня владельцу ресторана, который хочет добиться успеха на этом поприще, необходимо четко представить себе, кто является посетителем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, в какой день недели наблюдается пик посещения, а когда — затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение. Для того чтобы ресторан действительно приносил доходы и люди стремились чаще посещать его, среди прочих услуг, предлагаемых рестораном, должна присутствовать и услуга предварительного заказа.

Такая услуга, т. е. бронирование столика, должна действовать во всех престижных ресторанах. Эта услуга, как правило, рассчитана на деловых и особо важных клиентов, которые предпочитают обо всем позаботиться заранее, чтобы все было приготовлено к их приходу и не оказалось так, что все столики заняты, что нужное блюдо не может быть приготовлено из-за отсутствия необходимых продуктов, что в погребе ресторана нет любимого вина и т. д.

Кроме того, заказ столика или банкетного зала — необходимая процедура при различных видах торжественных обедов и ужинов, когда нужно соблюсти не только определенное (заказанное) меню и особый вид услуг, но и приготовить индивидуальную программу встречи гостей и проведения самого торжества.

Заказывать столик рекомендуется как минимум за день — для обычного и делового обеда или ужина и за 7—8 дней — для особой торжественной трапезы, устраиваемой по какому-либо поводу (день рождения, свадьба и т. д.). Чем крупнее и значительнее торжество, чем больше посетителей будет приглашено, тем больше срок, который нужен, для того чтобы сделать заказ. Об этом желательно рассказать в рекламе вашего ресторана.

Обычный заказ можно принимать по телефону, для успешного выполнения крупного заказа обязательно непосредственное общение заказчика с администратором ресторана и, по необходимости, с обслуживающим персоналом (шеф-поваром, официантами). Это необходимо, для того чтобы оговорить все нюансы проведения обеда (ужина), наладить предварительный контакт с персоналом.

Принимать заказ, в том числе и по телефону, должен администратор или менеджер ресторана (в отдельных случаях в этом принимает участие и сам директор ресторана), но ни в коем случае этого не должен быть официант, повар или кто-то другой из обслуживающего персонала. Одним словом, принимает заказ ответственное лицо. Его задача — не только принять заказ, записать то в специальную книгу заказов (для крупного торжества — в «лист застолья») и оговорить все тонкости проводимого мероприятия с заказчиком. но своевременно дать соответствующие распоряжения всему обслуживающему персоналу, товарам, официантам, точно передав им все требования организатора застолья, будь то обычный деловой ужин или крупное торжественное мероприятие.

Когда речь идет о крупном торжестве, заказчик договаривается по телефону о встрече с менеджером ресторана. Ответственный (менеджер ресторана или метрдотель), как правило, ведет переговоры с организатором в специальной комнате и выясняет все, что хочет. В первую очередь обсуждается характер торжества (день рождения, свадьба, корпоративная вечеринка и т. д.), форма застолья (праздничное застолье, шведский стол и т. д.), виды заказываемых блюд и напитков, денежная сумма, которой располагает заказчик. Договорившись о проведении мероприятия в ресторане, они обсуждают все детали, которые также записываются на специальном бланке и подписываются обеими сторонами.
В книге заказов (на «листе застолья»), которая заполняется при всех видах заказов, как правило, фиксируется следующая важная ин формация о проводимом застолье:

— фамилия, имя, отчество клиента-заказчика;

— имя человека со стороны клиента, через которого будут поддерживаться контакты (органи затор торжества);

— дата и время проведения застолья;

— форма застолья;

— гарантированное количество приглашенных гостей;

— помещение (общий зал, банкетный зал, кабинка или комната на две или четыре персоны);

— план размещения гостей;

— меню блюд и напитков;

— план проведения застолья (торжества) с указанием времени для подачи отдельных блюд и напитков, для культурно-развлекатель ных мероприятия (речей, презентаций, конкурсов, танцевально-музыкальных пауз и т. д.);

— специально оговариваемые требования или услуги (парковка автомобилей, работа гардероба, украшение помещения и стола, музыкальное сопровождение, наличие микрофона, приглашение артистов, музыкантов, оркестра, техника разноса подносов и блюд и уборки посуды со стола, техника разлива алкогольных напитков, наличие рушника у официантов и т. д.);

— расценки и процедура расчета;

— номер контактного телефона заказчика;

В задачи менеджера также входит осуществление общего руководства как во время подготовки, так и во время проведения торжества. Этого человека можно назвать распорядителем торжества. Он должен распределить обязанности среди обслуживающего персонала, проверить своевременное выполнение всех заказанных деталей по «листу застолья» и проследить за четим выполнением обязанностей каждым членом персонала ресторана, что и обеспечит строгую последовательность действий, безопасность и эффективность обслуживания во время торжества.

Сама подготовка к предварительно заказанному застолью включает:

— размещение столов, стульев и другой мебели;

— сервировку стола — подбор малого оборудования (столового белья, посуды, приборов, бока лов, рюмок, приправ, салфеток);

— сервировку каждого посадочного места;

— комплектацию рабочих мест официантов.

Также следует начать подготовку к выполнению специальных требований клиента в соответствии с «листом застолья».