Особенности проведения документа бухгалтерского учета

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других из­менений в данных системы.

Операции и проводки в системе 1С:Предприятие. Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы ведения бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. Бухгалтерская операция объединяет в себе несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая бухгалтерская операция принадлежит документу.

Бухгалтерские операции, вводимые вручную, принадлежат документам специального вида «Операция», и эти документы не могут быть проведены. Для других видов документов проводки операции формируются только в процессе проведения документа. При этом используется специальный алгоритм, который задан для каждого вида документов в конфигурации. Этот алгоритм определяет состав проводок операции, формируемой документом.

В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Кроме того, при проведении отдельных видов документов могут устанавливаться значения периодических реквизитов справочников, для которых в конфигурации определена возможность изменения документами.

При отказе от проведения документа бухгалтерского учета суще­ствующая операция документа (если он проводился ранее) не изме­нится. В этой ситуации существует потенциальная возможность рас­хождения данных документа и сформированных им проводок. Однако в конфигурации для отдельных видов документов может быть запрещена запись проведенного документа без его обязательно­го перепроведения.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудни­кам (например, продавцам или операторам) редактирование прове­денных документов. Отредактировав пользовательские права в сеан­се конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение таких операций, как изменение проведенных документов и изменение документов без перепроведения.

Если документ становится не проведенным, то из журнала прово­док удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в кон­фигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял зна­чения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.