Документационное обеспечение деятельности предприятияАвтоматизация подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» позволяет поддерживать весь текущий документооборота с учетом местных условий, формировать банки данных социальные потребности, разрабатывать и контролировать выполнение индивидуальных программ реабилитации. Одной из подзадач автоматизации служб является передача данных в Региональный и Федеральный регистры, соответственно с этим формирование баз данных об потребностях должно строиться на единых принципах. Программное обеспечение, созданное на базе СУБД Cache способно гибко реагировать на изменения нормативно-правовой базы, не зависит от организационной формы реализации службы Жилсервис и позволяет решать следующие задачи: - формировать все необходимые документы, относящиеся к работе ЖКХ; - обеспечивать одновременную работу разных пользователей с одним документом; - обеспечивать возможность обмена информацией с внешними базами данных (независимо от их формата данных); - представлять информацию в удобном для пользователя виде; - обеспечивать возможность обработки информации для получения стандартных и произвольных форм отчетности; - обеспечить сохранение целостности базы данных при сбоях в работе оборудования и ошибках пользователей. - устранить возможные логические противоречия в существующих и вновь принимаемых документах и, соответственно, в выходных формах[3]. Структура базы данных автоматизированного подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» определяется структурой его информационных связей. Наполнение баз данных и их внутренние логические связи обеспечивают полную информационную поддержку перечисленных выше задач. Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ. Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в подразделении «Техническое обслуживание и ремонт+3» разделяют следующим образом: 1. Входящие 2. Исходящие 3. Приказы - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу 4. Внутренние - финансовые - служебные Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки. Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом. Функции сектора делопроизводства: - Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции. - Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности. - Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании - Подписанных директором служебных записок. - Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директора. - Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства. - Доведение резолюций директора до исполнителей. - Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений. - Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях. Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет[4].
|
