Документационное обеспечение деятельности предприятия

Автоматизация подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» позволяет поддерживать весь текущий документооборота с учетом местных условий, формировать банки данных социальные потребности, разрабатывать и контролировать выполнение индивидуальных программ реабилитации. Одной из подзадач автоматизации служб является передача данных в Региональный и Федеральный регистры, соответственно с этим формирование баз данных об потребностях должно строиться на единых принципах.

Программное обеспечение, созданное на базе СУБД Cache способно гибко реагировать на изменения нормативно-правовой базы, не зависит от организационной формы реализации службы Жилсервис и позволяет решать следующие задачи:

- формировать все необходимые документы, относящиеся к работе ЖКХ;

- обеспечивать одновременную работу разных пользователей с одним документом;

- обеспечивать возможность обмена информацией с внешними базами данных (независимо от их формата данных);

- представлять информацию в удобном для пользователя виде;

- обеспечивать возможность обработки информации для получения стандартных и произвольных форм отчетности;

- обеспечить сохранение целостности базы данных при сбоях в работе оборудования и ошибках пользователей.

- устранить возможные логические противоречия в существующих и вновь принимаемых документах и, соответственно, в выходных формах[3].

Структура базы данных автоматизированного подразделения «Техническое обслуживание и ремонт+3» определяется структурой его информационных связей. Наполнение баз данных и их внутренние логические связи обеспечивают полную информационную поддержку перечисленных выше задач.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в подразделении «Техническое обслуживание и ремонт+3» разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

- Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

- Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

- Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании

- Подписанных директором служебных записок.

- Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись директора.

- Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

- Доведение резолюций директора до исполнителей.

- Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

- Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет[4].