Описание. Номер фонда. При открытии окна в этом поле предлагается предыдущий номер.

Номер фонда. При открытии окна в этом поле предлагается предыдущий номер.

Переключатель сдаточная/архивная устанавливает тип описи: "сдаточная" – подготовленная структурным подразделением для сдачи дел в архив; "архивная" – сводная опись организации.

Вид дел. Вид выбирается из списка значений: постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет), по личному составу.

Год дел. Год включаемых в опись дел.

В архивной описи задается не год, а диапазон (рис. 111).

рис. 111

Подразделение. Организация (структурное подразделение), подготовившая опись. Выбирается из персонального справочника организаций (см. 13.5 "Персональные справочники").

В архивной описи данное поле заблокировано.

Дела

Закладка "Дела" (рис. 112) предназначена для составления списка дел описи.

рис. 112

Для формирования списка дел предусмотрен стандартный набор функциональных кнопок:

Кнопка	Функция
		Добавить
		Удалить
		Редактировать

Примечание. В утвержденной описи (на закладке "Описание" установлен флаг утверждено) эти кнопки заблокированы.

При добавлении и редактировании записей открывается окно, подобное изображенному на рис. 113.

рис. 113

Дело выбирается заданием его индекса по номенклатуре дел (см. 10.1 "Номенклатура дел") в поле Индекс. Порядковый номер дела в описи задается в поле № в описи. Кнопка позволяет просмотреть атрибуты выбранного в поле Индекс дела.

Другой способ добавить дело в опись – нажать кнопку и выбрать дело из раскрывшегося списка дел (рис. 114).

рис. 114

 

Дело выбирается (переносится в список дел описи) одиночным щелком по индексу в колонке "Индекс". Можно выбрать сразу все представленные в списке дела, нажав кнопку .

Отметим принципиальное различие между двумя описанными способами добавления дел в опись. При помощи кнопки в опись можно добавить любое дело из номенклатуры дел, даже если оно не удовлетворяет заданным на закладке "Описание" параметрам Подразделение и Вид дел (рис. 110). В списке же, который открывается кнопкой , отобраны только те дела, которые по логике могут находиться в данной описи, т.е.:

§ вид и подразделение дела совпадают с указанными на закладке "Описание";

§ дело принадлежит к утвержденной номенклатуре;

§ дело не хранится в структурном подразделении.

(последние два признака задаются на закладке "Описание" окна для задания атрибутов дела, рис. 102).

Аналогично обстоит дело при составлении архивной описи, то есть сводной описи организации. Кнопкой в архивную опись можно добавить любое дело из номенклатуры дел. Если же пользоваться кнопкой , то в открывшемся списке будет представлена подборка дел, включенных в сдаточные описи структурных подразделений, того же вида и года, что и создаваемая архивная опись.

Из сказанного можно сделать вывод, что при добавлении дел в опись проще и правильнее пользоваться кнопкой .