С помощью выбора из справочника

Если в государственном органе не практикуется выставление кода сотрудникам или трудно запомнить кодировку, то возможен выбор исполнителей с помощью кнопки «Из справочника» (см. рис.34). При нажатии данной кнопки выйдет список «Организационная структура». (см. рис.35)

 

Рисунок 35 - «Выбор исполнителя из справочника»

 

Для быстрого поиска необходимого исполнителя возможно перейти на алфавитный список сотрудников. Для этого необходимо нажать на панели окна ссылку «Наименование». Выйдет список сотрудников, поиск в котором возможен с помощью набора на клавиатуре нескольких первых букв фамилии (см. рис.36). После набора букв нажать кнопку «Search».

 

Рисунок 36 - «Поиск исполнителя в алфавитном списке»

 

Внешние исполнители выбираются из справочника таким же образом, как и внутренние, только при этом открывается справочник «Корреспонденты» (см. рис.37)

 

Рисунок 37 – «Форма выбора внешнего исполнителя»

 

Быстрый поиск в данном справочнике осуществляется двумя способами:

- по полному наименованию;

- по сокращенному наименованию.

По полному наименованию необходимо нажать стрелки около слова «Наименование» (см. рис.37) и набрать первые буквы наименования. Выйдут данные тех корреспондентов, которые начинаются с этого сочетания букв.

Поэтому, для более точного и быстрого нахождения справочных данных существует поиск по сокращенному наименованию.

Примечание:для осуществления поиска по сокращенному наименованию корреспондента, необходимо Администратору ЕСЭДО заполнить в справочнике поле «Сокращенное наименование».

Нажать стрелки около слова «Сокращенное» и ввести аббревиатуру корреспондента (см. рис.38). После набора букв нажать кнопку «Search».

 

Рисунок 38 – «Форма поиска по сокращенному наименованию»

 

После добавления исполнителей в таблицы «Внутренние исполнители» или «Внешние исполнители» можно войти в форму самого исполнителя, если установить курсор на исполнителя и щелкнуть двойным кликом мышки или нажать клавишу “ Enter ”.

Форма внутреннего исполнителя представляет собой набор 4 полей для внесения дополнительной информации (см. рис.39)

Рисунок 39 - «Форма «Исполнитель внутренний»

 

LN-адрес – поле, содержащее Лотус-адрес, созданный Администратором ЕСЭДО. Если оно пустое в БД «Справочник», то пользователь, заполняющий данную форму, может внести его самостоятельно. Если же данное поле не будет заполнено, то исполнитель не будет иметь доступ к данному документу.

Примечание – поле, для внесения каких либо дополнений или сообщений. Данное поле несет в себе информационную нагрузку и может не заполняться.

Способ доставки – указывается способ доставки документа

 

Форма внешнего исполнителя является более информативной, чем у внутреннего. (см. рис.40)

Рисунок 40 - «Форма «Исполнитель внешний»

 

Примечание – поле, для внесения каких либо дополнений или сообщений. Данное поле несет в себе информационную нагрузку и может не заполняться.

Способ доставки – указывается способ доставки документа. Если документ должен быть отправлен через Центр ЕСЭДО, то обязательно надо указать данный способ доставки, иначе документ не будет доставлен получателю.

Срок исполнения – при наличии нескольких внешних исполнителей каждому может быть выставлен индивидуальный срок исполнения, не совпадающий с выставленным на документе.

Первичный срок исполнения – срок исполнения, который был выставлен первоначально. Данное поле появляется на форме внешнего исполнителя после создания продления.

Продления – список продлений. Количество продлений может быть неограниченно. Кнопка «Продлить» позволяет изменить срок исполнения, а в поле продления появляется запись о продлении.

Фактический срок исполнения – указывается дата исполнения документа этим исполнителем. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то можно выставлять фактический срок исполнения не на самом документе, а непосредственно исполнителю.

Для удаления неверного внесенных исполнителей необходимо использовать кнопку «Удалить» (см. рис.34). Нажатие данной кнопки выводит список всех исполнителей, среди которых необходимо выделить щелчком мышки тех, которые нужно удалить. Если удалить необходимо одну запись, то просто установить на данную запись курсор. Нажать для удаления кнопку «ОК».