Гарантийное письмо.

? Гарантийное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги).

Основное содержание гарантийного письма	Просьба, срок исполнения, оплата каких-либо услуг
Адресат гарантийного письма	Физическое и юридическое лицо
Предмет гарантии	Оплата работы, услуг
Реквизиты гарантийного письма	Наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, оттиск печати, отметка об исполниеле
Обязателен ли реквизит наименование документа (ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО)?	Обязателен в большинстве случаев, но может и не быть
Обязателен ли в гарантийном письме заголовок?	обязателен
Текст гарантийного письма может начинаться словами	Текст письма начинается с устойчивой языковой формулы: просим вас… далее по смыслу…оказать услугу(однократное оплачиваемое действие, не оформленное договором).
Юридически значимая фраза в гарантийном письме	Фраза о гарантии: «Оплату гарантируем», «Возврат предмета гарантируем до…(срок)» +обязателен в тексте письма указать счет в банке
Кто подписывает гарантийное письмо7	Подписывает гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (директор, главный бухгалтер) Особенность гарантийного письма – подписи должностных лиц заверяются оттиском печати

33. Письмо-просьба. Письмо-запрос.

Письмо просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

· причина обращения

· В связи с неполучением...;

· Учитывая социальную значимость...;

· Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...;

· Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...;

· Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;

· Ввиду задержки получения груза...;

· Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

· цель обращения

· В целях выполнения распоряжения...;

· В целях скорейшего решения вопроса...;

· Для согласования вопросов...;

· В целях обеспечения безопасности прохождения груза...;

· Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

· ссылки на основание для обращения

· В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

· В связи с обращением в наш адрес...;

· На основании устной договоренности...;

· На основании нашего телефонного разговора...;

· Согласно постановлению правительства...;

· Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

· Прошу... (Просим...)

· Одновременно прошу... (Также просим...)

· А также прошу... (А также просим...)

 

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. 1

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. 2

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 3

· Письмо-запрос требует письма-ответа.

· Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.