Salutation / Обращение

Обращение, которое является также формой приветствия, помещается под внутренним адресом без отступа от левой границы текста. Конкретная форма обращения зависит от адресата:

Dear Sir:(Уважаемый господин!) - при обращении к мужчине, имя которого вам неизвестно.

Dear Sirs: (Уважаемые господа!) - при обращении в организацию (фирму).

Dear Madam: (Уважаемая госпожа!) - при обращении к женщине (замужней или незамужней), имя которой вам неизвестно.

Dear Sir or Madam: (Уважаемый/ая господин/госпожа!) - при обращении к человеку, имя и пол которого вам неизвестны.

Dear Mr. (или Dr., Prof.) Smith: (без инициалов или имени) - при обращении к человеку, фамилия которого вам известна.

Gentlemen:(Господа!) - при обращении в организацию (фирму) в США.

 

9) Subject / Заголовок к тексту

В заголовке к тексту письма дается его краткое и точное название. Он помещается после обращения к адресату и открывается словом "Subject" или сокращением "Re." (от "regarding", "относящийся к"), например: Dear Mr Thomson:

Subject (Re.): New Enrollment Rules

 

10) Body of the Letter / Текст письма

Текст письма разбивается на абзацы, отделяемые одним строчным пробелом. В начальном абзаце рекомендуется изложить сущность проблемы или определить состояние дел, а в заключительном - подвести итог с учетом изложенной выше информации. Если суть делового письма проста, оно оформляется в виде одного абзаца. В тех случаях, когда отправитель заинтересован в скорейшем ответе, текст завершается соответствующей просьбой: "I am looking forward to hearing from you soon";.

 

11) Close / Завершение

Если письмо начинается с Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam (то есть без указания имени), оно заканчивается словами Yours faithfully, после которых ниже следует подпись отправителя и еще строчкой ниже - имя и фамилия отправителя.

Если письмо начинается с Dear Mrs. Robinson, Dear Prof. Swales -оно заканчивается словами Yours sincerely (Sincerely yours). Письмо непринужденного стиля можно завершить словами Best wishes или Best regards.

 

12) Signature / Подпись

Для подписи обычно оставляют пробел в 3-5 строчных интервалов. Помимо собственно подписи, в блок входит указание имени и фамилии автора сообщения, его должности или звания, например:

Yours faithfully, или Yours sincerely,

(подпись) (подпись)

John Brown J. Howart, Ph.D.

Sales Manager Department Head

Иногда в деловой переписке перед подписью стоит аббревиатура p.p. (от "per pro" - "for and on behalf of - от имени, за). Секретари часто ставят этот термин, когда подписывают письма от имени своих начальников, например:

Yours faithfully,

(подпись Магу Thomson)

p.p. J. Mill

Managing Director

 

13) Initials of Persons in Charge / Пометка об исполнителях

Пометка об исполнителях в виде инициалов часто используется в крупных компаниях и отделах для сохранения информации о том, кто конкретно из сотрудников составлял и набирал текст. Инициалы составителя печатаются прописными буквами, а инициалы машинистки или оператора - строчными, например: MM:pd; CJR/nr. Если письмо составлялось и печаталось одним лицом, достаточно указать только инициалы машинистки (оператора).

Enclosures / Приложения

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, в конце письма (в нижнем левом углу) об этом делается пометка: Enclosures (или сокращенная форма: Enc., Encl.)

Encl.: 2 или Enc.: Application forms (2 copies)

 

14) Copies / Копии письма

Копии одного письма могут рассылаться нескольким лицам. При этом делается пометка с.с. (carbon сору). Например, с.с.: Prof. S. Johnson; Dr. Thomas Burke. В тех случаях, когда информация о рассылке копий, по мнению отправителя, нежелательна, на внешней исходящей корреспонденции она опускается, а на внутренней дается с пометкой Ь.с.с. (blind carbon copies).

 

PostScript = P.S./ Постскриптум

Постскриптум - дополнительная информация в конце письма, по каким-либо причинам не включенная в основной текст. Она размещается всегда как заключительный структурный элемент письма с отступом от предыдущего элемента в 2-4 строчных интервала. Начало постскриптума отмечается аббревиатурой "P.S."

ЗАДАНИЕ Проанализируйте письма

ULTRASONIC Ltd.

Warwick House, Warwick St., London SW2 1JF

Telephone (081) 566 1861 Fax (081) 566 1385

 

Your ref: 6 May 200-Our ref: DS/MR

Date: 11 May 200_

 

Ms. B. Kaassen

Bredgade 51

DK 1110 Copenhagen К

DENMARK

 

Dear Ms Kaassen,

 

Thank you very much for your enquiry which we received today. I am enclosing our catalogue and price-list for the equipment you said you were interested in. I would like to draw your attention to pages 31-35 in the catalogue where you will find full details of the Omega range.

We would welcome any further enquiries you have and look forward to hearing from you.

 

Yours sincerely,

Kay Reynolds (Ms)

p.p. D. Sampson

Sales Manager

Enc.___

 

 

 

ULTRASONIC Ltd.

Warwick House, Warwick St., London SW2 1JF

Telephone (081) 566 1861 Fax (081) 566 1385

Your ref: 6 May 200_ Our ref: DS/MR

Date: 11 May 200_

Ms. B. Kaassen

Bredgade 51

DK 1110 Copenhagen К

DENMARK