Фактори, що визначають формування та принципи побудови організаційних структур управління

Для правильної’ побудови організаційних структур управління необхідно знати фактори, які обумовлюють наявність у даних структурах тих чи інших елементів, зв’язків. Розрізняються фактори, що впливають на характер організаційних структур безпосередньо або опосередковано. До перших відносяться цілі, завдання, функції, принципи та методи управління (інакше кажучи, те, гію складає поняття механізму управління). До інших – кадри, техніка, технологія управління, організація праці.

Мета, а також випливаючі з неї завдання та функції є головним фактором формування структури. Залежно від мети, з якою створюється система, визначається загальна спрямованість організаційної структури управління. Так, міськрайліноргапи внутрішніх справ створені переважно для охорони громадського порядку та боротьби зі злочинністю, апарати ГУМВС, УМВС, УМВСЇ – для керівництва міськрайліпорганами, апарат МВС України - для керівництва ГУМВС, УМВС, УМВСТ. Природно, що організаційні структури управління в даних органах істотно розрізняються.

Як відомо, одна і та ж мета може бути досягнута шляхом виконання різних сукупностей завдань та функцій. Це, в свою чергу, визначається умовами, в котрих доводиться функціонувати тій чи іншій системі, обсягом-її конкретної роботи. Відповідно і в органах внутрішніх справ, що обслуговують вказані території, обсяг роботи по виконанню однієї і тієї ж функції буде неоднаковим або навіть якась функція може бути зовсім відсутня. Таким чином, залежно від того, які функції даної системи найбільш важливі або потребують у певний період найбільшої уваги, з’являються ті чи інші особливості й в її організаційній структурі.

Насамперед, на характер побудови організаційної структури управління впливають принципи і методи управління. В умовах жорсткого централізму, використання виключно адміністративно-командних методів впливу в вищестоящих органах концен-

труються служби, які вирішують усі питання управління, а ппж-честоящі, по суті, позбавляються права участі в процесі управління, тобто самостійності.

На усунення цього недоліку спрямовані положення Концепції розвитку системи Міністерства внутрішніх справ, схваленої Постановою Кабінету Міністрів України від 24 квітня 1996 року № 456³. При викладенні основних напрямів удосконалення та розвитку системи МВС, удосконалення управління та організаційно-штатних структур в Концепції йдеться, зокрема, про тс, що "удосконалення системи управління органами внутрішніх справ потребує чіткого розмежування і забезпечення максимального співвідношення функцій Міністерства і підпорядкованих йому органів та підрозділів.

В основу цього має бути покладено:

забезпечення організаїцйної єдності та керованості системи;

зміцнення штабної функції з метою підвищення ефективності управління, особливо оперативного, раціональної відмови від дублювання в роботі, зменшення на цій основі витрат на утримання управлінського апарату і посилення служб та підрозділі» практичної спрямованості;

забезпечення оптимального співвідношення функцій штабних, лінійно-галузевих і функціональних підрозділів у структурах управління;

збереження на рівнях апаратів МВС, ГУМВС–УМВС функцій координації, методичного керівництва, інформаційно-аналітичного обслуговування, контролю та інспектування, безпосереднього планування та організації проведення заходів державного та міжрегіонального рівня, а також реагування на надзвичайні ситуації та розкриття тяжких злочинів, що викликали широкий громадський резонанс;

делегування частини управлінських функцій від МВС до ГУМВС-УМВС.

Структура ГУМВС–УМВС буде змінюватися з урахуванням нової організаційно-штатної структури центрального апарату МВС. Начальникам ГУМВС–УМВС необхідно надати право коригувати відповідні організаційні структури і перерозподіляти штатну чисельність підпорядкованих служб та підрозділів у межах номенклатури посад, що визначена МВС з урахуванням оперативної обстановки на місцях, а також передавати певну частину своїх повноважень начальникам міськрайлінорганів..."⁴.

В результаті заходів, що передбачені Концепцією, значна частина загального обсягу функцій управління буде переміщуватися на його нижні "поверхи. Апарат управління при цьому істотно скоротиться, в підпорядкованих органах створюватимуться дорадчі, колегіальні та інші оргструктурні ланки, за допомогою

³ Див.: Наказ МВС України від ЗО червня 1996 р. № 455.

⁴ Див.: Наказ МВС України від ЗО червня 1996 р. № 456.

яких колективи братимуть участь в підготовці та прийнятті управлінських рішень.

Опосередковано впливають на формування оргструктури управління техніка, технологія, організація праці та якісні характеристики працівників апарату. Так, техніка, що використовується в процесі управління, багато в чому обумовлює структуру підрозділів, які здобувають, обробляють, обліковують і зберігають інформацію. Зокрема, застосування АСУ неминуче приводить до створення нових служб, зв’язаних із програмним забезпеченням ЕОМ, з підготовкою та виконанням на математичній основі управлінських завдань. Рівень професійної підготовки, ступінь працездатності працівників апарату управління можуть визначати необхідність створення в ньому проміжних, допоміжних підрозділів. Наявність же недостатньої чисельності кваліфікованих працівників дозволяє і змушує формувати спеціалізовані функціональні структурні утворення (наприклад, консультативні пункти, ради, комісії та ін.).

Основні принципи побудови організаційних структур управління сформульовані в результаті теоретичного узагальнення досвіду, накопиченого у відповідній сфері соціальної практики. Вони зводяться до дотримання цілої низки вимог.

Прагнення до мінімуму ступенів у ієрархічній структурі управління. Чим більше гаких ступенів, тим ширші можливості виникнення проміжних ланок управління. Останні ж, як правило, втрачають безпосередній діловий контакт як з виконавцями, так і з керівниками вищестоящого органу. Крім того, на проміжних ступенях управління зосереджуються значні трудові ресурси. Через нестачу прав нони, як відмічалося, часто виступають у ролі лише передавальної інстанції, подовжуючи шлях інформації, що надходить, та істотно збільшуючи її обсяг.

Організаційна забезпеченість функцій. Дотримання цього принципу при формуванні організаційних структур передбачає виділення системам відповідних людських та матеріальних ресурсів. Інакше покладені на них функції не будуть виконуватися або будуть здійснюватися лише періодично (після вказівок зверху) і недоброякісно, оскільки кожний вид роботи потребує необхідної підготовки, досвіду, якого можуть і не мати особи, яким ця робота доручається’. Так, в органах внутрішніх справ України функція профілактики тепер ще лишається організаційно не закріпленою, функція дізнання закріплена лише частково.

Організаційна структура не повинна бути складною. Ретроспективний аналіз показує, що у міру розвитку соціальних систем їх організаційні структури ускладнюються. Це – одна із закономірностей еволюції вказаних систем, яка є результатом розширення їх функцій, зв’язків, зростання потоків інформації і т.д. Ускладнення структур має ряд негативних наслідків. До них відносяться: зростання чисельності управлінського персоналу; подо-

рожчання систем; уповільнення проходження інформації; зниження оперативності регулювання і т.д. Отже, важливою задачею в справі удосконалення управління є спрощення його організаційних структур.

Забезпечення. "гнучкості" організаційних структур управління. Як уже відмічалось, організаційні структури, що характеризуються деталізованою регламентацією прав та обов’язків, їх постійністю, стабільними зв’язками та схемою підпорядкування мають назву "жорстких". Вони використовуються для підрозділів, у яких треба обмежувати варіанти поведінки працівників, суворо регламентувати методи службової діяльності, виключати можливість невиправданих ініціативних рішень. "Жорсткі" організаційні структури потребують меншої кваліфікації пращвників, їх елементи легко нормуються. Разом з тим "жорсткість" структур посилює відомчі бар’єри, утруднює встановлення горизонтальних зв’язків, гальмує впровадження раціональних форм і методів роботи, пригнічує будь-яку ініціативу.

Усунути вказані негативні вияви можна шляхом використання "гнучких" організаційних структур, їх "гнучкість" досягається оперативними змінами в правовому регулюванні, внесенням необхідних штатних змін у різних ситуаціях, розширенням компетенції керівників по налагодженню прямих внутрішніх та зовнішніх зв’язків. Крім того, "гнучкість" може бути забезпечена застосуванням організаційної структури програмно-цільового типу.

/досягнення оптимального сполучення централізації і децентралізації. Зосередження основних функцій управління на його верхньому рівні дозволяє за надзвичайних обставин ефективно маневрувати силами та засобами. Позитивно зарекомендувала себе також централізація забезпечуючих функцій управління – інформаційної, кадрової та інших. У звичайних же умовах, якщо підрозділи системи розосереджені на великій території, надмірна централізація управління не сприяє підвищенню його ефективності. Більш того, при цьому нерідко знижуються оперативність у прийнятті рішень, ініціативність підпорядкованих ланок і почуття їх відповідальності за досягнення намічених цілей.

Отже, в кожному конкретному випадку необхідно знайти оптимальне співвідношення централізації і децентралізації функції, що дає змогу нейтралізувати, з одного боку, відомчі тенденції, а з другого – місницькі. Вирішення даного завдання дає можливість верхній ланці управління сконцентрувати увагу на великих проблемах стратегічного масштабу, а нижній ланці – на питаннях оперативно-тактичного характеру.

Виключення дублювання функцій в організаційних структурах управління. Такий принцип означає, що в організаційній структурі неможливо покладати відповідальність за виконання однієї і тієї ж функції на декілька служб. Іноді це не-

минучс, але треба прагнути до того, щоб кожній функції відповідав тільки один організаційний осередок.

Забезпечення відносної рівномірності навантажень на кожний структурний підрозділ. Порушення вказаної вимоги може призвести до таких негативних наслідків, як постійний перерозподіл штатів між службами, висока плинність кадрів, хронічний їх некомплект, напруженість взаємостосунків у колективі та іп.

Забезпечення максимального ступеня типізації. Загальність принципів та методів управління, єдина сукупність регламентуючих його правових актів, схожість чинників, які впливають па діяльність різних систем, дозволяють уніфікувати багато структурних елементів, створити типові структури і штати. їх використання забезпечує єдиний підхід до побудови та закріплення раціональних організаційних структур органів і підрозділів, впровадження в їх діяльність досягнень науки і передового досвіду. Однак типові структури не можуть передбачити всієї різноманітності місцевих особливостей та форм роботи. Тому на практиці вони використовуються з деякими змінами, що не усувають, звичайно, їх універсальності.