Обращение

Любое письмо начинается с обращения к адресату. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности.

Золотое правило:

Чем точнее адрес и имя получателя, тем скорее Вы получите ответ.

Различие в пунктуации обращения

В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации.

Ниже приведены современные стандартные обращения.

 

Обращаться Mrs принято к замужней даме.

Ms – более нейтральное и современное обращение к даме, семейное положение которой Вам не известно.

Окончание, подпись

При подготовке письма необходимо принять во внимание, что в английском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма.

Ниже приведены стандартные пары обращение-подпись.

 

Золотое правило:

Если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).

Если это Ваше не первое письмо к корреспонденту, и за время переписки у вас установились отношения более, чем просто формальные, допустимо в конце написать

 

Тема письма (сообщения)

Subject line

 

Эта строка информирует получателя письма о содержании последнего.

 

Re: Your application for the General Manager Position

Subject: Your order of June 2, 2004

Приложение

Encl

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта, Ваше резюме и т.п., то в последней строчке должно быть указано

 

Encl.

Можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце

Encl. или как Encls. Все три возможности считаются допустимыми.

Если Вы обязательно хотите непременно указать, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, то в этом случае строчка приложения выглядит так:

Encl: Resume

Encl: Curriculum Vitae

Encl: Current Price List

 

Отправить копию

Сс:

Команда Сс: Ms Ann Smith после строчки приложение Encl означает, что копия письма будет послана Ms Ann Smith.

 

Таким образом, в самом полном виде образцовое письмо должно выглядеть следующим образом:

Cambridge School of Languages

2119 Mill Road *Cambridge *CB1 2AZ *UK

British School Publishing Ltd.

2 Inner Park Road Wimbledon

London 123 45ED UK

Our ref: XY 011 Your ref:

10 July 2004

Dear Ms Higgins

Subject: Your request for New Cambridge English Language Course

ТЕКСТ ПИСЬМА

Yours sincerely,

Подпись

Ivan Petrov

License Manager

Encl

Cc: Ms Mary Tailor

Безусловно, в Вашем письме могут не понадобиться некоторые частности, как, например, входящий и исходящий номера, копия или приложение. В таком случае вы безболезненно выбрасываете все ненужное из плана оформления письма с сохранением порядка и пунктуации оставшихся частей. Рассмотрите приведенные ниже примеры различных деловых писем. Обратите внимание, что каждое письмо составлено применительно к каждому конкретному случаю.

 

Пример 1.

Cambridge School of Languages

119 Mill Road

Cambridge CB1 2AZ UK

British School Publishing Ltd.

2 Inner Park Road Wimbledon

London 123 45ED UK

10 July 2004

Dear Ms Higgins

Subject: Your request for New Cambridge English Language Course

ТЕКСТ ПИСЬМА

Yours sincerely,

Подпись

Ann Smith

License Manager

Пример 2.

Mr A. Abrahamson

Head of the Recruitment Department

The Great Windsor Consulting

175 Abbey Road, London,

SF12 BU 34, UK

Maria Fetisova

10 Fifth Avenue

KL89, New York

09678 USA

August 15, 2004

Dear Mr Abrahams

Re: Chief Technology Officer Position ref. CTO/003